摘 要:不論是高校,還是事業(yè)單位或者政府部門都要進(jìn)行檔案管理工作,檔案信息對于每一個(gè)單位都特別重要,社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快也使各單位檔案信息不斷增加,檔案管理工作需要采取科學(xué)化的管理方式,以提高檔案管理效率。在此對提高檔案科學(xué)化水平的路徑選擇進(jìn)行分析,為提高檔案管理工作人員的工作效率提供借鑒。
關(guān)鍵詞:檔案管理;科學(xué)化;路徑選擇
1 現(xiàn)階段檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
1.1 檔案管理人員管理效率不高
在檔案管理工作中,很多檔案管理人員意識(shí)不到檔案信息和自己工作職責(zé)的重要性。他們認(rèn)為檔案只是普通的文件資料,自己的工作只是將這些文件資料放到一個(gè)地方,保證其不丟失就可以了。日常工作中,只是做一些檔案信息的收取工作。事業(yè)單位中的檔案管理工作人員沒有定向晉升機(jī)制,認(rèn)為檔案管理工作不能給自己爭取升遷機(jī)會(huì),導(dǎo)致其工作積極性和創(chuàng)新性不高,工作方式循規(guī)蹈矩、一成不變。另外,這一工作崗位的流動(dòng)性很高,檔案管理工作人員還沒對檔案管理工作有足夠的經(jīng)驗(yàn)就被調(diào)到其他崗位,與下一任管理人員的交接無甚工作經(jīng)驗(yàn)可以傳達(dá),導(dǎo)致檔案管理經(jīng)驗(yàn)的流失。
1.2 檔案管理場所安全性不佳
現(xiàn)階段很多檔案仍是紙質(zhì)形式,紙張材料十分脆弱,極易因外界因素影響而損壞。而紙質(zhì)檔案容易損壞,除了其本身材料的性質(zhì)問題,還有就是存檔室內(nèi)部防火防潮工作沒有做好?;馂?zāi)雖極少發(fā)生,但也是威脅檔案安全的一個(gè)重要的因素。而存檔室一旦有火災(zāi)發(fā)生,造成的損失將是不可估量的??墒?,現(xiàn)在仍有很多單位的存檔室沒有設(shè)置防火設(shè)施。檔案保存的另一關(guān)鍵措施是防潮,受潮是檔案最怕的自然災(zāi)害,紙質(zhì)檔案受潮后容易發(fā)黃發(fā)霉,這會(huì)使檔案壽命縮短。當(dāng)今很多存檔室沒有防潮措施導(dǎo)致檔案發(fā)霉的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
1.3 檔案信息化管理不夠科學(xué)
檔案內(nèi)容涉及方方面面,信息十分龐雜。而要把這些檔案信息登記在紙質(zhì)表格上在實(shí)際檔案管理工作中不利于收取及其他各環(huán)節(jié)的進(jìn)行。龐雜的信息量會(huì)衍生大量的檔案文件,更會(huì)占據(jù)相當(dāng)大的空間。這就造成在查閱檔案時(shí),檔案管理工作人員要想在如此龐大的信息數(shù)據(jù)庫中,確實(shí)的找到某一份檔案的某一頁文字,這項(xiàng)工作難度不言而喻?,F(xiàn)階段許多檔案錄入及存儲(chǔ)工作由計(jì)算機(jī)進(jìn)行,但信息共享卻沒有實(shí)現(xiàn),這就造成檔案信息保存容易,使用困難的現(xiàn)象??傊?,還是檔案信息化管理不夠科學(xué)造成的。
1.4 檔案信息不真實(shí)
某些歷史上產(chǎn)生過不良影響的檔案信息不予記錄,這導(dǎo)致了檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外,還有許多檔案信息因?yàn)椴煌脑驔]被記錄并保存下來,或由于在記錄時(shí)字跡潦草、亂涂亂畫等原因即使被保留下來也難以辨認(rèn),檔案失真現(xiàn)象在檔案管理工作中普遍存在。
1.5 檔案管理制度不完善
檔案管理制度不完善會(huì)給檔案管理工作帶來混亂。許多單位對于檔案的管理工作行于表面,沒有用于規(guī)范檔案管理工作的相應(yīng)制度,導(dǎo)致檔案管理工作往往疏于管理,工作質(zhì)量及效率無法保證,這也造成檔案的利用度不高。檔案成為僅僅是存放于存檔室或機(jī)器里的文件,不便于民眾進(jìn)行查詢。很多檔案館甚至不對外開放,偶爾小范圍的開放無法滿足民眾查詢的需求。
