金紅巖，王 非

PDCA理論在醫(yī)院職代會提案管理工作中的實踐

金紅巖，王 非

（南京醫(yī)科大學附屬兒童醫(yī)院，江蘇 南京 210008）

職代會提案管理工作是基層單位民主管理的一項基礎性工作，目前在該項管理工作中缺少行之有效的科學管理手段。將PDCA質(zhì)量管理循環(huán)理論應用于職代會提案管理工作中，通過加強質(zhì)量控制，建立起一個科學、規(guī)范、可操作、行之有效的提案工作的質(zhì)量管理系統(tǒng)，能夠促進提案工作質(zhì)量的提升。

醫(yī)院職代會；提案管理；PDCA

職代會提案管理工作的質(zhì)量好壞不僅直接影響廣大職工參與醫(yī)院民主、參政議政的積極性，也直接影響到職代會工作的成效，當前，在提案管理工作上沒有統(tǒng)一規(guī)范。為此，我們將PDCA質(zhì)量管理循環(huán)理論，應用于職代會提案管理工作中，通過加強質(zhì)量控制,建立起一個科學、規(guī)范、可操作、行之有效的提案工作的質(zhì)量管理系統(tǒng)，以促進提案工作質(zhì)量的提升。

一、PDCA循環(huán)管理理論

PDCA循環(huán)理論由美國著名的質(zhì)量管理專家戴明提出，又稱“戴明環(huán)”。它的基本原理是：任何工作都必須有個設想，根據(jù)這個設想提出計劃、確定目標，然后按計劃目標和規(guī)定去執(zhí)行、檢查和總結(jié)，最后通過工作循環(huán)不斷提高工作水平。它包含P（Plan）—計劃、D（Do）—執(zhí)行、C（Check）—檢查、A（Action）—行動（或處置）四個階段。計劃包括方針和目標的確定以及活動計劃的制定；執(zhí)行就是具體運作，實現(xiàn)計劃的內(nèi)容；檢查就是總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，找出問題并提出具體的解決方案；行動（或處置）是對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，對成功的經(jīng)驗加以肯定并適時推廣、標準化，便于以后工作時遵循；對失敗的教訓要進行總結(jié)，以免重現(xiàn)。對于沒有解決的問題，應提交下一個PDCA循環(huán)去解決?！按髅鳝h(huán)”被廣泛應用到質(zhì)量管理的全過程中[1]。其循環(huán)過程如圖：

二、當前醫(yī)院職代會提案管理工作的現(xiàn)狀

職代會提案工作是醫(yī)院職工代表大會制度的重要組成部分，是一項綜合性的工作，涉及面廣，政策性強，信息量大，蘊含著廣大職工的真實想法和真實的民意。代表提案能否落實也是廣大職工評價醫(yī)院民主管理工作質(zhì)量和水平的重要指標。加強提案工作可以引導職工理性、有序地表達合理訴求，暢通醫(yī)院與職工之間溝通的渠道，也是落實職工知情權(quán)、參與權(quán)、表達權(quán)和監(jiān)督權(quán)的具體表現(xiàn)。

總結(jié)2014-2015年征集的105份代表提案，利用魚骨圖分析發(fā)現(xiàn)存在以下問題：1.在提案內(nèi)容上存在提出的問題不夠嚴謹，主觀臆斷的、論科室小問題的多。2.有些提案書寫不規(guī)范。3.提案處理上存在部分職能部門缺少工作的主動性、處理提案不夠積極、敷衍和拖拉現(xiàn)象。4.提案落實監(jiān)督不到位。引發(fā)問題的原因有如下幾點：1.部分代表對提案工作重視程度不夠，不能深入開展調(diào)查研究，缺少大局觀念。2.對職工代表缺乏有效的培訓。提案文本寫作缺少規(guī)范，不能正確表達職工的真實訴求。3.有些職能部門對代表提案重視程度不夠，總認為提案提出的問題是職工在找麻煩。4.提案管理工作缺乏制度化、規(guī)范化,缺少有效的可操作的管理手段，隨意性較大。5.由于工會組織屬于非職能部門只有監(jiān)督權(quán)，無決策權(quán)，缺少有效的監(jiān)督手段[2]。針對以上存在的問題和引發(fā)原因，2016年我們將PDCA管理運用于提案管理工作中，取得一定的成效。如圖：

