楚秀英

摘 要：檔案價(jià)值是客觀存在的，但對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)卻有一定的主觀性，它是人們根據(jù)檔案自身狀況和社會(huì)需求，對(duì)檔案價(jià)值做出的主觀性判斷。

關(guān)鍵詞：檔案價(jià)值；評(píng)價(jià)；原理

由于受個(gè)人生活閱歷、文化程度、認(rèn)識(shí)水平和對(duì)檔案形成過程及立檔單位職能活動(dòng)熟悉程度等因素的影響，對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)存在著不同程度的差異性。減少這種差異性，除了加強(qiáng)自身修養(yǎng)，采取嚴(yán)肅、認(rèn)真、慎重的態(tài)度，遵循科學(xué)合理的原則和標(biāo)準(zhǔn)之外，在檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)中，還必須往意掌握一些具有實(shí)踐指導(dǎo)意義的操作原理。

1 “反饋”原理

檔案價(jià)值評(píng)價(jià)中的反饋原理.主要是指通過檔案利用分析法和用戶調(diào)查法，了解社會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容的需求變化和發(fā)展，從中獲得具有一定規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，并將這種認(rèn)識(shí)作為檔案價(jià)值評(píng)價(jià)的參考依據(jù)之一。

檔案利用分析法，是指對(duì)檔案利用數(shù)量、種類、方向進(jìn)行分析，通過分析掌握各類檔案的利用頻率及在社會(huì)生活中發(fā)揮作用的大小。通常情況下，利用頻率高、發(fā)揮作用大的檔案，其價(jià)值自然就大，反之則小。在實(shí)際工作中，對(duì)于價(jià)值大的檔案要加以“重點(diǎn)保護(hù)”。

檔案利用分析法是以各種檔案利用情況為基礎(chǔ)的，它不能反映用戶全部實(shí)際需求，尤其本能反映潛在的社會(huì)需求。某些檔案利用率低，甚至根本無(wú)人利用.其原因并不一定是因?yàn)闄n案本身沒有價(jià)值，可能是由于用戶對(duì)館藏不了解，或者是檢索工具質(zhì)量低劣等原因造成的。所以，完全根據(jù)檔案利用分析法來(lái)了解利用需求，有時(shí)也難免失之偏頗，還需要運(yùn)用用戶調(diào)查法以彌補(bǔ)檔案利用分析法之不足。

用戶調(diào)查法是通過直接對(duì)檔案用戶作調(diào)查，獲得檔案利用需求方面的信息，最常用的方式是表格調(diào)查法和訪問調(diào)查法。表格調(diào)查法也稱問卷法，具有簡(jiǎn)便易行、獲取信息量快、費(fèi)用低，且調(diào)查面不受限制等優(yōu)點(diǎn)。為了保證調(diào)查質(zhì)量，使獲取的反饋信息與實(shí)際更接近，一定要選擇各方面具有代表性的檔案用戶作為調(diào)查對(duì)象。這里的“代表性”有兩層含義：其一，根據(jù)各類用戶的職業(yè)特點(diǎn)和文化背景，選擇不同職業(yè)用戶群中的重點(diǎn)用戶、他們的需求代表營(yíng)某—領(lǐng)域?qū)n案的利用傾向。其二，調(diào)查對(duì)象既要有當(dāng)前用戶，又要有潛在用戶、才能全面獲得社會(huì)當(dāng)前和未來(lái)一個(gè)時(shí)期對(duì)檔案的需求倍息。訪問調(diào)查法是通過與用戶直接交談來(lái)獲取所需要的反饋信息。這種方法可以及時(shí)消除用戶對(duì)調(diào)查內(nèi)容納誤解，也能保證調(diào)查的完整性，有時(shí)還可能獲得一些意想不到的信息，是表格調(diào)查法的有益補(bǔ)充，一者合用可以取得較好的調(diào)查效果。

通過檔案利用分析法和用戶調(diào)查法，在—定程度上可以掌握社會(huì)對(duì)檔案的利用需求，有助于我們對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)。然而，從實(shí)踐中獲得的認(rèn)識(shí)雖對(duì)未來(lái)具有一定的指導(dǎo)意義，但是未來(lái)不可能完全按照“過去”的模式來(lái)發(fā)展，加之客觀事物的不斷變化，事前預(yù)測(cè)總是難以與實(shí)際相符的。所以，我們不能將過去的利用規(guī)律和對(duì)未來(lái)的需求預(yù)測(cè)毫無(wú)保留、不加分析地用于檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)之中，機(jī)械地運(yùn)用反饋原理，必將掉進(jìn)經(jīng)驗(yàn)主義的泥潭之中。

2 “效益”原理

檔案價(jià)值的大小與其所帶來(lái)的效益存在著一定的聯(lián)系，通常情況下，檔案所帶來(lái)的效益越大，其價(jià)值越大，反之則越小。效益原理就是根據(jù)檔案已經(jīng)產(chǎn)生或?qū)⒁a(chǎn)生的效益，作為檔案價(jià)值評(píng)價(jià)的重要參考。

