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        強(qiáng)化人事檔案管理優(yōu)化人力資源配置

        2017-09-10 07:22:44趙新婷
        環(huán)球市場 2017年7期
        關(guān)鍵詞:優(yōu)化配置人力資源管理

        趙新婷

        摘要:人才是企業(yè)發(fā)展的最大動(dòng)力來源,尤其是近幾年來,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)越來越重視對人力資源的管理,人事檔案對體制編制、預(yù)測人才需求量、優(yōu)化配置結(jié)構(gòu)、提供數(shù)據(jù)等方面具有很大幫助,還有利于設(shè)定人才招聘的具體標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃企業(yè)所需人才、分析人事檔案等意義不淺。本文就企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置的意義以及企業(yè)人事檔案與人力資源管理實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置的主要措施做簡要探討,希望能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)人事檔案;人力資源管理;優(yōu)化配置

        一、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理與人力資源管理優(yōu)化配置的作用

        全面精準(zhǔn)的人事檔案更企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)健全的表現(xiàn),是企業(yè)人性化管理,高效率管理的重要手段。它能及時(shí)有效的掌握企業(yè)人力信息,為上層決策層提供詳實(shí)有力的第一手資料。

        (一)有利于人力資源開發(fā)

        在很多事業(yè)單位中,員工職業(yè)的崗位確定及人員的編制都需要參考人事檔案中的信息,而且利用、培養(yǎng)和選擇人才時(shí),也要借鑒檔案信息。單位員工的工齡、特長以及與其有關(guān)的能力都在檔案資料中有所記載,清淅、完整的檔案便于人力資源部門對人員加以篩選,企業(yè)在委任員工相關(guān)職務(wù)和選拔人才時(shí)也會(huì)有所依據(jù),遵循“任人唯賢”原則,對工作人員職務(wù)、崗位的安排也能夠更加合理。所以從長遠(yuǎn)來看,此舉便于員工能力的發(fā)揮和潛能的開發(fā)。

        (二)人力資源配置結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化

        人事部門可以通過檔案找到工作人員一切信息,便于提高人才管理效率。同時(shí),企業(yè)調(diào)度人事的過程中,同樣可以參考檔案材料,根據(jù)員工的職業(yè)素質(zhì)、工作業(yè)績、專業(yè)水平。將他們進(jìn)行合理的安排,盡可能讓所有員工都能夠找到適合自己的崗位,以最大效率完成工作。員工人生價(jià)值的實(shí)現(xiàn)、潛能的激發(fā)和發(fā)揮都可以通過人事檔案來實(shí)現(xiàn)。充分利用人事檔案有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的可持續(xù)性,這是企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置最根本的意義。

        (三)保證人力資源的科學(xué)和合理性

        企業(yè)內(nèi)部管理因素是影響人力資源分配的主要原因所在,企業(yè)管理部門要想了解自己員工情況,在很大程度上需要依靠人事檔案來完成,在這個(gè)基礎(chǔ)上,還能夠?yàn)槠髽I(yè)短期、長期發(fā)展制定合理目標(biāo),對企業(yè)需求量的預(yù)測和估算更加合理、科學(xué),以此來實(shí)現(xiàn)企業(yè)平穩(wěn)、連續(xù)發(fā)展。

        (四)有利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的制定

        企業(yè)選人、用人的基礎(chǔ)就是人事檔案,它是管理人才的前提和依據(jù)。企業(yè)通過對人事資料做全面了解和分析,才能真正掌握企業(yè)內(nèi)部工作人員的具體信息,企業(yè)現(xiàn)階段所需要的相關(guān)人才才能在工作人員中一一被選拔出來,做到人盡其才,進(jìn)而使企業(yè)的競爭力得到全面提升,人力資源得到深度開發(fā)。

        二、依據(jù)企業(yè)人事檔案實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置的主要措施

        實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理優(yōu)化配置措施多種多樣,首先要加強(qiáng)企業(yè)決策層對企業(yè)人事檔案管理工作的重視,因?yàn)槿肆Y源管理對優(yōu)化企業(yè)資源配置方面有重要的作用。在信息化建設(shè)下,企業(yè)不斷完善加強(qiáng)一體化管理模式,通過創(chuàng)新人事檔案管理方式和手段,促進(jìn)人事檔案信息及時(shí)更新。以下做具體介紹。

