楊薇

摘 要 檔案管理系統(tǒng)信息化建立對于一個國家和人才資源信息化管理具有重要的作用。因此需要對檔案管理信息化建設(shè)加以重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，促進檔案人員、管理技術(shù)和管理制度與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，并通過科學(xué)技術(shù)帶動檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新，同時還需要準確把握檔案信息化管理的大趨勢，促使更多的行業(yè)受益于信息化檔案管理。

關(guān)鍵詞 檔案管理；創(chuàng)新理念；管理信息化；研究

中圖分類號 G2 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）193-0055-02

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案的管理方式已經(jīng)漸漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾怼?/p>

創(chuàng)新檔案管理新方式首先就需要創(chuàng)新檔案管理理念，其次是將現(xiàn)代發(fā)展的科學(xué)技術(shù)加以運用，最后將新的檔案方式運用于實踐中，并且加以關(guān)注。但是現(xiàn)代新型的檔案管理方式同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)，主要是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全為信息管理帶來巨大的影響，對越來越多的電子檔案管理提出了更高的要求，因此在實現(xiàn)檔案管理信息化時還需要對這些問題進行有效的

解決。

1 檔案管理信息化的作用

1.1 有效提高檔案管理的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理中，實現(xiàn)對檔案信息的有效管理，整個過程相當(dāng)?shù)姆爆?，同時整體檔案和查詢調(diào)動檔案所花費的時間較長。同時對檔案信息輸入還需要耗費大量的人力物力。

并且在這個過程中由于是由人工進行操作，無可避免的會出現(xiàn)一些差錯。這些現(xiàn)象的發(fā)生導(dǎo)致運用傳統(tǒng)的檔案管理方式缺乏可靠性。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，其中又特別是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，為檔案管理帶來巨大的技術(shù)優(yōu)勢，對檔案信息進行管理也擺脫了傳統(tǒng)的人工管理模式，促使檔案管理方式的創(chuàng)新，促進管理信息化的

建設(shè)[1]。

在信息化管理下，只需要將相關(guān)的檔案信息輸入到計算機中，這種方式的運用不僅提高了整體的效率，還能夠有效減少人力、物力和財力的消耗。

1.2 資源共享更加方便和快捷

在信息化的檔案管理模式下，對檔案進行搜索和查詢只需要進入到計算機系統(tǒng)中，通過關(guān)鍵字就可以及時、有效、準確的找到相關(guān)檔案。這也體現(xiàn)出信息化檔案管理資源共享的便捷性優(yōu)點。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，對相關(guān)檔案進行搜索和查詢還需要花費大量的時間進行查找，同時對檔案中的相關(guān)信息進行運用，不能夠通過復(fù)制粘貼的方式，由于傳統(tǒng)檔案只有一份，需要進行運用還需要自行進行手動抄寫，才能夠進行運用，無法有效的實現(xiàn)資源共享。

這在一定程度上造成了我國資源的浪費。通過對檔案管理信息化建設(shè)，就能夠有效的改善這種現(xiàn)狀，提高對信息資源的使用效率，設(shè)置專門的檔案管理部門對相關(guān)檔案進行系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理，這也能夠提高資源的使用效率，并且還可以通過共享平臺的建立對檔案信息資源進行完善，從而提高信息資源共享的

效果[2]。

1.3 信息保存的持久穩(wěn)定性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，所有的信息都是通過人工的方式將信息填寫到檔案中進行密封。由于是紙質(zhì)的形式，就容易隨著時間的推移而發(fā)生損壞，在后期對這些信息進行準確修復(fù)需要耗費大量的人力、物力和財力。而建立檔案管理信息化就能夠有效的解決這項問題，由于檔案管理中所有的信息都是儲存在計算機系統(tǒng)中，更加增添了檔案儲存和保存的長久性和穩(wěn)

定性。

1.4 提高檔案管理的安全性

增強檔案管理的安全性主要體現(xiàn)在檔案發(fā)生丟失或者是損壞的情況下，傳統(tǒng)的檔案保管形式，進行補救比較困難，因為通常檔案就只有獨有的一份，一旦出現(xiàn)丟失或是損毀，就會導(dǎo)致補救困難，甚至是無法補救的情況發(fā)生。但是在信息化的檔案管理中，由于是系統(tǒng)性的管理方式，計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸為檔案信息傳輸安全性提供有效的保障。如果出現(xiàn)丟失的情況，還可以通過備份或者是系統(tǒng)對信息找回。

2 檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理的保密性受到網(wǎng)絡(luò)媒介的影響

隨著現(xiàn)代網(wǎng)路技術(shù)的迅猛發(fā)展，為信息資料共享帶來很大的便利性，同時也對檔案管理實現(xiàn)保密性和安全性帶來巨大的挑戰(zhàn)。

在現(xiàn)代檔案管理中出現(xiàn)的安全性和保密性受到挑釁，主要原因是現(xiàn)代的檔案管理人員安全性意識還不夠，同時受到黑客的惡意攻擊。這些因素為檔案管理安全性帶來極大的挑戰(zhàn)，在管理的過程中還需要在管理技術(shù)運用方面進行創(chuàng)新和

完善。

2.2 檔案管理部門之間缺乏合作意識

在檔案管理過程中，由于競爭激烈促使內(nèi)部的管理員工之間缺乏合作的意識，從而影響檔案管理各部門之間有效開展溝通和交流。加強不同管理部門的協(xié)作意識，在檔案信息自動化處理和提高檔案信息管理效率方面具有重要的作用[3]。這也是現(xiàn)階段中實現(xiàn)和提高檔案管理信息化需要處理和解決的關(guān)鍵問題。加強不同管理部門之間的合作意識，也是實現(xiàn)檔案管理安全和效率的有效途徑。

