李小素

摘要：2000年我國(guó)就專門(mén)制定了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，在綱要中明確指出：“積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用的效率和水平?！眰鹘y(tǒng)的查閱方式已經(jīng)解決不了目前的利用情況，所以對(duì)錄取名冊(cè)進(jìn)行數(shù)字化管理已成為一種必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：民辦高校 錄取新生名冊(cè) 檔案數(shù)字化

普通高校錄取新生名冊(cè)是把學(xué)生填報(bào)本校志愿的考生名單經(jīng)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）招生部門(mén)審批各類各批次高校錄取新生名單即普通高校招生錄取名冊(cè)（以下簡(jiǎn)稱為錄取名冊(cè)），此名冊(cè)一式三聯(lián)其中一聯(lián)由高校存檔。按照《高校檔案實(shí)體分類法》分類歸入教學(xué)檔案，是教學(xué)檔案的重要內(nèi)容。2000年我國(guó)就專門(mén)制定了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，在綱要中明確指出：“積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用的效率和水平?！眰鹘y(tǒng)的查閱方式已經(jīng)解決不了目前的利用情況，所以對(duì)錄取名冊(cè)進(jìn)行數(shù)字化管理已成為一種必然趨勢(shì)。

1普通高校招生錄取名冊(cè)的特性

結(jié)合我院實(shí)際談一下錄取名冊(cè)檔案它具有的特性。我院是普通高等民辦本科院校，1988年建校，綜合檔案室成立于1998年是校辦公室的下屬機(jī)構(gòu)，檔案建設(shè)工作起步較晚。我們根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和學(xué)院的實(shí)際情況出發(fā)從2005年起，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行以“件”為單位進(jìn)行整理。取消“卷”級(jí)整理，“卷”不再作為文書(shū)檔案的保管單位和統(tǒng)計(jì)單位。錄取名冊(cè)作為教學(xué)檔案的重要組成部分我們也是以“件”為單位進(jìn)行整理的，分類方式采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限的方法進(jìn)行分類。遵循文件形成規(guī)律，根據(jù)錄取名冊(cè)的形成特征是按批次、科類來(lái)錄取的，我院依據(jù)所招的學(xué)生各個(gè)批次、類別的錄取信息進(jìn)行分類存檔。

2錄取名冊(cè)數(shù)字化建設(shè)的需要

2.1保護(hù)檔案原件的需要

錄取名冊(cè)大多數(shù)省份都是用三聯(lián)靜電復(fù)印紙，只有個(gè)別省份采用紙張大小為A4的打印紙如山東??；或者采用特制的三聯(lián)靜電復(fù)印紙如吉林省。多次手工查閱逐頁(yè)復(fù)印對(duì)紙張的損害比較大，三聯(lián)靜電復(fù)印紙紙張質(zhì)地較薄、較軟不易保存、容易褪色。從保護(hù)檔案角度來(lái)看不利于對(duì)檔案的保護(hù)，而且隨著保存時(shí)間的延長(zhǎng)有的錄取名冊(cè)復(fù)印都看不清字跡了，只有通過(guò)平板掃描儀彩色掃描后再進(jìn)行打印，才可以提供利用。根據(jù)檔案質(zhì)量要求“歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制?！彼詫?duì)每本錄取名冊(cè)都制作了復(fù)制件。在檔案整理中要原件與復(fù)制件為一件，原件在前，復(fù)制件在后的原則進(jìn)行存放，但是原件紙張為16K大小，而復(fù)制件的大小是A3的，還是無(wú)法起到應(yīng)有的保持檔案原貌的作用，所以還是要對(duì)錄取名冊(cè)進(jìn)行數(shù)字化。

