劉琦

摘 要：檔案信息化建設(shè)是社會主義現(xiàn)代化發(fā)展的需要，并服務(wù)于社會的各個領(lǐng)域，有利于國家科學(xué)文化事業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。因為檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的迫切要求，所以明確檔案在社會發(fā)展中的地位，加快檔案信息化建設(shè)。本文通過對我國檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀闡述，深入分析檔案信息化建設(shè)存在的問題，并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；對策

自我國“信息化帶動工業(yè)化”戰(zhàn)略出臺以來，國家加快了信息化建設(shè)的步伐，加大了信息化投入力度。在此背景下[1]，檔案部門也調(diào)整發(fā)展方向，重視自身信息化建設(shè)，緊隨時代步伐，旨在促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。下面從我國檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題和對策方面，進(jìn)行詳細(xì)闡述和分析。

1 我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 高度重視檔案信息化建設(shè)

目前，全國各地檔案管理部門相繼開展信息化建設(shè)工作，并取得一定的社會成效。自2015年，我國檔案局網(wǎng)站開通以來，全國各省檔案部門陸續(xù)開展了檔案信息網(wǎng)站和計算機輔助檔案管理，提高檔案工作的數(shù)字化水平。同時，各個省份的檔案館，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫，大幅提升檔案工作的信息化率。

1.2 改善檔案信息化建設(shè)環(huán)境

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國檔案機構(gòu)的硬件、軟件環(huán)境明顯改善，并建立自己的內(nèi)部局域網(wǎng)。同時，檔案管理部門自身信息化水平的提高，政策、法規(guī)和環(huán)境的改善，豐富了檔案信息資源內(nèi)容，增加信息化人才數(shù)量，營造良好的檔案信息化環(huán)境。

2 我國檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 缺乏系統(tǒng)的頂層設(shè)計

目前，全國很多檔案機構(gòu)缺乏統(tǒng)一的信息建設(shè)規(guī)劃，導(dǎo)致各個分支部門和下級機構(gòu)盲目建設(shè)，各個部門之間的系統(tǒng)由于缺少兼容性，不能進(jìn)行良好的開發(fā)。同時，由于缺少統(tǒng)一規(guī)劃，各個部門在人員錄用，硬件、軟件建設(shè)方面，出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)和二次浪費，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)水平。

2.2 檔案信息保密性差

相對傳統(tǒng)檔案來說，信息保密問題十分重要。在檔案資料信息化過程中，允許用戶跨地方、跨權(quán)限范圍信息[2]，這就給不法分子提供了可乘之機，容易出現(xiàn)信息泄露的問題。傳統(tǒng)檔案管理不允許未經(jīng)許可用戶訪問，甚至不允許其進(jìn)入檔案館，在時間、人員和空間方面保證信息的安全。然而，信息化建設(shè)過程中，不法分子獲得權(quán)限和密碼以后，就可以竊取其中信息，造成大量數(shù)據(jù)泄露。

2.3 缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)計

檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)行前期的定性、定量分析，并進(jìn)行統(tǒng)計設(shè)計和調(diào)查，并將分析結(jié)果進(jìn)行整理、分類。目前，人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中廣泛應(yīng)用，可以揭示檔案信息化建設(shè)的發(fā)展情況，以及應(yīng)該注意的問題。由于缺少相應(yīng)的統(tǒng)計分析，檔案信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，針對性不強。

2.4 檔案信息不真實

目前，很多檔案信息建設(shè)都是應(yīng)付上級檢查，在短時間內(nèi)進(jìn)行被動信息建設(shè)。由于相關(guān)部門缺乏管理，錄入資料不全，導(dǎo)致相關(guān)信息不真實。另外，很多部分未進(jìn)行定期檢查，各個部門和人員自己填寫相關(guān)信息，導(dǎo)致信息不真實。現(xiàn)有檔案部分，缺少相應(yīng)的監(jiān)督和管理機制，導(dǎo)致檔案信息不能進(jìn)行有效核對，進(jìn)而出現(xiàn)檔案信息不真實。

3 檔案信息化建設(shè)存在問題的對策

3.1 加強檔案信息化的頂層設(shè)計

檔案信息化建設(shè)是為了實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理，保證相關(guān)信息的一致性，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)冗余問題。檔案機構(gòu)應(yīng)該加強頂層設(shè)計，對組織、人事和檔案部門進(jìn)行協(xié)調(diào)化管理。檔案機構(gòu)應(yīng)該將信息化建設(shè)交由權(quán)威部門負(fù)責(zé)，并由專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行設(shè)計，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、管理和分布，避免出現(xiàn)資源浪費，提高部門之間的信息通訊率。

3.2 強化安全教育

檔案信息化建設(shè)的前提是信息安全，而信息安全的前提是權(quán)利管理。因此，檔案部門應(yīng)該定期舉行安全教育座談會，加強相關(guān)人員的安全防范意識。同時，提高內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全級別，設(shè)置專門服務(wù)器、專用網(wǎng)絡(luò)，并安排專員進(jìn)行計算機管理。另外，實行動態(tài)權(quán)限設(shè)置，避免出現(xiàn)專人管理造成的舞弊問題。

3.3 強化數(shù)據(jù)挖掘

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化迎來了大數(shù)據(jù)時代，給檔案信息化建設(shè)提供了良好的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理只能以個體作為管理單元，很難從整體上實現(xiàn)信息統(tǒng)計和分析。但是，檔案信息化建設(shè)以后，涉及到數(shù)據(jù)庫和信息技術(shù)，所以可以進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從各個角度對其進(jìn)行深入分析和挖掘，為相關(guān)部門提供有效參考。

3.4 提高人員綜合素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)需要建立一支擁有綜合素質(zhì)的人員隊伍，并嚴(yán)格遵循相應(yīng)的制度。人員是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，其綜合素質(zhì)是各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備正常運行的保障。檔案機構(gòu)要加強人才隊伍建設(shè)[3]，全方位、多角度進(jìn)行人才培養(yǎng)，不僅培養(yǎng)其硬件操作技能，而且培養(yǎng)其自學(xué)能力。同時，檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極采用現(xiàn)代設(shè)備，諸如，掃描儀、打印機、傳真機等，保障信息采集、信息錄入、資料審查等環(huán)境的信息安全。

4 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是未來發(fā)展趨勢，是社會發(fā)展對檔案建設(shè)的要求。檔案機構(gòu)要不斷提高現(xiàn)有技術(shù)水平，采用計算機網(wǎng)絡(luò)、存儲和管理等技術(shù)，促進(jìn)自身服務(wù)水平的提高，推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]何玲檔.案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討[J].檔案學(xué)通訊，2004，（ 5）：17-18.

[2]倪麗娟.信息化背景下的檔案信息資源開發(fā)[J].檔案學(xué)通訊，2003，（ 4）：21-23.

[3]周玲.對檔案信息化建設(shè)的思考[J].檔案學(xué)通訊，2003，（6）：71-78.