卜興強(qiáng)+程世佳

摘 要：隨著社會(huì)不斷進(jìn)步、科技日益發(fā)展，電子信息技術(shù)逐步滲透到各行各業(yè)、各領(lǐng)域之中，開啟了數(shù)字化工作的新紀(jì)元，這也使得信息化技術(shù)在檢察機(jī)關(guān)中更加普及，打破了傳統(tǒng)的工作模式。檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是提高檢察機(jī)關(guān)管理質(zhì)量的基本要求，將信息化管理運(yùn)用到檔案管理工作中去也是相當(dāng)必要的。本文主要對(duì)檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)、檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義和如何提高檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：檢察機(jī)關(guān)；檔案管理；信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理逐漸邁入信息化、科技化、電子化時(shí)代。作為一種新型管理手段，檔案管理的信息化為檢察機(jī)關(guān)提供了高效的檔案歸置和便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。在計(jì)算機(jī)的發(fā)展普及下，檢察機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作中形成了大量的電子檔案，檔案的信息化管理在檢察機(jī)關(guān)檔案管理中的重要性日益突出。但實(shí)踐中，觀念、制度以及操作規(guī)程方面的不盡完善之處限制了檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化的發(fā)展，必須盡快解決。

1 檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）節(jié)約存放空間。眾所周知，傳統(tǒng)的人工模式，檢察機(jī)關(guān)的檔案數(shù)據(jù)在數(shù)量上非常多，在分類的過程中要求比較復(fù)雜并且對(duì)檔案存放的要求也是比較高的。如果一個(gè)單位有2000人，那么他們的人事、工作檔案儲(chǔ)存至少也需要100平方米才可以滿足需求。然而，使用現(xiàn)代化的信息化技術(shù)管理則不需要那么大的場(chǎng)地，因?yàn)樗峭ㄟ^硬盤等高科技存儲(chǔ)媒介對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且充分利用了互聯(lián)網(wǎng)功能，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速傳輸以及資源共享。因此，管理者只需要對(duì)硬盤等媒介進(jìn)行必要的管理，它具有兩方面的優(yōu)點(diǎn)，一方面是它實(shí)現(xiàn)了無紙化，綠色環(huán)保，并且檔案的存放和使用時(shí)間也會(huì)因此增長(zhǎng)很多，真正實(shí)現(xiàn)了高效存儲(chǔ)；另一方面是它節(jié)約存放空間，只要保存在互聯(lián)網(wǎng)上就可以隨時(shí)隨地的查找和共享。

（二）節(jié)約查詢時(shí)間。在以往的傳統(tǒng)人工管理模式中，檔案數(shù)據(jù)量大，分門別類的資料重重疊疊，這樣就有可能會(huì)因?yàn)楣芾砉ぷ髡咴谝酝墓ぷ鬟^程中由于對(duì)工作不仔細(xì)或者其他方面的原因，導(dǎo)致了相關(guān)管理工作執(zhí)行的混亂，查找信息費(fèi)時(shí)費(fèi)力。然而，在信息技術(shù)高科技的環(huán)境下，檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)融合后，有關(guān)的信息就實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)存儲(chǔ)。并且存儲(chǔ)是科學(xué)、準(zhǔn)確的，按照一定的時(shí)間先后順序進(jìn)行的，這樣在需要查找信息的時(shí)候只需利用參數(shù)查找就可以能夠獲得數(shù)據(jù)，非常的方便、高效，節(jié)約時(shí)間，不會(huì)像傳統(tǒng)模式那樣去大海撈針了，非常迅速。

（三）準(zhǔn)確方便。以往的檔案管理在數(shù)據(jù)查詢、歸檔等方面都比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，然而在信息化時(shí)代在，機(jī)關(guān)檔案管理的高效性、合理性等保證了檔案管理的科學(xué)、高效。并且，利用檔案不再受時(shí)間、空間等條件的約束，相關(guān)工作人員在任何情況下只要依據(jù)操作流程就可以十分方便的獲取所需信息。例如，整理員工的人事檔案或辦案情況，由于人工管理的學(xué)下·缺陷、資料的繁雜，以往的檔案管理過程中至少需要花費(fèi)半年左右的時(shí)間，查詢某個(gè)員工的檔案需要花費(fèi)好幾分鐘，辦案情況查詢需要的時(shí)間就更長(zhǎng)了。然而在信息化條件下，查詢某個(gè)員工的檔案只需要短短幾秒鐘的時(shí)間，非常的高效便捷，且非常精確。

2 檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義

眾所周知，電子檔案是未來檔案管理工作的必然態(tài)勢(shì)，對(duì)于提高檔案管理效率、優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)等方面有著重要作用。檢察機(jī)關(guān)檔案管理作為國家的重要事業(yè)之一，它對(duì)于造福人民、服務(wù)社會(huì)有著特殊意義。檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是指在上級(jí)檢察機(jī)關(guān)及地方黨委政府的領(lǐng)導(dǎo)與組織之下，通過現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)對(duì)各種各樣的檔案信息進(jìn)行有序的、全面的整理與分類，然后對(duì)所有的數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行整理與共享。檢察機(jī)關(guān)檔案管理的信息化，它一方面建立起為社會(huì)提供全方位服務(wù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，使原本復(fù)雜、煩瑣的檔案建立與查找機(jī)制變得更加方便與快捷，能大大地提升機(jī)關(guān)單位的管理水平與工作效率。另一方面還能大大節(jié)約機(jī)關(guān)單位的各種資源，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的信息化、高效化、規(guī)范化有著極其重要的意義。

