梁冬晨

隨著現(xiàn)代辦公數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、光纖寬帶等新一代傳播工具的出現(xiàn)與普及，電子檔案已廣泛應(yīng)用于我們的工作之中。電子檔案數(shù)量的不斷增長勢必會帶來的相關(guān)的管理、保護(hù)、利用等問題，這對于檔案管理工作者們來說，既是使命，又是挑戰(zhàn)！

1 電子檔案的管理

電子檔案的特性不同于紙質(zhì)擋案，電子檔案記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備。可電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶等，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。而電子檔案傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上時(shí)，它又是無形的，是在一定的技術(shù)環(huán)境下才能進(jìn)行的，不僅是從傳播方式上來說，還是從它的保密性質(zhì)上來說，都需要采取一系列技術(shù)管理和保障措施。因此，采取技術(shù)措施，加強(qiáng)對電子檔案運(yùn)用的管理，就顯得特別重要，特別是安全、保密方面的管理。

電子檔案的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。根據(jù)檔案的性質(zhì)和歸檔的要求，應(yīng)該在所整理的電子檔案標(biāo)注相應(yīng)的標(biāo)記。辦理完畢的電子檔案還應(yīng)該在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔。

歸檔的電子文件要編制簡要的檢索工具，基本著錄項(xiàng)目為：序號、檔案號、標(biāo)題、作者、編輯者、文號等，還要標(biāo)記出每份文件機(jī)讀時(shí)間、位置、保密等級、管理期限等。

2 電子檔案的保護(hù)

在紙質(zhì)檔案保存時(shí)，人們注重的是檔案紙張的耐久性、字跡材料的耐久性、檔案庫房的溫濕度以及防光、防有害氣體、防蟲等。而保管電子檔案時(shí)，則需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺的變更。電子檔案運(yùn)用一般有直接運(yùn)用、提供拷貝、通信傳輸?shù)确椒?，由于運(yùn)用的方式和所依賴的技術(shù)是多樣化的，因此它的運(yùn)用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。

首先，要保證電子檔案物理載體的安全性。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，一定要建立適合于磁，光介質(zhì)保存的環(huán)境。在溫濕度的控制上、庫房環(huán)境上、載體擺放位置等，都應(yīng)該達(dá)到的相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。要避光，防塵，防止有害氣體，還要防止變形擠壓等等。而且，電子檔案不同于文件檔案之處還有關(guān)于遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場。因此，磁性也會對電子檔案的保護(hù)有一定的影響。

關(guān)于保護(hù)光盤，有專門設(shè)計(jì)的存放光盤盒，在選擇這些盒子的時(shí)候，最好選擇有蓋的，這樣刻意令光盤保持干凈，不受損害。在觸摸光盤的時(shí)候，要保證手指的干凈，不要將灰塵、油漬沾染到光盤上，更不要用尖銳的利器劃傷光盤。

第二，要確保電子檔案的準(zhǔn)確性。

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，相當(dāng)于紙質(zhì)檔案來說，不能隨手查詢，這就要求電子檔案在輸入和在以后的利用中，必須保證它的準(zhǔn)確性。電子檔案可以是表格形式、文檔形式等。必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。有時(shí)候，在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，在內(nèi)容的格式編排上也不盡—致，因此，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

第三，電子檔案保護(hù)的特殊之處

科技技術(shù)不斷更新，但是信息技術(shù)也會有一定的局限性，比如存儲空間的不足，數(shù)據(jù)庫的飽和、網(wǎng)絡(luò)病毒的干擾等，這些勢必對電子檔案的保護(hù)造成一定的影響。

為了避免數(shù)據(jù)丟失造成不必要的損失，在電子檔案的日常保護(hù)中，還要注意以下幾個方面。

首先，要保證電子檔案數(shù)據(jù)輸入與輸出的安全性，確保計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。對于經(jīng)常使用的計(jì)算機(jī)，也要進(jìn)行查毒和殺毒工作。

