毛正玉

摘 要：中職學(xué)校的發(fā)展史和光榮史可以很好的體現(xiàn)在中職學(xué)校的實物檔案上面，實物檔案相對于紙質(zhì)檔案來說，能夠更加真實、直觀和生動的展現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷史和各項實踐活動，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。因此，必須加強對學(xué)校實物檔案的管理，發(fā)揮實物檔案的重要歷史價值和意義。本文主要論述了學(xué)校實物檔案管理的意義、分類和保管與利用，希望能夠?qū)W(xué)校實物檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵字：中職學(xué)校；實物檔案管理；收集范圍；保管；利用

實物是一個特殊的載體，它有很多實用的特點，如原始性、直觀性、真實性以及生動形象等特點，這些實物檔案是對中職學(xué)校發(fā)展歷史和各項活動的真實記載，同時，實物檔案也彌補了其他形式檔案的不足之處，是學(xué)校檔案的重要組成部分，因此，必須加強對實物檔案的科學(xué)化管理和利用，充分發(fā)揮實物檔案的價值。

1 做好學(xué)校實物檔案管理的意義

1.1 真實的記載和反映出學(xué)校的發(fā)展史

實物檔案的特點包括真實性、原始性、直觀性和生動性。學(xué)校在發(fā)展過程中會收集很多的實物，這些實物記載著關(guān)于學(xué)校的社會活動以及教學(xué)、科研等過程。與此同時，通過對實物的保存，可以很好的保護實物本身的面貌。學(xué)校的實物檔案是知識內(nèi)涵和時代氣息最真實的載體，能夠真實的記錄學(xué)校發(fā)展過程中的各種榮譽，并將學(xué)校的發(fā)展史和變遷史直觀的展現(xiàn)出來。

1.2 豐富校園文化內(nèi)涵，提高學(xué)校知名度和競爭力

學(xué)校是培養(yǎng)人才的重要場所，學(xué)校的校風(fēng)在我國文化的發(fā)展過程中具有重要作用。學(xué)校的實物檔案本身能夠給給人們帶來視覺上的沖擊和感受，實物檔案的優(yōu)勢是具有文字所不能表達的直觀感和立體感，因此，實物檔案能夠更加容易被人們感受和理解。實物檔案在豐富參觀人員的情感的同時，還能夠提升參觀人員的想象空間。通過對學(xué)校實物檔案的展示，能夠使參觀者更加深入、徹底和直觀的了解學(xué)校的文化內(nèi)涵和文化底蘊，從而提高學(xué)校的知名度和競爭實力。

1.3 有效的服務(wù)教學(xué)、科研和管理，提高了高校的辦學(xué)水平

實物檔案的建立，能夠原始的、真實的保存學(xué)校建校以來的教學(xué)、科研和管理的資料，可以為后人在發(fā)展高校的時候，提供可靠的、可供參考的經(jīng)驗和歷史，為高校的發(fā)展提供最有效、最直接的幫助。

2 實物檔案的分類

中職學(xué)校檔案室要認(rèn)真做好實物檔案的歸檔、整理、歸類和保管等工作。在開展實物檔案歸檔時，要編制合理的目錄，對實物檔案編制檔號，并注明每件物品的名稱、授予或贈與單位或姓名、接受時間、歸檔時間等。對于需要長期保管的實物檔案，需要對實物的擺放框架和地點進行明確的標(biāo)注，并將檔號標(biāo)志附于相應(yīng)的實物檔案上。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，實物檔案在管理過程中逐漸向著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，因此，在進行實物檔案管理的過程中，要將學(xué)校的實物檔案和信息的收集、傳遞、存儲和利用實現(xiàn)一體化。通過對學(xué)校實物檔案管理工作的加強，可以逐步促進檔案管理工作的信息化和規(guī)范化。

3 實物檔案的保管與利用

3.1 實物檔案歸檔制度化

我們把實物檔案列在其他類檔案后面，規(guī)定了歸檔范圍和保管期限，歸檔時間不限等制度。歸檔范圍包括：名人、領(lǐng)導(dǎo)等題字、畫冊、簽名簿等；獲得的校級以上獎狀、證書、獎牌、獎杯等；本校作廢印章；校慶紀(jì)念品；學(xué)校互訪禮品；建筑物設(shè)計模型；教具和科研樣品；學(xué)校使用過的牌、匾及各時期的工作證、學(xué)生證?；盏葮悠?；捐贈的個人物品。

