鄭小利

摘 要：隨著航道系統(tǒng)檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，傳統(tǒng)的檔案管理在諸多管理環(huán)節(jié)上都發(fā)生了變化，檔案管理環(huán)節(jié)通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，以檔案信息資源為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，以檔案信息資源開發(fā)利用為目的，推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。航道系統(tǒng)在踐行檔案信息化管理工作中作出了一定的成績，但在信息化發(fā)展的道路上也存在一些阻礙的問題。為此，根據(jù)存在的問題制定有利于信息化發(fā)展的對策，從而促進(jìn)檔案信息化管理工作，促進(jìn)航道系統(tǒng)檔案事業(yè)持續(xù)健康地發(fā)展，為航道建設(shè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：航道系統(tǒng)；檔案；信息化；發(fā)展；對策

隨著檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，航道系統(tǒng)工程檔案管理環(huán)節(jié)通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的同時(shí)，需要加強(qiáng)檔案的信息化管理工作，“檔案存量數(shù)字化，增量電子化”是新時(shí)代賦予檔案工作的使命和責(zé)任，檔案數(shù)字化不僅局限在紙質(zhì)檔案方面，還應(yīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像等各種不同載體檔案的數(shù)字化，文檔一體化辦公和計(jì)算機(jī)管理下的各項(xiàng)專業(yè)工作產(chǎn)生的電子檔案規(guī)范歸檔，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，提高遠(yuǎn)程服務(wù)能力，建設(shè)覆蓋廣泛、內(nèi)容豐富、檢索方便、利用快捷的檔案利用體系，航道系統(tǒng)在踐行檔案信息化管理工作中作出了一定的成績，但在信息化發(fā)展的道路上也存在一些阻礙的問題。

1 航道系統(tǒng)檔案信息化管理存在的問題

1、檔案信息化資金投入不足。檔案軟件升級開發(fā)、系統(tǒng)平臺建設(shè)、庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、都需要一定的資金投入，但是航道系統(tǒng)信息化工作發(fā)展極不平衡，部分單位在這方面資金投入有限，嚴(yán)重影響數(shù)字化檔案工作的開展，影響了檔案信息資源的建設(shè)與開發(fā)利用，同時(shí)也影響了檔案信息資源發(fā)揮應(yīng)有的效益和作用。

2、檔案信息化人才缺乏。檔案隊(duì)伍能夠了解和掌握信息技術(shù)的人才儲備較少，在日常的檔案信息管理中，需要有專業(yè)的人才科學(xué)地管理和維護(hù)好本單位的局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，需要這些專業(yè)人才推動檔案軟件系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行，傳統(tǒng)的檔案人才隊(duì)伍已不適應(yīng)以信息技術(shù)為手段的檔案事業(yè)發(fā)展，技術(shù)人才嚴(yán)重匱乏，制約了檔案信息化發(fā)展的步伐。

3、檔案信息化開展缺乏創(chuàng)新。檔案信息化建設(shè)包括財(cái)力和物力的投入、軟硬件的集成，它是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要航道系統(tǒng)行政在資金、技術(shù)和政策方面的支持，所以檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)納入航道系統(tǒng)整個(gè)的信息化規(guī)劃，可通過項(xiàng)目立項(xiàng)來推動檔案信息化工作。但由于檔案信息化立項(xiàng)力度不大，項(xiàng)目立項(xiàng)的可行性研究的切入點(diǎn)不準(zhǔn)而難以引起行政和上級單位的支持，為此，導(dǎo)致不能通過立項(xiàng)帶動航道系統(tǒng)檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

4、檔案信息化認(rèn)識不夠。雖然航道系統(tǒng)檔案部門對檔案信息化的認(rèn)識有所提高，但還是缺乏危機(jī)意識和機(jī)遇意識不強(qiáng)，在認(rèn)識上缺位嚴(yán)重，認(rèn)為檔案信息化可有可無、可快可慢，導(dǎo)致檔案部門在檔案信息化方面缺乏主動作為，嚴(yán)重影響了檔案信息化的推進(jìn)，也影響了檔案事業(yè)的改革和發(fā)展。

2 航道系統(tǒng)信息化發(fā)展的對策

1、加大宣傳力度，提高航道系統(tǒng)信息化意識。加大宣傳力度，通過各種會議、網(wǎng)站、電視廣播、報(bào)刊等媒體，廣泛宣傳航道信息化的重要作用，提高全員意識和認(rèn)識，力爭領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化工作的支持和投入，為檔案信息化工作開展提供資金保障。