        (一)加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置重要性的認(rèn)識

        當(dāng)前我國企事業(yè)單位已進(jìn)行了大范圍改革,原來存在的“鐵飯碗”經(jīng)營模式已經(jīng)不復(fù)存在,所以企業(yè)員工會(huì)面臨調(diào)動(dòng)、晉升、發(fā)展等諸多問題,如果以上提到的信息沒能在人事檔案中一一記載,就沒辦法公正、客觀的評價(jià)每一位員工,更不能從整體上對他們的個(gè)人能力和素質(zhì)做一個(gè)綜合考評,因此,人事科的工作人員和事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該對這方面做到全面認(rèn)識,明確人事檔案在員工晉升、考評當(dāng)中的意義,以及考核人力資源時(shí)候發(fā)揮的重要作用。同時(shí),要責(zé)任到人保證企業(yè)內(nèi)的人事檔案不斷更新,保證其客觀和真實(shí)性。

        (二)推進(jìn)信息化建設(shè)的不斷完善

        當(dāng)今,人們更加重視信息化的管理建設(shè),因此為了順應(yīng)時(shí)代的要求,人事檔案的管理也應(yīng)該進(jìn)行信息化的管理。有效地運(yùn)用并進(jìn)一步學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)是進(jìn)行信息化管理的重要優(yōu)勢所在,進(jìn)而使人事檔案的管理工作能夠更加高效的操作,并能夠使人事檔案的管理工作更加完善高效。

        (三)加強(qiáng)管理的一體化

        為了能夠進(jìn)行信息化的管理人事檔案,建立相應(yīng)的管理過程是不可忽視,人事檔案的電子化管理必須采用科學(xué)先進(jìn)的管理方式,這樣才能夠進(jìn)一步保證更有價(jià)值并更加準(zhǔn)確全面的人事資料,并且還能夠進(jìn)一步保證人事資料信息的安全和保密性,防止相關(guān)重要信息的泄露,進(jìn)而使相關(guān)的資料信息能夠更加高效快速的進(jìn)行傳遞。在計(jì)算機(jī)以及信息化網(wǎng)絡(luò)的支持作用下,對于人事檔案管理的各方面,例如檔案的傳遞、信息資料的查詢、檔案的分類以及檔案的管理等各方面,信息化的建設(shè)可以得到充分的利用,這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)一體化的有關(guān)查詢、使用、保存、派發(fā)、接受以及接受相關(guān)檔案資料的管理工作[3]。

        (四)創(chuàng)新人事檔案管理方式和手段

        在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中,建立人事檔案管理的信息化平臺是不容忽視的一點(diǎn)。與此同時(shí),人事化檔案管理的信息化要有相應(yīng)的管理軟件,就是這里所說的人事檔案管理的信息化平臺。除此之外,在人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際操作以及運(yùn)行方面,加強(qiáng)相關(guān)工作人員的理論學(xué)習(xí)以及實(shí)際情況方面的培訓(xùn),進(jìn)而在最大程度上優(yōu)化人性化的安排,并提高相關(guān)工作人員的實(shí)際操作能力。

        (五)促進(jìn)人事檔案信息的及時(shí)更新

        隨著信息技術(shù)的不斷革新,人事的信息資料也在逐年有變,隨時(shí)掌握第一手資料,是人事檔案管理工作深入實(shí)際的表現(xiàn),也是人力工作創(chuàng)新的表現(xiàn)。這是因?yàn)樾畔⒅g的進(jìn)一步溝通在人事檔案資源的管理建設(shè)過程中是不可缺少的,這不僅僅需要人事檔案部門與各部門建立良好的溝通機(jī)制,更要求人事檔案管理者要積極主動(dòng)了解企業(yè)及企業(yè)人員動(dòng)態(tài)。其中與企業(yè)相應(yīng)的管理部門之間建立直接的聯(lián)系是非常重要的。

        總而言之,人力資源的管理需要企業(yè)花費(fèi)很大心血,開展大量的相關(guān)工作,其中最基本的就是管理好人事檔案。傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到所需標(biāo)準(zhǔn),需要在此基礎(chǔ)上不斷完善,讓人事檔案的最高價(jià)值得以發(fā)揮,由最初的“死檔案”變?yōu)榛畹馁Y料,更好的為社會(huì)建設(shè)和改革開放服務(wù)。檔案的根本價(jià)值只有在被利用中才能實(shí)現(xiàn),人事檔案得以完善可以促進(jìn)企業(yè)工作者潛能的發(fā)現(xiàn)和開掘,使得人力資源得到有效配置,讓企業(yè)競爭力得到提升,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身的壯大。

        參考文獻(xiàn):

        [1]姜波.程杰.加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,優(yōu)化企業(yè)人力資源配置[J].蘭臺內(nèi)外.2010,04:28.

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