3 檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）轉(zhuǎn)變觀念，深化認(rèn)識(shí)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，各行各業(yè)的信息化程度也在與日俱增。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子檔案不僅極大地減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且有效地提升了工作效率。此外，電子檔案管理可以實(shí)現(xiàn)快速復(fù)制和廣泛傳閱，它的便捷性是紙質(zhì)檔案不可比擬的。因此，檢察機(jī)關(guān)要高度重視這一新型管理模式，檢察機(jī)關(guān)中的管理部門工作者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，使自己的認(rèn)識(shí)不斷提高，要正確意識(shí)到信息化管理對(duì)其工作的重要性，要把管理工作中的一系列問題與社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)相統(tǒng)一，要與時(shí)俱進(jìn)，逐漸跟上時(shí)代的步伐。

（二）創(chuàng)造條件，提升隊(duì)伍素質(zhì)。在檢察機(jī)關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)工作中，檔案工作人員是具體的實(shí)踐者和操作者，他們是真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基石和源泉。因此，可以說檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的高低直接決定著檢察機(jī)關(guān)檔案管理的信息化現(xiàn)代化程度，影響著電子檔案管理模式優(yōu)越性的發(fā)揮。那么，想要提升檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化隊(duì)伍的素質(zhì)可以從以下幾個(gè)方面來得以實(shí)施：首先，建立合理、系統(tǒng)的考核制度，從而提高相關(guān)工作人員的積極性。通過一系列的考核制度，可以對(duì)相關(guān)工作人員展開客觀、有效的考核，這是不斷提高其檔案管理水平的重要方式。對(duì)一系列的工作展開科學(xué)的考核，可以促進(jìn)管理水平的進(jìn)步。其次，要注重培訓(xùn)。要充分利用上級(jí)檢察機(jī)關(guān)、地方檔案管理部門組織的培訓(xùn)，積極開展崗位練兵，定期舉行業(yè)務(wù)競(jìng)賽等活動(dòng)，逐漸提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力。

（三）遵循規(guī)范，健全制度。無規(guī)矩不成方圓，各行各業(yè)都如此，可以說健全的制度是規(guī)范管理和科學(xué)利用的前提，因此，檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)范性原則，建立適當(dāng)、合理的制度，應(yīng)當(dāng)依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，制定出符合實(shí)際情況的檔案管理制度，制定統(tǒng)一的制度與標(biāo)準(zhǔn)，有序進(jìn)行歸檔，確保信息保存與傳遞的規(guī)范性。檢察機(jī)關(guān)檔案管理部門可以健全與完善相關(guān)工作的流程，制定好檔案管理工作的步驟，除此之外，檢察機(jī)關(guān)檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)建立有關(guān)的安全措施，特別是對(duì)電子檔案的保管，以免有關(guān)信息的泄漏，以此來保證檔案的安全和完整。檢察機(jī)關(guān)檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)做到統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定好管理工作中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，從而用來衡量管理工作效率的高低。如果沒有制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的信息庫就難以實(shí)現(xiàn)，如果有關(guān)部門沒有按照一定的標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行業(yè)務(wù)，那么工作的真正意義就無法實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展、現(xiàn)代信息技術(shù)的融入，加大對(duì)檔案信息資源的開發(fā)、提高檔案利用的信息化水平已迫在眉睫，這就對(duì)檢察機(jī)關(guān)檔案工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員不僅需要擁有以往的檔案管理智力，而且還需要努力學(xué)習(xí)并且掌握檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)，從而使得檔案管理轉(zhuǎn)化為檢察機(jī)關(guān)的精神財(cái)富。但不可否認(rèn)的是，在當(dāng)前的檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中，還存在著各種各樣的問題，比如說：管理意識(shí)淡薄；檔案信息化管理制度不健全；人員素質(zhì)不高。這些問題的存在在一定程度上阻礙了檢察機(jī)關(guān)管理的信息化建設(shè)步伐，成為了檢察機(jī)關(guān)管理的信息化建設(shè)進(jìn)程中的絆腳石。因此，檢察機(jī)關(guān)就必須正確的認(rèn)識(shí)到當(dāng)前在檔案信息化管理中的一系列問題，強(qiáng)化現(xiàn)代化意識(shí)，建立健全管理和使用制度，不斷提升檔案工作者的整體素質(zhì)，以實(shí)現(xiàn)檢察機(jī)關(guān)檔案信息化管理的高效健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]江舒.淺析機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐[J].才智，2016

[2]夏偉.機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)探析[J].工作指導(dǎo)，2016

[3]潘亞麗.海事行政機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014

作者簡(jiǎn)介

卜興強(qiáng)（1975-），男，漢，江蘇泰興，邗江區(qū)檢察院，辦公室主任。

程世佳（1985-），男，漢，江蘇泰興，邗江區(qū)檢察院。