2、制定航道系統(tǒng)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)是國家檔案事業(yè)發(fā)展的有機(jī)組成部分，制定規(guī)劃目的是為了總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，解決一些檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題，確保檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)有序地向廣度和深度推進(jìn)，為此，要明確分步實(shí)施階段、落實(shí)任務(wù)完成的配套保障措施，做好與航道系統(tǒng)檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃與航道系統(tǒng)信息化建設(shè)規(guī)劃相銜接，把解決檔案信息化建設(shè)中突出矛盾的措施落實(shí)到具體的工作上，明確責(zé)任，以此推進(jìn)檔案信息化工作有計(jì)劃、有目標(biāo)地向前發(fā)展。

3、整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。在加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化步伐的同時(shí)，還應(yīng)加大新增電子文件規(guī)范化的監(jiān)督、管理與接收，在系統(tǒng)內(nèi)逐步實(shí)現(xiàn)可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，加大檔案信息資源的整合，一方面加強(qiáng)航道系統(tǒng)各單位檔案部門檔案信息資源的縱向整合，另一方面加大與本單位各相關(guān)部門信息系統(tǒng)之間的橫向整合，建立檔案信息共享通道和服務(wù)平臺，拓展檔案信息服務(wù)渠道方式，強(qiáng)化檔案信息的資源共享機(jī)制，減少“信息孤島”，加快檔案信息資源的開發(fā)利用、創(chuàng)造航道系統(tǒng)檔案信息的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，建立高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的新型檔案服務(wù)體系。

4、建立航道系統(tǒng)數(shù)字檔案館（室）。率先制定《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)規(guī)程》，以電子檔案為對象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各門類檔案的接收、整理、保管、鑒定、保護(hù)、資源共享的檔案管理模式，航道系統(tǒng)數(shù)字檔案館（室）管理平臺建設(shè)應(yīng)建立數(shù)字檔案館（室）管理系統(tǒng)、電子公文歸檔管理系統(tǒng)、電子文件接收管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布系統(tǒng)等數(shù)字檔案館（室）應(yīng)用管理系統(tǒng)，最終達(dá)到電子檔案信息接收、管理、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。

5、加強(qiáng)檔案信息化的理論體系研究。航道系統(tǒng)在檔案信息化建設(shè)遇到的瓶頸從根本上是缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)理論，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)不配套，管理對象不明確，出現(xiàn)了信息化建設(shè)的低水平，對于數(shù)字檔案室、電子文件中心、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息利用體系、檔案安全保障等檔案信息化建設(shè)中的點(diǎn)問題，都需要理論作支撐。檔案信息化建設(shè)理論研究要立足航道系統(tǒng)特點(diǎn)，聯(lián)系實(shí)際，探索規(guī)律，借鑒創(chuàng)新，構(gòu)建航道系統(tǒng)特色的檔案信息化理論體系。

6、加強(qiáng)檔案信息資源安全建設(shè)。 檔案信息資源是國家的寶貴財(cái)富，檔案信息安全建設(shè)是檔案工作的重中之重.為此在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)加強(qiáng)信息安全管理，采取有效措施和技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠，同時(shí)建立健全航道系統(tǒng)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運(yùn)行、數(shù)據(jù)庫管理等各項(xiàng)涉及檔案信息安全的工作環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，利用信息技術(shù)為檔案信息安全提供支撐，如計(jì)算機(jī)輸出縮微品技術(shù)、以光盤存儲為核心的脫機(jī)備份技術(shù)、以磁帶磁盤存儲為核心的大容量存儲技術(shù)以及指紋識別、紅外報(bào)警、磁條防盜、條碼管理、數(shù)字水印等信息安全技術(shù)的成功應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案信息的異質(zhì)備份、異地備份提供了技術(shù)支撐，提高信息化條件下檔案信息安全的保障能力。

7、加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。航道系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)需要一批較高素質(zhì)的管理人才專門從事檔案信息資源及設(shè)施的建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)工作，為此，要充分創(chuàng)造條件，采用多種途徑對檔案信息化人才進(jìn)行培訓(xùn)及繼續(xù)再教育學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)技能、拓寬視野，激發(fā)創(chuàng)新意識，與時(shí)俱進(jìn)保障檔案信息化的快速、穩(wěn)定、健康發(fā)展，

綜上所述，檔案信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)，是新時(shí)期航道檔案工作及檔案工作者所面臨的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為航道檔案事業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，作為新時(shí)期的檔案工作者，必須與時(shí)俱進(jìn)的牢記時(shí)代賦予的光榮使命與責(zé)任，勇于迎接挑戰(zhàn)，抓信機(jī)遇，把檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的有利契機(jī)，推動航道檔案事業(yè)與社會進(jìn)步的同步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新分析[J].韓春霞.中國管理信息化.201707

[2]淺談廣東航道信息化建設(shè)現(xiàn)狀和發(fā)展 昊曉敏 長江航運(yùn)研究 201401