1、分析經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。經(jīng)濟(jì)效益主要表現(xiàn)為通過利用檔案所獲得的物質(zhì)產(chǎn)出和經(jīng)濟(jì)收入，完全可以用量化的指標(biāo)來(lái)衡量，是檔案價(jià)值最直接的體現(xiàn)。社會(huì)效益是從社會(huì)總體利益來(lái)衡量其效果和收益，主要表現(xiàn)為政治效益、公眾效益、文化效益等等，不能進(jìn)行定量分析，只能用“突出”、“較大”、“一定”等詞語(yǔ)作定性描述，所以往往容易被人忽視。必須綜合分析檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，根據(jù)檔案的總體效益準(zhǔn)確評(píng)價(jià)檔案價(jià)值，防止出現(xiàn)以經(jīng)濟(jì)效益取代社會(huì)效益或以社會(huì)效益取代經(jīng)濟(jì)效益的片面、錯(cuò)誤的觀點(diǎn)和行為。

2、兼顧整體效益和局部效益。在分析檔案效益時(shí)，不能僅從自己和小集體的利益出發(fā)，要從全社會(huì)甚至全人類的利益出發(fā)，既要考慮到局部效益，又要考慮到整體效益。

3、注重當(dāng)前效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益?，F(xiàn)在有用的檔案，將來(lái)不一定有用，而現(xiàn)在無(wú)用的檔案，將來(lái)可能會(huì)發(fā)生巨大作用，這一點(diǎn)已在實(shí)踐中得到證明。所以，對(duì)檔案效益的判定，不能只見到眼前的效益，而要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度預(yù)測(cè)其將要產(chǎn)生的巨大效益。只有將當(dāng)前效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益結(jié)合起來(lái)考慮，才能得出比較合理的判斷。

4、考察“投入”與“產(chǎn)出”。具體比較檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的效益和保存檔案所付出的代價(jià)，只有當(dāng)檔案所帶來(lái)的效益比保存它所付出的代價(jià)大，即檔案的綜合效益成正效益時(shí)，檔案價(jià)值才能真正體現(xiàn)出來(lái)，檔案一般才具有保存意義。保存檔案所付出的代價(jià)主要包括；收集和整理費(fèi)用、保管費(fèi)用和檔案提供利用所需費(fèi)用等。

在運(yùn)用效益原理時(shí)必須明確、只有全面分析檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益、整體效益和局部效益、當(dāng)前效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益，具體比較檔案的“投入”與“產(chǎn)出”，才能使檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)更準(zhǔn)確，更與實(shí)際相符合。

3 “相對(duì)性”原理

檔案價(jià)值是客觀存在的，但其價(jià)值的大小卻往往因某些因素的影響而增大或減小，具有一定的相對(duì)性?！跋鄬?duì)性”原理就是從相對(duì)性的角度把握檔案價(jià)值，以避免機(jī)械主義和教條主義。在運(yùn)用相對(duì)性原理評(píng)價(jià)檔案價(jià)值時(shí)，主要應(yīng)該注意分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度，從全宗和全宗群范圍內(nèi)來(lái)觀察檔案被保存的狀況。通常情況下，全宗和全宗群內(nèi)檔案保存的完整程度和絕對(duì)數(shù)量的多少，與每份檔案文件的價(jià)值大小成反比關(guān)系，即全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度越高、絕對(duì)數(shù)量越多，每一份檔案文件的價(jià)值就相對(duì)降低，反之則升高。例如，某件檔案單獨(dú)看價(jià)值很大，但是它所在的全宗檔案保存完整，且數(shù)量多，則其價(jià)值相對(duì)下降。與之相反，某件檔案看起來(lái)毫無(wú)價(jià)值，但由于它所在的全宗檔案殘缺不全，現(xiàn)存檔案所剩元兒，這時(shí)它的價(jià)值則相對(duì)增大。所以，運(yùn)用相對(duì)性原理有助于正確評(píng)價(jià)檔案價(jià)值。

4 “雙重性”原理

雙重性原理就是根據(jù)檔案雙重價(jià)值理論，全面評(píng)價(jià)檔案所具有的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。評(píng)價(jià)檔案的憑證價(jià)值，著重于分析檔案文件的來(lái)源，考察檔案文件形成機(jī)關(guān)的地位、職能性質(zhì)以及執(zhí)行職能時(shí)所進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)等。評(píng)價(jià)檔案的情報(bào)價(jià)值則主要從檔案的內(nèi)容、形式方面分析其所包含的信息量。檔案情報(bào)價(jià)值的評(píng)價(jià)沒有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，它總是與人們的認(rèn)識(shí)水平、所處的歷史背景及當(dāng)時(shí)的研究水平等因素有著密切的聯(lián)系，并且隨著時(shí)間的推移，檔案價(jià)值本身也在發(fā)生變化，過去很有價(jià)值的檔案，現(xiàn)在可能毫無(wú)用處。因此，不同時(shí)期需要用不同的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)價(jià)檔案的俏報(bào)價(jià)值。

檔案價(jià)值的大小與其形成時(shí)間有著密切的聯(lián)系。一方面，有些檔案形成時(shí)間越久遠(yuǎn)，其價(jià)值越大，這類檔案往往具有很大的史料價(jià)值和文物收藏價(jià)值；另一方面，有些檔案隨著時(shí)間的推移，其價(jià)值逐漸變小，甚至完全消失，這類檔案往往僅具有現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值。同時(shí)還必須要注意到事物的另一方面，即某些檔案過了一定時(shí)間便會(huì)失去價(jià)值，必須剔除銷毀。只有兼顧上述兩方面，檔案價(jià)值評(píng)價(jià)中的時(shí)效原理才具有完整的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]孫迅，周家榮.檔案價(jià)值的特性與運(yùn)動(dòng)規(guī)律在檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)中的意義[J].云南檔案.2006（06）