張曉健+段超鋒

[摘 要] 檔案的信息化程度是反應一個企業(yè)檔案現代化管理水平的重要標準，標準化是進行檔案信息化建設的重要基礎。某企業(yè)在“十一五”信息技術總體規(guī)劃中將檔案管理系統(tǒng)建設列為重要信息化項目之一，同時也是該企業(yè)檔案信息化建設的核心平臺。項目在建設初期就將標準化原則作為整個檔案信息化項目開展的重要原則，同時檔案信息化標準的制定也是檔案信息化建設中一個重要的環(huán)節(jié)。在檔案信息化建設中，該企業(yè)形成了日趨完整的標準規(guī)范體系，從管理層面、業(yè)務層面、技術層面科學高效地規(guī)范指導著整個企業(yè)檔案工作。

[關鍵詞] 標準化；檔案信息化建設；規(guī)范體系；重要性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 093

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0196- 02

0 引 言

近年來，國家檔案局、國資委針對新時期檔案信息化建設目標陸續(xù)出臺了一些新標準、新要求，當下的檔案建設工作主要體現在電子文件中心建設與數字檔案館建設、電子文件管理與檔案信息資源開發(fā)利用等方面。在這一輪特色鮮明的檔案信息化建設大背景下，如何結合企業(yè)自身檔案管理工作特點，建立科學合理的標準規(guī)范體系尤為重要。

企業(yè)檔案工作新理念是在認識檔案的信息和知識屬性基礎上，把檔案信息資源確立為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性核心信息資源。建立核心信息資源管理理念，既是目前企業(yè)信息化建設的需要，也是未來企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要，更是檔案工作管理創(chuàng)新的必然，標準化規(guī)范體現的建設也就成了管理改革創(chuàng)新的重頭戲，本文主要以企業(yè)檔案信息化工作的具體建設來闡述標準化工作在企業(yè)檔案信息化建設中的重要性。

1 檔案信息化建設的必然性

檔案工作是企業(yè)管理的一個重要組成部分，檔案工作必須適應企業(yè)發(fā)展需求。企業(yè)在信息化建設工作的初期編制信息化建設指導綱領，描述了企業(yè)的未來信息工作管理體制、組織結構及主要工作內容，提出了信息系統(tǒng)建設項目實施的優(yōu)先次序和項目初步的解決方案，其中檔案信息化建設成為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略之一，體現在以下方面。

1.1 標準化的必要性

檔案工作從實體管理向信息資源管理轉變是新形勢下企業(yè)管理對檔案工作的要求。相應的工作模式轉變，依據國家及行業(yè)的標準、制度，相關的標準規(guī)范及制度必須結合新的工作形式及要求完成制定，更好地規(guī)范指導企業(yè)檔案信息化工作。

1.2 業(yè)務需求的必然性

隨著“珍存企業(yè)記憶、提升公司價值、構建知識平臺、實現信息共享”檔案工作目標的制定，檔案業(yè)務工作的明確。具體需要大力開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，發(fā)揮企業(yè)檔案工作的信息作用，實現企業(yè)檔案工作為企業(yè)發(fā)展提供信息服務的主要任務和宗旨，展現企業(yè)檔案工作在經濟建設中的地位和作用。

1.3 資源集成的必然性

企業(yè)的信息化工作經過井噴式的發(fā)展，即將完成從集中建設向集成應用階段的轉化，加之大多數企業(yè)數字化、集成化和智能化逐步開展，信息資源的集中管理需求在檔案業(yè)務中日益凸顯，對檔案信息化建設提出了更高的管理要求。

1.4 信息價值的必然性

應用產生效益，信息資源的價值必須通過業(yè)務應用才能實現。信息資源開發(fā)利用是當前信息化建設工作的核心，在確保信息資源和系統(tǒng)安全的基礎上，通過專業(yè)檔案管理平臺，更廣泛共享資源，更深入挖掘數據價值，努力提高資源利用效率，提升資源價值。

2 標準化在檔案信息化建設中的指導作用

企業(yè)開始檔案信息化整體建設之前，部分下屬單位通過該企業(yè)整體信息化工作的帶動，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)、完成了目錄數據庫建設、相應地制修訂了一些檔案信息化的規(guī)章制度，信息化建設取得了階段性的重要成果。但從企業(yè)整體來看，各下屬單位檔案信息化水平參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的管理平臺，執(zhí)行的業(yè)務管理制度以及標準化不統(tǒng)一，信息資源共享程度相對較低，不能適應企業(yè)業(yè)務發(fā)展需要，檔案信息化建設亟需進一步加強。在這樣的情況下，堅持標準先行原則，統(tǒng)一并建立了完整的業(yè)務規(guī)范及標準，保證標準化工作在管理、業(yè)務、技術層面為公司檔案信息化建設的開展尤為重要。