2.2提高利用效率的需要

錄取名冊(cè)作為學(xué)生進(jìn)入大學(xué)的標(biāo)志和合法的證明，較其它學(xué)籍檔案利用的是最多的，我院為了完善學(xué)生對(duì)學(xué)籍方面檔案的查借閱專門(mén)制訂了《檔案利用登記薄》對(duì)每位到訪的學(xué)生進(jìn)行如實(shí)的登記。就2013年到目前約有360人次到訪我院綜合檔案查借閱學(xué)籍檔案其中查借閱錄取名冊(cè)占到95%，而其它學(xué)籍檔案如成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)等只占到了5%?？梢?jiàn)它的利用率之高、利用范圍之廣、利用量之大，單純依靠傳統(tǒng)的借閱方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，傳統(tǒng)手工借、查閱是先問(wèn)清楚借閱的基本情況，而有的借閱者是家長(zhǎng)代辦的，問(wèn)哪年錄取的是文科還是理科等相關(guān)問(wèn)題都口述不清楚給檔案員查找檔案就造成一定的困擾，每本錄取名冊(cè)由若干頁(yè)組成，一般都是幾十頁(yè)，而每一頁(yè)上有20個(gè)學(xué)生的信息，要對(duì)這些內(nèi)容要逐行逐頁(yè)的仔細(xì)查找，真是猶如大海撈針一般，有時(shí)翻閱幾年的名冊(cè)也未找到借閱的人檔案信息。而對(duì)錄取名冊(cè)進(jìn)行數(shù)字化對(duì)錄取名冊(cè)的信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，到訪者只需提供名字就可以查到相關(guān)信息，只需對(duì)其信息進(jìn)行核實(shí)提供打印即可。這樣既省時(shí)省力還有效的保護(hù)了檔案，何樂(lè)而不為呢？

3普通高校招生錄取名冊(cè)檔案數(shù)字化建設(shè)思路及措施

要對(duì)錄取名冊(cè)檔案進(jìn)行數(shù)字化需要配置設(shè)備包括計(jì)算機(jī)和掃描儀、處理圖像的軟件和檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)軟件等軟硬件設(shè)施。

3.1數(shù)據(jù)著錄

對(duì)錄取名冊(cè)進(jìn)行分類歸檔、著錄檔案條目。按照《檔案著錄規(guī)則》和我院《檔案實(shí)體分類方案》把各批次各科類的錄取名冊(cè)進(jìn)行分類，把檔案實(shí)體分類號(hào)、題名、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者、文件時(shí)間、歸檔單位、歸檔份數(shù)、附件題名/電子文件名等著錄項(xiàng)錄入到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。這是錄取名冊(cè)數(shù)字化工作的第一道程序。

3.2對(duì)紙質(zhì)普通高校招生錄取名冊(cè)進(jìn)行數(shù)字化掃描

3.2.1掃描前

根據(jù)每份錄取名冊(cè)的紙張質(zhì)地、顏色等具體情況，調(diào)整好掃描儀的對(duì)比度、亮度、闕值等項(xiàng)目的調(diào)整，在軟硬件設(shè)施準(zhǔn)備就緒后，要對(duì)錄取名冊(cè)進(jìn)行適當(dāng)整理，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，在掃描之前根據(jù)檔案管理情況，對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。紙質(zhì)錄取名冊(cè)進(jìn)行逐頁(yè)檢查看是否有破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或燙平）確保紙張的平整后再進(jìn)行掃描。

3.2.2掃描中

錄取名冊(cè)是三聯(lián)靜電復(fù)印紙紙張較薄、較軟，我們采用平板掃描儀其分辨率選擇≥300dpi，如果清晰度較差的情況下可以提高分辨率。格式選用PDF圖存儲(chǔ)格式，PDF文件格式易于傳輸與儲(chǔ)存、特別適合打印、高效的瀏覽。一個(gè)PDF文件包含一個(gè)或多個(gè)頁(yè)，可以單獨(dú)處理各頁(yè)，PDF文件是一種主流的文本保存格式，在生成的同時(shí)可以設(shè)定成不能粘貼復(fù)制，不能修改的模式。所以掃描這種格式儲(chǔ)存文檔比較安全和高效。

3.2.3掃描后

掃描工作完成后，要進(jìn)行逐頁(yè)的檢查影響圖象質(zhì)量的情況如黑點(diǎn)、黑邊、圖像偏斜、不清晰、原件失真等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣，展現(xiàn)檔案的原貌。對(duì)每一份掃描后的錄取名冊(cè)圖像文件與檔案管理系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的檔號(hào)相互掛接，圖像文件要有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，該檔號(hào)為每件錄取名冊(cè)，而每件錄取名冊(cè)都有若干頁(yè)組成，圖像文件名與檔號(hào)相互對(duì)應(yīng)，只需在選擇框中輸入查閱者的姓名就可查到此檔案表下全部符合條件的信息，再進(jìn)入著錄的條目下的全文中二次查找，只須打印有查閱者信息的頁(yè)面即可，相當(dāng)?shù)母咝Ш捅憬?。把整本的錄取名?cè)做一下整合形成電子文件的全文，也就是這個(gè)檔號(hào)的全文。這樣做的目的和好處是錄入的電子文件名起到雙重保護(hù)的作用，如有不甚誤刪某頁(yè)電子文件中或者是操作不當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)造成破壞的話還可以從全文里找到。而這些繁瑣的工作就是為了保障檔案的查準(zhǔn)率和查全率，為了檔案的高效利用發(fā)揮檔案所具有的特殊價(jià)值。endprint