其次，在工作中還要堅(jiān)持電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)保管的辦法，尤其是不能忽視對于電子檔案的管理與保護(hù)。例如，在辦公自動化管理網(wǎng)絡(luò)上，可以對本單位辦公網(wǎng)上形成的具有保存價(jià)值的電子檔案，還可以在此基礎(chǔ)上做到定期的更新與維護(hù)。對當(dāng)日、當(dāng)月的檔案進(jìn)行物理歸檔，并進(jìn)行關(guān)盤刻錄的同時(shí)保存工作。其實(shí)紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保護(hù)并不矛盾還在于，可以將這些電子檔案下載成紙質(zhì)檔案。因?yàn)?，紙質(zhì)檔案、電子檔案都有其自身特點(diǎn)和優(yōu)勢，如果共同儲存，管理，或是在紙質(zhì)檔案后附加電子檔案，以便使用等，可以達(dá)到雙保險(xiǎn)的目的。但需要注意的是，涉及保密興致的檔案，沒有在辦公網(wǎng)上進(jìn)行處理的，文書處理部門或人員應(yīng)在檔案處理完畢后，及時(shí)向檔案部門進(jìn)行移交，由檔案部門負(fù)責(zé)向辦公網(wǎng)絡(luò)中心提供，并按電子檔案歸檔要求進(jìn)行掃描，從而保證本年度內(nèi)電子檔案的齊全和完整。

第四，對于電子檔案載體的維護(hù)、檢測、以確保電子檔案的穩(wěn)定性。

電子檔案載體中，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性、穩(wěn)定性、與安全性等。

檢測在時(shí)間上可以分為定期檢測、不定期檢測。關(guān)于檢測方式可以分為外部檢測和內(nèi)部檢測。定期檢測，可以根據(jù)需要，實(shí)行每月或是每年一次。采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。不定期檢測可以根據(jù)工作需要，將時(shí)間選擇在不穩(wěn)定的季節(jié)氣候時(shí)，或是根據(jù)指定的年度計(jì)劃安排等。在進(jìn)行外部檢測時(shí)，可以依靠觀察電子檔案的物理屬性，看有無損壞、擠壓或變形，外表的涂層是否沾染了灰塵、附著霉斑或是出現(xiàn)了腐蝕性物質(zhì)等。在進(jìn)行內(nèi)部檢測時(shí)，要求要更加細(xì)致一些，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對于電子檔案的檢測與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理。因?yàn)椋魏我淮问д`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對電子檔案的檢測、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動。

第五，電子檔案的磁盤和光盤保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。

1.磁盤的保護(hù)

磁盤分為軟磁盤和硬磁盤。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，軟磁盤剛問世時(shí)的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)全部轉(zhuǎn)變?yōu)槿秉c(diǎn)，容量小、速度慢、可靠性低，已經(jīng)逐漸被社會淘汰，但在一些特殊的情況下還可能要使用到；硬磁盤是以鋁合金為盤基，雙面涂有磁介質(zhì)的記錄媒體，高矯頑力和薄磁層化是其顯著特點(diǎn)，相對而言，硬磁盤容量大、速度快、可靠性高，但成本也較高。所以在閃存盤普及之前，人們大多選擇價(jià)格低、攜帶方便的軟磁盤。在選用軟磁盤時(shí)，要把住質(zhì)量關(guān)。軟磁盤必須存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適宜的環(huán)境下。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于低效的磁盤。因此，在選擇時(shí)，要選擇高品質(zhì)的軟磁盤。在條件允許的情況下，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤、專用閃存盤（U盤）或?qū)Ｓ靡苿佑脖P，以便于長久保存。

2.光盤的保護(hù)

光盤即高密度光盤。是近代發(fā)展起來，不用于磁性載體的光學(xué)存儲介質(zhì)。光盤又分為只讀光盤和可擦寫光盤。光盤有耐久性強(qiáng)、容量大等特點(diǎn)。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。在保護(hù)光盤時(shí)，要保持良好的溫度、濕度環(huán)境。天氣潮濕，光盤會有水霧凝結(jié)，使用前應(yīng)用干凈柔軟的布擦拭，高溫會使光盤氧化、變形或老化。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。在保護(hù)光盤時(shí)，注意避光，因?yàn)楣獗P材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。還要避免灰塵和遠(yuǎn)離磁場。閑置時(shí)嚴(yán)禁用利器接觸光盤。

總之，對電子檔案的有效管理與保護(hù)，是—項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。在對電子檔案的保存與維護(hù)過程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合因素，有時(shí)候還會遇到一些突發(fā)因素，這對于檔案管理人員來說，不僅要具備相應(yīng)的管理知識業(yè)務(wù)素質(zhì)，也要在面對突發(fā)事件的時(shí)候，能夠采取有效可靠的措施，以確保電子檔案的安全性。