2.1 編制統(tǒng)一的業(yè)務規(guī)范

充分調研企業(yè)下屬單位檔案管理的實際，結合國家及企業(yè)檔案分類、標識、著錄規(guī)則，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務環(huán)節(jié)及流程，納入企業(yè)檔案工作規(guī)定，制定信息化管理要求，編制企業(yè)《檔案管理手冊》。其中重點對檔案業(yè)務管理規(guī)范進行規(guī)范。包括對業(yè)務規(guī)范、流程進行重新梳理，并在后期的系統(tǒng)設計上將業(yè)務規(guī)范向系統(tǒng)流程靠攏，實現兩者的相對統(tǒng)一，在遵循規(guī)范統(tǒng)一的基礎上，滿足實際業(yè)務需求。

（1）統(tǒng)一分類。廣泛征求各單位意見，結合企業(yè)檔案工作實際，確定檔案分類原則及具體類別。

（2）統(tǒng)一標識。按照信息化條件下簡化整理的原則，統(tǒng)一全宗號和檔號，簡單直觀，易于理解。

（3）統(tǒng)一著錄項。根據類別及具體檔案業(yè)務特色，分公共著錄項、公共必著項、專有著錄項，并確定具體的數量。

（4）統(tǒng)一業(yè)務流程。按類別及業(yè)務環(huán)節(jié)自上而下統(tǒng)一企業(yè)檔案業(yè)務流程。

（5）統(tǒng)一報表格式。結合實際檔案報表需求，區(qū)分業(yè)務用表和統(tǒng)計報表。

2.2 制定企業(yè)標準

在檔案管理系統(tǒng)設計過程中，要對海量的電子文件進行歸檔管理。針對歸檔電子文件的格式及元數據需求，參考國家及檔案行業(yè)相關標準，結合企業(yè)歸檔電子文件的特點，形成了該企業(yè)的《歸檔電子文件格式規(guī)范》《歸檔電子文件元數據規(guī)范》企業(yè)標準。

（1）合規(guī)的歸檔電子文件格式是電子文件長期、有效保存的基礎保障，規(guī)范歸檔電子文件的格式是保障檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮知識內容管理平臺、滿足檔案管理利用需求的重要環(huán)節(jié)之一?！稓w檔電子文件格式規(guī)范》規(guī)定了歸檔電子文件長期保存格式應具有的特征和選擇原則，并給出了電子文件歸檔格式和利用格式的要求。endprint

（2）《歸檔電子文件元數據規(guī)范》是檔案管理工作的基礎保障和重要內容，規(guī)范歸檔電子文件的元數據有助于跟蹤電子文件的全生命周期和提高電子文件的后期利用水平。《歸檔電子文件元數據規(guī)范》規(guī)定了歸檔電子文件元數據的元素、結構、表述方法和表述，并給出了有關封裝格式的定義。

3 檔案信息化建設對標準體系形成的推動

建設統(tǒng)一、先進、科學的標準體系是一個循序漸進的過程。在檔案信息化建設前期通過標準化的制定保障了項目建設的順利開展。同時在項目建設過程中，通過檔案信息化工作的日益成熟，分層次系統(tǒng)地梳理現有標準，查漏補缺，逐步形成了標準體系。由管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范、技術性標準規(guī)范三個方面全方位支撐業(yè)務的運行，形成統(tǒng)一、科學、高效的檔案工作體系。

3.1 檔案數字化規(guī)范

形成企業(yè)數字化規(guī)范。規(guī)定了紙質、照片、錄音、錄像和縮微膠片檔案數字化工作的基本原則、處理流程和技術要求。

3.2 檔案分類規(guī)范

形成企業(yè)檔案分類規(guī)范。規(guī)定檔案分類原則和分類方法。適用于檔案的分類整理。

3.3 檔案標識規(guī)范

形成企業(yè)檔案標識規(guī)范。規(guī)定了檔案全宗號、檔號的結構，檔案標識的編制原則和編制方法。適用于檔案全宗號、檔號的編制。

3.4 檔案著錄規(guī)范

形成企業(yè)檔案著錄規(guī)范。規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄用文字、著錄信息源以及著錄項目細則。

3.5 檔案業(yè)務管理規(guī)范

形成企業(yè)檔案業(yè)務管理規(guī)范。規(guī)定了信息化檔案業(yè)務的收集、整理、保管、利用與編研、統(tǒng)計。適用于檔案業(yè)務管理工作。

4 結 語

任何企業(yè)管理的本質可以從效率體現，建立并執(zhí)行科學合理的標準體系，是企業(yè)發(fā)展的管理創(chuàng)新手段之一，也是企業(yè)能高效運行的制度保障。企業(yè)標準化的發(fā)展要始終按照“堅持標準先行，推進標準化建設，提升發(fā)展質量”的總體目標，無論是檔案管理還是其他領域的業(yè)務管理，標準化創(chuàng)新管理理念，建立和執(zhí)行統(tǒng)一、先進的標準體系，使工作過程有標準可依、工作環(huán)節(jié)可控，提升管理質量、優(yōu)質高效服務，任何時候都是行之有效的方式。

主要參考文獻

[1]李和平.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實施指南[M].北京：中國檔案出版社，2010.

[2]冼國彬.簡論標準化是檔案信息化建設的前提[J].城建檔案，2013（9）：65-66.endprint