掃描后還有最后一項(xiàng)重要的工作那就是備份數(shù)據(jù)。錄取名冊(cè)檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件數(shù)據(jù)通過(guò)一系列檢查確認(rèn)為“合格”后，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行備份。同時(shí)還要把掃描的每件中的每頁(yè)P(yáng)DF存儲(chǔ)格式的電子文件與全文內(nèi)容拖離系統(tǒng)之外再進(jìn)行備份，這樣做以防斷電或者其它特殊情況打不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)時(shí)利用，保障及時(shí)為查閱者提供利用。異地備份實(shí)行三套制備份，有電腦終端備份、移動(dòng)硬盤(pán)備份和DVD一次性寫(xiě)入光盤(pán)這三種形式的備份。備份后還要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，備份數(shù)據(jù)是否能完整的打開(kāi)、文件質(zhì)量、數(shù)量是否與紙質(zhì)檔案和上傳數(shù)據(jù)保持一致等問(wèn)題，確保其安全、完整的長(zhǎng)期可用。

4錄取名冊(cè)數(shù)字化實(shí)踐工作中存在的問(wèn)題及個(gè)人想法

4.1檔案工作人員業(yè)務(wù)水平和數(shù)字化技術(shù)有待提高

檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案員的業(yè)務(wù)水平提出了新的更高的要求檔案員不僅要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)知識(shí)還要熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)、對(duì)數(shù)字化掃描設(shè)備的操作與運(yùn)用和后期圖像處理和數(shù)據(jù)備份等技術(shù)都要有所了解并能在實(shí)際工作中操作運(yùn)用，指導(dǎo)實(shí)際檔案工作。然而現(xiàn)實(shí)情況并非如此，檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏技術(shù)人才和管理技術(shù)人才導(dǎo)致在實(shí)際工作中不能按新形式的發(fā)展要求進(jìn)行數(shù)字化管理工作。我們可以加強(qiáng)對(duì)專項(xiàng)的技術(shù)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，多參加此類實(shí)際技術(shù)操作的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；或者利用本單位的資源請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員定期或者不定期進(jìn)行指導(dǎo)，還可以引進(jìn)專門(mén)從事數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)人才。但是我認(rèn)為做為檔案員要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐和潮流，加強(qiáng)業(yè)務(wù)和技術(shù)的學(xué)習(xí)和交流，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)能力。

4.2檔案管理系統(tǒng)與各系統(tǒng)的對(duì)接問(wèn)題

辦公自動(dòng)化工作模式的普及使無(wú)紙化辦公成為一種發(fā)展的趨勢(shì)，現(xiàn)在正在建設(shè)數(shù)字化校園，使得檔案管理系統(tǒng)與各職能系統(tǒng)相互對(duì)接是一種必然的選擇。檔案管理系統(tǒng)未能與教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、就業(yè)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接造成了數(shù)字資源的浪費(fèi)。例如，檔案管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)對(duì)接，對(duì)于學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、學(xué)籍變更等需要提供檔案的佐證材料就可以直接從檔案系統(tǒng)中經(jīng)過(guò)檔案員的操作審批就可以調(diào)取數(shù)字化過(guò)的檔案，這樣省時(shí)省力提高了工作效率也發(fā)揮了檔案的時(shí)效性。再如也可與就業(yè)系統(tǒng)相對(duì)接，每到畢業(yè)季為辦理“就業(yè)報(bào)到證”需要核對(duì)畢業(yè)生信息也要用到錄取名冊(cè)，如果兩系統(tǒng)對(duì)接成功也中減少不必要的程序彼此提高了工作效率。而這些工作中的便利的前提是做好檔案的基礎(chǔ)工作和數(shù)字化建設(shè)工作，相信與各個(gè)職能系統(tǒng)的相互對(duì)接是指日可待的事情。

檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，錄取名冊(cè)的數(shù)字化只是檔案數(shù)字化工作是的冰山一角，所以我們檔案界的同仁要結(jié)合檔案工作實(shí)際不斷學(xué)習(xí)和交流開(kāi)拓更多檔案的新篇章。

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