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        做好檔案館檔案服務工作

        2017-08-27 10:48:00賈麗君
        世界家苑 2017年7期
        關鍵詞:檔案管理用戶服務

        賈麗君

        摘 要:立足檔案事業(yè)全面發(fā)展的戰(zhàn)略高主度去探討去實踐檔案工作的服務主題,以便更好地促進經濟發(fā)展。國家檔案局領導重視和精辟闡述檔案服務工作問題,并把探討和實踐檔案服務工作作為戰(zhàn)略任務提出,在新的歷史發(fā)展時期,對我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展具有十分重的的意義。

        關鍵詞:檔案服務;檔案工作

        服務是檔案工作的主題,是檔案工作的生命力,也是檔案工作者的主要職責。我們在信息化時代的今天,要對檔案服務工作進行創(chuàng)新,檔案部門要進一步增強服務意識,不斷創(chuàng)新服務機制,切實改進、改革服務方式,把檔案服務工作提高到一個新的水平,著力于綜合檔案服務功能的開發(fā),檔案工作才能保持旺盛的生命力。

        一、加強領導。強化檔案工作意識

        在網絡時代的今天。信息作為一種資源,逐漸被人們所重視,檔案工作作為信息資源之一,它的價值也逐漸被社會所認可。因此,作為單位領導要充分認識檔案工作的重要性,從各方面予以支持。在一個單位工作中,只有領導重視的工作才能順利開展,檔案管理工作更是如此。領導對檔案工作重視程度的高低,決定著單位檔案工作的發(fā)展方向。檔案工作人員要經常把有關單位的重要文件、資料給領導看,以引起領導的重視,充分利用這些資料。還要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些檔案對單位工作的好處,使領導更加重視檔案工作。只有領導認識到位,重視網絡時代的檔案管理工作,檔案工作才能夠協(xié)調發(fā)展。

        在領導重視的同時。檔案管理工作者要充分認識到檔案管理是一項科學化、系統(tǒng)化的工作,隨著科學技術的飛速發(fā)展,原來的檔案管理方式已經不能適應社會快速發(fā)展的要求,要徹底改變觀念。接受并應用網絡化檔案管理,適應社會的快速發(fā)展。

        二、改變服務理念是做好檔案管理工作的關鍵

        1、從以檔案機構為中心轉變?yōu)橐杂脩魹橹行?/p>

        過去,檔案部門以自身為中心開展檔案服務,工作過程中往往首先考慮自身管理檔案的方便與輕松,而較少考慮用戶的真實需求和切實感受。要實現(xiàn)知識服務,檔案部門就不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象來收集、整理、保管檔案和提供檔案服務;而必須以用戶需要為導向、以用戶滿意為目標、以用戶便利為原則,重新審視檔案管理的全過程。

        2、從為用戶提供檔案轉變?yōu)闉橛脩籼峁┲R

        傳統(tǒng)檔案服務的目的是為用戶提供檔案,提供解決問題所需的信息。它關注的焦點和最終評價是“我是否提供了您需要的檔案信息”。知識服務的目的是為用戶提供知識,提供解決問題的具體方案。它關注的焦點和最終評價是“是否通過我的服務解決了您的問題”。要實現(xiàn)從提供檔案向提供知識的過渡,要求檔案部門加強對檔案的編輯與研究,從中挖掘與提煉知識。傳統(tǒng)檔案服務為用戶提供初級的信息產品,而知識服務為用戶提供高級的知識產品。前者實現(xiàn)了檔案的價值,后者則增加了檔案的價值。

        3、從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?/p>

        過去,檔案部門習慣于被動服務,較少開展主動服務;而主動服務是知識服務的基本特征。

        4、從機械化服務轉變?yōu)橹悄芑?/p>

        傳統(tǒng)檔案服務是一種機械式的服務,用戶要什么就提供什么,用戶什么時候要就什么時候提供,不能滿足用戶深層的、隱含的、沒有直接表達的需求。而知識服務強調借助人工智能技術為用戶提供智能化的服務。

        三、創(chuàng)新服務手段,開辟檔案服務新領域

        1.建立檔案室網頁,開展網上利用服務。實施信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務。在網站實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用,實現(xiàn)檔案信息資源。

