武啟文

工會檔案涉及該單位的各種重要信息，不僅是該單位在成立和發(fā)展過程中所產(chǎn)生的圖像、文字、錄音等，同樣也是工會原始記錄的信息存檔。工會檔案信息不僅詳盡地記錄了工會過去的活動，也對未來的工會發(fā)展和工會活動組織提供了重要的參考。本人著重分析了事業(yè)單位在新時期工會檔案管理工作中存在的主要問題，并針對性地提出了優(yōu)化對策和解決策略，對于提高工會檔案管理水平具有一定的現(xiàn)實意義。

一、工會檔案管理工作中存在的問題

（一）對工會檔案管理工作的重要性認識不足

一般來看，工會檔案管理工作只是一項服務型、支持型的單位輔助工作，工作本身并不能算在特別的、閃耀的業(yè)績。而且檔案管理工作的保密性要求較高，距離一線的業(yè)務工作比較遠，檔案管理工作的業(yè)績和繁雜往往被人忽視，在很多單位內(nèi)部，工會檔案管理工作得不到上級領(lǐng)導的重視，不值得花費過多的人力物力，單位人員也認為檔案管理只是一項簡單的、服務性的閑差；或者是單純的以資料存放在某個檔案盒子里，放置管理算了，不進一步的管理。盡管政府與檔案部門近年來加大了《檔案管理實施辦法》的宣傳力度，但是檔案管理重要性的普及效果和對其重要性的認同并沒有達到預期的效果，很多單位領(lǐng)導和工作人員還并沒有把相關(guān)規(guī)定落實到具體工作之中。在實際的檔案管理工作中，也常常出現(xiàn)管理工作不到位，利用方面難度大、管理人員不盡職的問題，導致很多重要的檔案資料遺失，使其檔案歸檔率不能具備完整齊全，更不能講究檔案規(guī)范化、信息化。[1]

（二）工會檔案的管理模式和管理理念落后

近些年來，隨著改革開放的不斷深入，我國的經(jīng)濟社會發(fā)展水平直線上升，社會的方方面面都迎來了巨大的變革，但工會檔案管理工作的管理模式和認知觀念相較于其他方面還比較落后。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，管理方法比較落后。很多的事業(yè)單位在工會檔案管理中依舊采用筆記本記錄、人工歸納存檔的方式進行管理，沒有采用信息化的管理手段來進行檔案管理。第二，檔案內(nèi)容不夠全面真實。很多工會檔案的會議材料內(nèi)容基本相似，語言欠缺書面化，口語化較為嚴重且記錄簡單，工會的會議記錄、簡報信息往往不歸檔，讓好多不能夠反映出工會的真實情況資料存放在檔案卷宗中，真實記錄本單位工作事項的實質(zhì)性資料沒有進入卷宗。第三，檔案管理的設施設備條件差。由于現(xiàn)在的辦公場所的集中化管理，單位很難有單獨的檔案管理場所，檔案卷宗的存放大部分存放在綜合辦公室，檔案安全管理方面也存在了很多隱患。

（三）工會檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

《山西省檔案工作條例》中有明確的規(guī)定，檔案管理工作需要配備專職專業(yè)的管理人員，但在實際的工會檔案管理工作中，許多單位并沒有達到這樣的要求，很多部門都是指定某些行政人員兼職兼責，也有很多部門指定臨近退休人員或者一些公益性崗位的大學生人員進行管理，基本上掛個閑職，重視程度不夠，直接導致了工會檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有所欠缺。

二、新時期工會檔案管理工作的對策與思考

（一）強化檔案管理意識

要實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化發(fā)展，數(shù)字化檔案已經(jīng)進入檔案管理當中。工會檔案管理工作不能停滯在整理卷宗。首先要提高單位領(lǐng)導的重視程度和員工的大力支持，各級部門要把工會檔案管理工作重新梳理，列入日常的重點工作。領(lǐng)導班子應當選派一名主抓工作檔案管理工作的負責領(lǐng)導，給予一定的人事權(quán)力，從領(lǐng)導層面和人員組織關(guān)系上實現(xiàn)工會檔案管理工作的正常推進。[2]其次，要加大對于工會檔案管理工作的人力物力投入，提高經(jīng)費支出，增加必需的專業(yè)設備，檔案存放場所及配備專業(yè)的檔案管理人員。

（二）全面引入信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展進步，信息技術(shù)已深入到生活的各個方面，工會檔案管理工作也同樣要深入地利用信息技術(shù)來實現(xiàn)自身的進步。首先，要利用計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)建立詳盡的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將工會檔案資料整理并錄入系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化，在檔案資料的查閱、補充、分析等日常操作中實現(xiàn)全面的信息化。此外，要從封閉的系統(tǒng)向開放、線上的系統(tǒng)邁進，實現(xiàn)從檔案資料辦公室的外部安全、快速、準確的查閱和登記。讓檔案管理工作從單機向服務器網(wǎng)絡端邁進是信息化技術(shù)的大趨勢，特別是工會的檔案是不可缺少的重要組成部分，也是工會工作的基本條件之一，有效的工會檔案管理，對促進工會組織工作起到十分重要的作用。

（三）提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)

工會的領(lǐng)導層要關(guān)心檔案管理者的工作和生活，在人員晉職等方面要予以考慮和適當照顧，充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性和主動性。作為工會檔案管理人員，要不斷加強自身的專業(yè)水平，通過有效途徑提高自身素質(zhì)，增強法律意識和信息化專業(yè)知識，努力掌握信息化管理的方法，積極探索新的信息化管理模式，實現(xiàn)檔案工作的科學化和實用化，成為信息化大背景下的檔案管理復合型人才。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著經(jīng)濟社會的迅猛發(fā)展，工會檔案管理對于管理工作流程和管理人員的能力素質(zhì)提出了新的更高要求，新時期的檔案管理要與時俱進，不可因循守舊，墨守成規(guī)。工會的各級領(lǐng)導和人員要轉(zhuǎn)變過往觀念，提高對于檔案管理工作的重視程度，積極探索檔案管理工作的新模式，選擇任用高素質(zhì)的檔案管理人才，有效解決在檔案管理過程中遇到的問題，全面提升檔案管理工作的信息化水平，使得檔案的作用和價值得以更大的體現(xiàn)，促進其對社會發(fā)展產(chǎn)生更加積極的效益。

參考文獻：

[1]趙喜民.淺談工會檔案管理工作中存在的主要問題及應對措施[J].科學中國人，2015（11X）：80-81.

[2]陳國卿.淺議工會檔案管理工作中存在的問題及對策[J].山西檔案，2013（S1）：41-42.

[3]馬杰.淺談新形勢下基層工會檔案管理工作存在的問題及對策[J].管理學家，2011.