三、PDCA在醫(yī)院職代會提案工作中的實踐

（一）P（計劃）階段

結(jié)合醫(yī)院實際情況提出工作目標，與行政協(xié)商確定職代會的主題，根據(jù)主題要求明確本次職代會征集提案的主題。開展職工代表業(yè)務培訓，通過培訓讓每一位代表明確提案是什么，怎樣做提案，如何開展調(diào)查研究，寫出高質(zhì)量的提案。通過培訓提高職工代表對提案工作的認識，讓代表們明確職代會提案工作是醫(yī)院職工參與民主決策、民主管理、民主監(jiān)督的重要手段，是廣大職工關(guān)心醫(yī)院建設和發(fā)展的具體表現(xiàn)，是進一步促進醫(yī)院內(nèi)部管理體制改革和決策民主化、科學化的重要渠道，是職工參政議政、提高醫(yī)院管理水平的重要載體，是廣泛調(diào)動職工積極性，激發(fā)職工主人翁責任感、群策群力建設醫(yī)院的重要途徑，也是全面暢通民主渠道、集中廣大職工智慧、促進醫(yī)院發(fā)展的重要措施。引導職工代表顧全大局，樹立全局意識。

建立由職工代表、職能科室和院領(lǐng)導組成的提案工作委員會。建立健全工作機構(gòu)是做好提案工作的前提。職代會代表的提案工作涉及的問題面廣，工作量大，在落實提案的過程中會遇到很多問題，只靠工會本身是很難解決的，所以必須建立專門的工作機構(gòu)——職代會提案委員會來做這項工作。提案工作委員會由主任1人、副主任1人、委員7人組成。提案工作委員會委員的產(chǎn)生由醫(yī)院工會提名，經(jīng)職代會審議通過。在醫(yī)院工會委員會領(lǐng)導下負責職代會的提案工作。

工會作為職代會的工作機關(guān)，在職代會召開前從提案工作的重要意義、職代會提案工作委員會的職責、代表提案的基本要求、審查立案的原則以及提案落實的程序等方面做好宣傳動員工作。在征集提案前，制訂切實可行的提案工作計劃，建立具體管理流程。對提案征集內(nèi)容、書寫要求、時間節(jié)點等提出具體的要求，以文件的形式下發(fā)到分工會和各代表團，使職代會提案征集工作做到有章可循。工會結(jié)合醫(yī)院實際設計出統(tǒng)一的提案表格。加強與院行政領(lǐng)導和職能部門的溝通，提高職能科室領(lǐng)導對提案工作的重視程度，具體處理提案的職能科室領(lǐng)導對提案處理流程不清楚的，工會派專人上門開展業(yè)務輔導。

（二）D（執(zhí)行）階段

執(zhí)行階段是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在P階段工作制定好后，工會將工作責任分解落實到各分工會和工會小組，明確其工作范圍和責任，通過任務的層層分解落實到人，嚴格按照既定計劃實施。通過互聯(lián)網(wǎng)辦公平臺將提案表發(fā)給每一位職工代表，要求職工代表切實履職，深入各自的選區(qū)，了解本選區(qū)職工的真實想法，開展實地調(diào)研，寫出相關(guān)的提案。

在提案的內(nèi)容上，通過嚴把“三道關(guān)”提高質(zhì)量：一是各分工會主要負責人與各代表團組長嚴把第一道關(guān)，對征集到的提案從內(nèi)容到書寫格式進行審核，對不符合要求的提案馬上要求提案代表進行修改后再上交院工會。二是院工會辦公室把好第二道關(guān)，對每一份提案進行檢查、分類、編號、登記。三是提案工作委員會把好第三道關(guān)，召開專題會議對征集到的提案進行逐件梳理、分類、討論，對符合標準的給予立案，上報院行政。通過嚴把“三道關(guān)”使提案的立案既要表達職工關(guān)注的焦點，又有利于醫(yī)院的發(fā)展建設，既體現(xiàn)出職工參政議政的積極性，又維護醫(yī)院穩(wěn)定的大局。強化院行政領(lǐng)導對提案工作的重視程度，在院黨委的領(lǐng)導下，責成院行政召開專題會討論并進行審批后，移交至相關(guān)職能科室解決，要求相關(guān)職能科室在規(guī)定時間里完成提案的處理。對不符合要求或不合理的提案，工作委員會與提案人采用面對面或電話聯(lián)系的方式溝通，指導提案人重做，或撤回。

（三）C（檢查）階段

組織對提案工作執(zhí)行情況進行檢查，根據(jù)檢查結(jié)果，提出需要改進的措施，確保提案工作質(zhì)量控制規(guī)范化。這個階段提案已經(jīng)轉(zhuǎn)交到相應的職能部門，進入解決落實環(huán)節(jié)。各承辦部門要充分重視提案，保證辦理質(zhì)量。凡是有條件解決的問題，應迅速解決；凡是因條件所限不能馬上解決的問題，要制定出計劃和時間表創(chuàng)造條件解決；凡是目前尚無法解決的問題，應本著實事求是的原則做出合理的解釋。在提案的落實中，職能部門要加強與提案人的溝通和聯(lián)系，讓提案人了解提案落實的進度，使提案人感受到職能部門對提案工作的重視。工會作為監(jiān)督部門，要定期組織職工代表就提案的落實情況，開展巡視工作，監(jiān)督和督促落實[3]。對于職工關(guān)心的熱點、難點問題，行政部門解決有一定難度時，工會牽頭召集相關(guān)部門開展調(diào)研工作，協(xié)助行政職能科室找出解決問題的最佳方案。C階段大量的工作是檢查評價，這是提案工作質(zhì)量控制過程的基礎。