        2.開展在線服務。積極改變被動的、手工式的檔案提供利用方式,采用主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據庫查詢等服務方式,讓利用者與檔案室進行信息交流,回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和閱覽服務。

        3.檔案宣傳。檔案“與時俱進”地記錄著單位的發(fā)展,舉辦檔案展覽是公布檔案、展示歷史、資政育人的重要方式,也是開展檔案服務工作,向單位員工宣傳檔案、普及檔案知識和培養(yǎng)潛在的檔案利用者的重要手段。

        4.咨詢利用功能。查檔接待是檔案室服務的重要“窗口”,檔案從“藏”到“用”,需要檔案工作人員的創(chuàng)造性服務。應培養(yǎng)和配備對檔案熟悉并有一定研究的咨詢服務人的利用率。要激發(fā)他們的利用需求。

        5.拓寬閱覽窗口功能,建立檔案信息數(shù)據庫,編制室藏指南,檔案專題目錄和各類編研成果,為閱覽者提供快捷、優(yōu)質的服務。

        6.注重“反饋”,深層次開發(fā)檔案信息。反饋在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產生的結果,進行研究,可以提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。

        四、提高檔案管理人員的綜合素質

        (一)培養(yǎng)檔案管理人員良好的職業(yè)道德

        做好檔案管理工作的前提條件就是愛崗敬業(yè),具備良好的職業(yè)道德,檔案管理工作作為一門專業(yè)性極強的工作,要求檔案管理人員提高工作責任感和職業(yè)道德,時刻保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,良好的職業(yè)道德是發(fā)展業(yè)務能力的基礎。也是提高檔案管理工作質量的保障,檔案管理工作是經理活動的重要組成部分,因此必須培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。

        (二)強化檔案管理人員的服務意識

        做好檔案管理工作的基礎就是提高檔案管理人員的服務意識,檔案管理人員必須樹立服務人民的價值觀,要以主動服務作為日常工作的出發(fā)點和落腳點,還要緊跟時代的發(fā)展進程。

        (三)加強自身的業(yè)務學習

        利用現(xiàn)代化的網絡信息技術來簡歷電子系統(tǒng)檔案管理,因此檔案管理人除了要具備專業(yè)的管理知識外,還要加強自身的電子信息能力。利用新的技術,新的方法,新的技巧,科學合理的手段管理檔案。

        五、建設一支專業(yè)性的檔案人才隊伍,是做好新時期檔案管理工作的基礎

        在不斷變化的網絡時代,有必要適應社會發(fā)展。隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步,檔案工作的任務,環(huán)境,服務對象和管理模式也在發(fā)生變化?,F(xiàn)代技術也需要廣泛應用于檔案館。去工作。人們需要經營和管理。因此?,F(xiàn)代檔案管理工作不僅需要了解專業(yè)知識的人員,還需要掌握計算機和管理人才。建立一支專業(yè)化,年輕化,復合化的人才檔案隊伍,發(fā)揮創(chuàng)造力,做好新時期的檔案工作,尤為迫切和重要。要加強人才的專業(yè)培養(yǎng),吸收和接納各界人才,善于發(fā)現(xiàn)人才,強化豐富檔案信息服務的人才隊伍。我們必須改變思路,更新我們的觀念,并在機制,理論和環(huán)境方面進行創(chuàng)新。在尊重人才的同時,我們必須尊重知識,努力創(chuàng)造檔案人才做好生意的工作環(huán)境。

        六、結束語

        總之,科學技術的飛速發(fā)展,社會生產力的迅猛提高,信息化的容量越來越大,資料作為一種信息資源也顯得愈來愈為重要。新時期檔案管理工作是一項長期而又艱巨的工作。只有創(chuàng)新思想,改變觀念,增強法制建設,充分利用現(xiàn)代化管理手段,才能做好當代檔案管理工作,真正實現(xiàn)檔案信息的合理配置和有效開發(fā)利用,為社會主義經濟建設服務。

        參考文獻

        [1] 徐付秀,郭俊麗.淺談檔案信息化建設和現(xiàn)代化趨向[J].科學與財富,2014(2):7.

        [2] 王緒明.談檔案信息化建設與工程檔案管理[J].赤子,2013(7):130.

        (作者單位:興隆縣上石洞鄉(xiāng)人民政府)

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