[摘 要]文書檔案是一個單位的重要資料，記載著本單位重要的歷史活動，辦公室文書檔案的管理工作越來越在社會發(fā)展中起到至關(guān)重要的作用，而文書檔案的整理和歸檔是管理工作中的重要組成部分，我們不但要提高檔案管理人員的工作意識，還要加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和素質(zhì)教育，本文是作者結(jié)合工作實(shí)踐，就如何做好辦公室文書檔案工作進(jìn)行了一些思考。

[關(guān)鍵詞]辦公室；文書檔案； 管理工作

文書檔案記載著社會發(fā)展的歷史過程，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室文書檔案的管理工作在一個單位里也起到越來越重要的作用，文書檔案是對各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據(jù)，而且還可以對各項(xiàng)工作起到較好的指導(dǎo)性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認(rèn)識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進(jìn)行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、文書檔案管理的特點(diǎn)

1.綜合性

單位的文書檔案管理工作通常是通過內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)辦公室進(jìn)行的，其具有綜合性，文書檔案不僅包括公文文書檔案，同時還包括了諸如人事、會計(jì)等檔案，門類多，內(nèi)容豐富。

2.復(fù)雜性

因文書檔案的復(fù)雜多樣，就需要收集更多并精準(zhǔn)的資料，文書檔案管理工作有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性要求，需要專業(yè)的文書檔案管理人員來處理這些工作，文書檔案管理工作與單位發(fā)展有密切關(guān)系，且檔案管理工作的復(fù)雜性要求文書檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)理論、技能、業(yè)務(wù)等方面素質(zhì)，才能成為合格的文書檔案管理人員。

二、 文書檔案管理中存在的問題

1.對文書檔案工作管理的重視不夠

雖然文書檔案管理工作是辦公室的一項(xiàng)重要工作，但行政事業(yè)單位對這一項(xiàng)工作重視程度還不夠，一些單位設(shè)置了檔案室，但大部分檔案室卻成了雜物間和儲藏室，檔案室里的設(shè)備也不夠齊全，有的甚至早已老化，這就使檔案儲存非常凌亂，特別是規(guī)模大一點(diǎn)的行政事業(yè)單位的檔案室如果不運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備，要想查閱一些資料是相當(dāng)困難的。

2.文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位的辦公室工作人員大多是身兼數(shù)職，沒有足夠的精力和時間，但檔案管理工作需要專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的人來進(jìn)行，所以很難滿足工作需要。

3.文書檔案管理缺乏較強(qiáng)的規(guī)范性

現(xiàn)階段，我國多數(shù)單位在文書檔案管理方面缺乏較強(qiáng)的規(guī)范性，具體的管理工作非常隨意，其規(guī)范性欠缺表現(xiàn)在很多方面，比如，文書檔號不規(guī)范、卷宗分類混亂、案卷名稱不符合要求，有的部分檔案沒有目錄，同時還存在卷宗的組卷雜亂無序的情況。

三、如何加強(qiáng)辦公室文書檔案的建議

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

文書檔案是單位開展工作的重要依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行決策之時往往需要參考到歷史文書檔案，因此加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視非常重要。具體來說，領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)要從硬件及軟件設(shè)施方面為文書檔案管理工作的開展提供充分有利的基礎(chǔ)條件，從而自上而下樹立起重視文書檔案管理工作的風(fēng)氣，引導(dǎo)全體職工都重視這項(xiàng)工作；其次，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地親身參與到文書檔案管理工作當(dāng)中，監(jiān)督和反思文書檔案管理工作的細(xì)節(jié)、問題及不足，并及時提出改進(jìn)意見和建議?？偠灾?，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予文書檔案管理工作高度支持，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)負(fù)責(zé)人員，派遣專業(yè)人員擔(dān)任相關(guān)職務(wù)，以促進(jìn)管理工作的落實(shí)。

2.加強(qiáng)文書檔案工作人員培訓(xùn)

作為一名文書檔案的管理人員要具備豐富的檔案管理知識與扎實(shí)的管理能力，除了業(yè)余時間自學(xué)外，還應(yīng)該多參加市、區(qū)縣組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)文書檔案管理

鑒于文書檔案的重要性，必須要加強(qiáng)文書規(guī)范管理。主要目的在于確保文書工作的及時性、準(zhǔn)確性、安全性及保密性。在日常工作中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章、制度及程序來辦事，切實(shí)保證文書材料的真實(shí)性與安全性；還要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，并在實(shí)踐當(dāng)中自主總結(jié)出一套成熟便捷的工作流程，以提高工作效率。

四、結(jié)語

文書檔案對各個單位的相關(guān)活動進(jìn)行了真實(shí)的記錄，一方面可以對單位自身的實(shí)際工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，另一方面也可以提供相關(guān)歷史憑證，推動單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。文書檔案管理其自身的政策性非常高，同時在保密以及專業(yè)性方面也提出了極高的要求，新的發(fā)展時期，信息化程度進(jìn)一步加深，推動文檔管理工作的發(fā)展，有利于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。在此環(huán)境下，必須切實(shí)加強(qiáng)文書檔案管理，增強(qiáng)相關(guān)工作人員的素質(zhì)，推進(jìn)管理的信息化發(fā)展，提高文檔管理的效率，有利于單位獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘小嬋，探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J]電腦知識與技術(shù)，2016.

[2]周家興，淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J]檔案學(xué)研究，2016.

作者簡介： 蔣文姣，重慶市沙坪壩區(qū)黨校，研究方向：財(cái)會。