劉駿宇

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，多樣化的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到人們的生活和工作當(dāng)中，也在學(xué)校檔案管理當(dāng)中發(fā)揮出了比較大的應(yīng)用作用。在當(dāng)前的學(xué)校檔案管理當(dāng)中，由于檔案數(shù)量的不斷增加和內(nèi)容復(fù)雜化，利用信息技術(shù)是十分必要的，這樣不僅可以省去人力和時間，還可以保證檔案管理有效性。在應(yīng)用信息技術(shù)之后，我國學(xué)校的檔案管理水平都得到了不斷提升。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；學(xué)校檔案管理；有效應(yīng)用；問題；對策

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作進(jìn)入了現(xiàn)代化管理的階段。在這一背景下，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期檔案信息管理的要求。為了充分發(fā)揮學(xué)校檔案工作在信息社會中的作用，學(xué)校應(yīng)積極有效地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，不斷地加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升學(xué)校檔案的管理水平。

一、21世紀(jì)是科技迅猛發(fā)展的新時期

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，一場以科技進(jìn)步、科技創(chuàng)新為主題的信息化浪潮席卷祖國各地，計算機(jī)的普及迅速地推動著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，學(xué)校檔案管理工作也越來越多地運用信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理。學(xué)校檔案信息化管理應(yīng)具備以下特點：

（一）工作人員的高素質(zhì)化。從當(dāng)前情況來看，學(xué)校檔案管理隊伍普通存在著知識老化、知識結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象，無法滿足信息化工作的需要。學(xué)校檔案實行信息化管理必然意味著要加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，不斷調(diào)整更新檔案人員專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，不斷提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，只有這樣才能不斷地適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。

（二）管理系統(tǒng)的科學(xué)化。現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用功能強(qiáng)大的模塊集群可以對文字、表格、圖形等檔案信息進(jìn)行管理，便于檔案的分類、查詢、閱讀、修改和利用，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便等特點。三是信息存儲形式的數(shù)字化。現(xiàn)代化檔案管理是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，隨著計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，檔案載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)材料、光介質(zhì)材料等，信息記錄方式由原來的筆寫文字或圖形變成了電腦識別的數(shù)碼。新型檔案載體的產(chǎn)生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題：電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性，歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理工作人員必須不斷研究新時期學(xué)校檔案信息化管理的新特點，明確電子文件歸檔和電子檔案管理方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息完整、安全。新時期學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

二、建立信息化辦公系統(tǒng)

（一）信息技術(shù)在學(xué)校中的利用能夠建立信息化辦公系統(tǒng)，因為學(xué)校的檔案管理工作并不是單純的對檔案進(jìn)行管理，還要對檔案信息進(jìn)行采集，明確相應(yīng)的工作職責(zé)。信息化辦公系統(tǒng)的建立能夠為各個部門提供有利信息，并能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行收集、整理以及歸檔等，從而保證檔案信息在管理期間的全面化發(fā)展。這種系統(tǒng)的建立，不僅能加強(qiáng)各個部門之間的信息共享以及交流、溝通，還能提升學(xué)校整體的辦公效率。而且，學(xué)校在傳統(tǒng)管理方式中，各個部門是獨立發(fā)展的，而信息技術(shù)的利用正是打破了該現(xiàn)象，使學(xué)校在真正意義上實現(xiàn)了多媒體的信息化檔案管理方式。

（二）加大領(lǐng)導(dǎo)的重視要發(fā)揮檔案管理工作的信息化、自動化發(fā)展，要加大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識與重視。學(xué)校管理者以及檔案管理人員都應(yīng)充分理解信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要性，認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中實現(xiàn)的應(yīng)用價值。根據(jù)學(xué)校在檔案管理中的實際發(fā)展情況，不僅要對各個階段的信息發(fā)展情況進(jìn)行記錄，完善學(xué)校的教育活動，還要促進(jìn)教學(xué)研究以及教學(xué)改革發(fā)展的積極形式。而且，將檔案管理工作中的信息技術(shù)與學(xué)校的管理形式有效結(jié)合，能夠為檔案管理工作形成有效的績效考評方式。

（三）規(guī)范檔案信息的收錄與整理

在信息技術(shù)利用形式下，對檔案工作進(jìn)行管理能夠?qū)崿F(xiàn)整體性以及持續(xù)性的發(fā)展情況。信息技術(shù)的有效利用將學(xué)校的檔案管理工作由傳統(tǒng)的整理、收錄形式發(fā)展為自動化的信息管理方向。利用信息技術(shù)，檔案管理人員能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案進(jìn)行保存、歸檔，然后利用網(wǎng)絡(luò)形式對檔案資料進(jìn)行審核、傳閱，最后實現(xiàn)歸檔形式。根據(jù)信息技術(shù)的整理、歸檔形式，不僅保證了信息收錄的完整化，還促進(jìn)了校園發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化形式。利用校園網(wǎng)促進(jìn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅提高了檔案管理工作的質(zhì)量，還提升了檔案管理工作效率。

三、新時期學(xué)校檔案管理工作如何加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理方法必然被以計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)信息管理所取代，學(xué)校必須應(yīng)建立起完善的檔案信息管理系統(tǒng)。具體可從以下幾方面入手：

（一）提高標(biāo)準(zhǔn)化水平

當(dāng)前學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀是因標(biāo)準(zhǔn)化滯后而導(dǎo)致的應(yīng)用多且亂，這嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)本身是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（二）加強(qiáng)辦公自動化建設(shè)

計算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理的標(biāo)志。利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)點是以“件”為單位的立卷方法，便于檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件，如剔除某一文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題；利用計算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時，可利用計算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時效；計算機(jī)管理具有遺漏文件的補(bǔ)漏增缺、保持文件的原貌、利用檔案資料方便和檢索簡便、準(zhǔn)確率高的優(yōu)點，可隨時修改檔案目錄，以便及時解決遺漏問題，實現(xiàn)檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍；更有利于文檔的保密，通過計算機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。

（三）加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

目前，檔案信息管理系統(tǒng)仍處于文件處理向信息管理過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是依據(jù)先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，對檔案的開發(fā)利用有著重要的作用。四是配備懂業(yè)務(wù)、具有良好素質(zhì)的檔案管理人員。一個檔案管理人員必備的素質(zhì)應(yīng)是政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和智力、能力素質(zhì)的綜合表現(xiàn)。檔案管理人員應(yīng)是知識面“廣”與“博”的多面手，有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識；要善于學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)做法、經(jīng)驗，開闊視野，增長知識，努力提高自己檔案業(yè)務(wù)水平。

四、結(jié)束語

總之，信息時代對學(xué)校檔案管理工作和檔案管理人員都提出了更新更高的要求：由傳統(tǒng)的管理方式和理念向現(xiàn)代管理方式和理念創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)上，發(fā)揮更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益及經(jīng)濟(jì)效益。

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