（四）A（行動或處置）階段

在這個階段，工會將提案處理結(jié)果以書面的形式反饋給提案人，進行滿意度測評并征求意見。根據(jù)測評結(jié)果進行分析總結(jié)，找出提案從征集、立案到落實、答復整個過程存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗提出改進措施，制訂新的標準，從而指導新的一輪提案工作。

在實踐中，我們發(fā)現(xiàn)在整個質(zhì)量控制過程中，院領(lǐng)導的重視程度是做好提案工作的關(guān)鍵，凡是得到領(lǐng)導關(guān)注的提案解決和落實就比較順利。所以提高行政領(lǐng)導對提案工作重要性的認識，是下一個PDCA循環(huán)的重中之重。

四、結(jié)論

職代會提案工作是職工參與醫(yī)院民主管理的一項基礎工作，是醫(yī)院職工參與民主決策、民主管理、民主監(jiān)督的重要手段。將PDCA理論引入提案的管理工作，利用計劃——行動——檢查——改進循環(huán)模式管理提案工作，A（行動）階段是PDCA循環(huán)管理方法的關(guān)鍵階段。這是因為只有經(jīng)過這一階段，把執(zhí)行計劃中成功的經(jīng)驗和失敗的教訓都總結(jié)出來，運用到相關(guān)的各項標準、流程和制度中去，作為今后行動的指南，才能使今后的工作在現(xiàn)有的基礎上得到進一步提高。PDCA循環(huán)管理方法有其自身的特點。首先，它是一個有機的整體，四個階段缺一不可。P（計劃）階段，計劃制定要盡可能詳細，具有可操作性，各個分目標、各個時間節(jié)點要清晰明確。因為如果計劃不清晰，時間節(jié)點不明確，就會使提案工作陷入混亂盲目。D(執(zhí)行)階段，執(zhí)行就是具體運作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容，就是要注重抓落實。一是加強領(lǐng)導，明確各環(huán)節(jié)的責任。二是密切溝通，加強協(xié)調(diào)。三是規(guī)范流程，嚴格把關(guān)。C(檢查)階段，就是要充分發(fā)揮工會和職工代表的作用，加強對提案辦理流程的監(jiān)督，可以組織代表巡視，通過座談會、情況通報會等多種形式，了解提案的處理過程以及處理程度。雖然工會組織本身并不是職能部門沒有決策權(quán)，但是通過發(fā)揮職工代表的監(jiān)督作用，對提案的落實能起到促進和監(jiān)督的作用。工會作為職工和行政之間的橋梁和紐帶，可以加強職工與行政的溝通、交流和理解，共同做好提案工作。工會作為一級組織要切實加強與行政領(lǐng)導的對話與溝通，提高行政領(lǐng)導對提案工作的重視程度，為提案的落實提供保障。

總而言之，有了計劃目標而不執(zhí)行和落實，就等于沒有計劃；有計劃且執(zhí)行了，但不檢查和監(jiān)督，就無從知道成效如何；P（計劃）、D（執(zhí)行）、C（檢查）三個階段都有了，但無A（行動或處置）階段，工作成果就無法鞏固和提高。PDCA循環(huán)管理方法是一個不斷提高的運動過程。每經(jīng)過一次PDCA循環(huán)，提案工作質(zhì)量就會提高一步，如此周而復始，提案工作水平就會不斷提高和進步。

將PDCA理論運用于醫(yī)院職代會提案工作，在一定程度上有利于提高醫(yī)院職代會提案工作的效率和效益。通過系統(tǒng)的管理促進了提案工作的規(guī)范性，提高了可操作性，為做好提案工作提供了保障。

[1]宋琳琳，馬文江．運用PDCA 循環(huán)模式促進臨床路徑關(guān)鍵環(huán)節(jié)的持續(xù)改進[J]．中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，31(3):179-181．

[2]陳小芳，王月，劉阿秀等．護士辭職影響因素魚骨圖分析及對策探討［J］．中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2014，31(5):338-341．

[3]馬明仙.重視職工提案整改促進科研生產(chǎn)發(fā)展[J]．云南科技管理，2009，（6）：28-29.

（責任編輯：張慧琳）

D412.6

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2095-7416（2017）04-0031-03

2017-06-13

金紅巖（1963-），女，南京醫(yī)科大學附屬兒童醫(yī)院工會副主席，高級政工師。王非（1980-），男，南京醫(yī)科大學附屬兒童醫(yī)院工會工程師。