2.3 電子檔案管理方式有待提高

隨著現(xiàn)代電子檔案的增多，促使人們必須對管理方式展開認真的思考。其中主要是對電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式以及在網(wǎng)絡(luò)流通的環(huán)境中如何實現(xiàn)安全

創(chuàng)新。

為改善這種現(xiàn)狀，就需要建立一個更加科學(xué)、合理、有效的管理方式，促使檔案管理更加凸顯出安全性和快捷性。避免傳統(tǒng)檔案文件傳遞中，由于人為因素的影響，導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)丟失情況，降低的檔案文件傳輸?shù)募皶r性。這也為有效的檔案管理工作帶來

困難。

建立信息化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式，直接就可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)跨區(qū)域檔案文件準確、及時的傳輸，不僅縮短了傳輸運用的時間，還有效保障傳輸?shù)陌踩?，也大大的提高了檔案管理工作開展的

效果。

3 實現(xiàn)檔案管理信息化的策略

3.1 建立健全檔案信息管理制度

建立檔案管理信息化要求對檔案管理的方式進行創(chuàng)新，建立和健全檔案信息管理的制度。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，沒有針對檔案管理建立相應(yīng)的管理制度實施統(tǒng)一化、標(biāo)準化的管理，在制度上也不夠完善。在現(xiàn)代新型的檔案管理方式運用中，要求必須對檔案管理制度進行創(chuàng)新，建立起一套與現(xiàn)代新型檔案管理相適應(yīng)的新的檔案管理制度，從而促使檔案管理水平的

提高。

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展背景下，還需要針對不同種類的檔案特點，運用相對應(yīng)的管理措施，以此提高這項管理制度在實際運用中的可操作性和對管理人員的約束性效果。除此之外，還需要不斷強化新型管理制度的執(zhí)行力，提高制度的約束性[4]。

3.2 提高檔案管理人員意識和水平

目前，還是有很多的檔案管理人員和工作人員對檔案管理工作缺乏重視，在實際工作中也是運用敷衍的態(tài)度，這在某種角度下也反映出當(dāng)下檔案管理的問題。對這項問題進行有效解決，就需要提高檔案管理人員的意識，促使他們對自身職責(zé)的明確，以提高他們在實際工作中的責(zé)任意識。認真努力的開展檔案管理工作，對需要進行登記的檔案信息填寫及時、準確。同時在裝訂的過程中需要對其中的內(nèi)容進行復(fù)核，在保管的過程中，需要對檔案種類進行劃分，使之歸置到正確的位置。除此之外，還需要加強對檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，促使他們管理能力的提高，在實際的工作中運用更加貼近社會發(fā)展的管理手段和運用更加認真負責(zé)的態(tài)度面對檔案管理工作。

3.3 加強檔案信息的安全性

檔案信息安全性是整個檔案管理中的核心。對此進行創(chuàng)新和完善需要從以下幾方面

開展：

1）對檔案管理人員進行培訓(xùn)，促使他們對自身管理職責(zé)更加明確的認識，從而在實際工作開展中提高他們的責(zé)任感。

2）通過檔案數(shù)據(jù)備份的方式，對檔案信息管理進行安全性的保護，在系統(tǒng)中還可以設(shè)置防火墻或者是運用身份驗證的方式，對檔案信息查詢和搜索進行獲得。通過這種方式也能夠有效的提高管理人員進行網(wǎng)絡(luò)安全防護的

能力[5]。

3.4 運用新技術(shù)推進檔案管理的創(chuàng)新

在檔案管理信息化建設(shè)中，只有與時俱進，不斷創(chuàng)新才能夠促使檔案管理更加的方便、快捷和安全。首先在相關(guān)機械設(shè)備的運用上就需要與時俱進，設(shè)計更加專業(yè)的檔案管理軟件，提高計算機的儲存效果，促使檔案信息管理的信息化建設(shè)。其次是培養(yǎng)和引進更多的計算機優(yōu)秀人才，對管理技術(shù)進行不斷的創(chuàng)新，同時為了有效的保障檔案信息化的建設(shè)進程，還需要從源頭上降低檔案出現(xiàn)的毀損率，通過不斷的提高技術(shù)降低電磁的干擾，與此同時技術(shù)人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件，從而提高檔案管理與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)之間的融洽性，從而促進檔案管理實際工作開展的效率。

4 結(jié)論

本文是基于對如何創(chuàng)新檔案管理實現(xiàn)檔案管理信息化的研究，對此進行研究主要是通過檔案信息管理作用展開，這些作用具體體現(xiàn)在管理效率、資源共享、保存穩(wěn)定和安全性這四方面。其次是對現(xiàn)代信息化為檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進行分析，最后針對這些挑戰(zhàn)運用相適應(yīng)的策略，促進和提高檔案管理信息化的建設(shè)和應(yīng)用，這一內(nèi)容主要包括建立健全檔案信息管理制度、提高檔案管理人員意識和水平、加強檔案信息的安全性和運用新技術(shù)推進檔案管理的創(chuàng)新四項內(nèi)容運用，有效推進檔案管理信息化的建設(shè)和運用。

參考文獻

[1]王欣.如何實現(xiàn)檔案管理信息現(xiàn)代化[J].管理觀察，2012（4）：127.

[2]解克飛.關(guān)于信息時代檔案的管理工作的探討[J].民營科技，2016（10）：105.

[3]張艷華.淺析檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)信息化[J].企業(yè)改革與管理，2015（2）：155.

[4]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界，2012（20）：78-79.

[5]楊威.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2015（5）：904.