2 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇
要想提高檔案管理工作的科學(xué)化水平,就要全面了解檔案管理工作的規(guī)律,端正態(tài)度、一步一個(gè)腳印地推進(jìn)檔案管理工作方式的創(chuàng)新,積極探索更合適的工作路徑,從而使檔案管理的工作方式跟上時(shí)代的步伐,使檔案既能夠更方便、安全的保存,又能夠?yàn)槊癖娞峁└憬莸牟殚喒δ堋?/p>
2.1 培養(yǎng)一批高水平的檔案管理人才
新的時(shí)代背景下,檔案管理工作需要有更加科學(xué)的管理方式,所要管理的檔案信息也比原來更加龐大、復(fù)雜,這些新要求都需要檔案管理工作由具有高水平、專業(yè)素質(zhì)的人來從事。檔案管理人員既要有傳統(tǒng)管理工作的基本操作技能,又要熟練掌握新科技并靈活運(yùn)用先進(jìn)的管理手段。除此之外,從根本上來說還要內(nèi)心細(xì)致、能吃苦。也要在檔案管理工作崗位上不斷適應(yīng)新的形勢需求,不斷學(xué)習(xí)政治理論,加強(qiáng)專業(yè)技能的培養(yǎng)。在提升自己職業(yè)能力的同時(shí),也要組織科室同仁共同學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)、新理念,提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)能力水平。各單位要積極引進(jìn)相關(guān)人才,積極組建科技型技術(shù)型的復(fù)合型人才隊(duì)伍。
2.2 對存檔室要做好防火防潮工作
各單位要正視火災(zāi)、水災(zāi)對檔案產(chǎn)生的嚴(yán)重危害。存檔室要備好滅火器,并定期檢查更新。紙質(zhì)文件要定期組織晾曬,避免紙質(zhì)文件受潮導(dǎo)致檔案損毀。通過上述措施,保證檔案保存的安全性和完整性。
2.3 加大檔案信息化管理
要用計(jì)算機(jī)對檔案做好歸類管理,保證檔案管理工作的信息化,條理更清晰。在有條件的情況下,建立一個(gè)功能及數(shù)據(jù)量龐大的數(shù)據(jù)庫,既方便檔案查閱工作,也能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,更廣泛地發(fā)揮檔案的作用。
2.4 完整、真實(shí)、清楚地收錄檔案信息
各單位要正視曾經(jīng)發(fā)生的事件,檔案的存在就是要讓后人了解前事,好的要弘揚(yáng)、借鑒,不好的也要以此為鑒,這是檔案存在的意義。因此,檔案管理人員在收錄檔案信息時(shí)要做到完整、清楚,從而更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.5 完善相應(yīng)的檔案管理體系
加強(qiáng)相關(guān)制度的施行,建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制,使各單位有法可依,更要積極貫徹執(zhí)行,推進(jìn)工作方式的創(chuàng)新,提高檔案管理工作質(zhì)量和效率,促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提高。檔案館要做好對外開放的準(zhǔn)備,發(fā)揮檔案館的公共服務(wù)功能。
3 結(jié)論
檔案管理工作隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷加快,每天會(huì)產(chǎn)生的大量的檔案信息,檔案管理工作人員要提高工作效率,檔案管理部門要采取科學(xué)化的管理方式,將檔案信息及時(shí)、妥善地分門別類存檔,為公眾日后查閱檔案提供更多方便。
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作者簡介
孟潔(1971-),女,山西省,內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院,本科,館員,研究方向,檔案。