3.2 實物檔案的分類、背景說明及計算機編目

我們按歸檔范圍，把實物檔案分成十類，取“實物”的開頭拼音sw，再加上數(shù)字，如，sw11、sw12……每一類按年代自然排序，如，2016年征集到一幅題字，它的檔案號是2016.sw11.1，以此往下排列。然后，對每一實物檔案都要進行背景說明，包括實物的名稱、材質(zhì)、產(chǎn)生的時間、事由、何人何時歸檔的等。最后，把實物檔案的信息進行計算機編目。

3.3 實物檔案數(shù)字化加工及其電子文件與機讀目錄的鏈接

我們把征集到的每一實物檔案拍攝成照片，即形成電子文件，然后，把每一張電子照片通過系統(tǒng)軟件進行上傳，即與對應(yīng)的實物信息（機讀目錄）進行鏈接，從而構(gòu)建一套實物信息與實物照片一同歸檔，并存在互聯(lián)關(guān)系的共存模式。這種模式不僅可以將實物信息與照片信息進行有效的呼應(yīng)，而且能夠通過查閱實物的電子照片，大大地降低對檔案實體的調(diào)閱頻率，從而實現(xiàn)對實物檔案的保護，最大限度的延長珍貴實物檔案的使用壽命。與此同時，電子文件的建立也為以后的利用奠定了基礎(chǔ)，方便了對實物檔案的保管。

3.4 通過多種渠道，展現(xiàn)實物檔案價值

學(xué)校的實物檔案不僅具有非常高的研究價值，還具有非常高的利用價值，因此，要對學(xué)校的實物檔案進行多角度和多渠道的開發(fā)和利用，在使參觀者了解學(xué)校的實物檔案的同時，還要充分的發(fā)揮和展現(xiàn)實物檔案的有效價值。例如：學(xué)?？梢越ⅰ败姽ぜo(jì)念館”，在里面展示學(xué)校的實物檔案，并把它作為國家國防教育的基地和學(xué)生的歷史教育課堂；學(xué)校還可以建立“校史館”，通過展示實物檔案中的獎狀、獎杯等實物，對學(xué)校的發(fā)展歷史和業(yè)績進行展示；離退休處舉辦慶?！翱箲?zhàn)勝利70周年”書畫展，檔案館可以為他們提供多幅書畫作品，這些作品可以是離退休同志們當(dāng)初歸到檔案館的自己的作品。每年的6月9日，是國際檔案紀(jì)念日，可以利用這一重要機會，做一些實物圖片宣傳板，配上說明，印發(fā)一些宣傳冊，面向全校進行宣傳和展示。通過各種形式對實物檔案的利用，既能充分實現(xiàn)實物檔案的內(nèi)在價值，又能豐富校園文化建設(shè)的內(nèi)涵。

3.5 設(shè)立實物檔案展廳，擴大實物檔案利用量

在學(xué)校實物檔案利用的過程中，可以在檔案館設(shè)立展廳，并對展廳進行展覽區(qū)域的劃分：1）在榮譽墻部分可以展出學(xué)校在發(fā)展過程中獲得的獎狀和獎杯等實物；2）在對歷史的回顧過程中可以展出往屆校友在學(xué)校學(xué)習(xí)生活中使用過的物品，還可以展示學(xué)校的作廢印章等；3）在展示領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷方面，可以展示各級領(lǐng)導(dǎo)在重大節(jié)日對本校的信件和題詞等；4）在互訪往來部分可以展示本校與其他高校交往過程中其贈送的紀(jì)念物品；5）在校慶精品方面可以展示學(xué)校在歷屆校慶時頒發(fā)的紀(jì)念品；6）在名人物品部分可以展示為學(xué)校做出突出貢獻的名人事跡和捐贈物品等。還可以充分利用檔案館的走廊，設(shè)置展柜及吊柜，定期設(shè)立專題展。這些展覽在提高實物檔案的利用率的同時，還可以使參觀者對學(xué)校的歷史和現(xiàn)在的發(fā)展有一個深入的了解。

3.6 利用數(shù)字化技術(shù)，提高實物檔案利用率

學(xué)校在對實物檔案進行展示的同時，還可以在學(xué)校的專屬網(wǎng)頁上建立與之相對應(yīng)的虛擬實物，并對這些虛擬實物進行科學(xué)的分類。當(dāng)瀏覽網(wǎng)頁時，可以按照分類進行檢索，然后就會就會顯示與實物相對應(yīng)的信息。通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，可以在實物展示的同時，提高學(xué)校實物檔案的利用率。

4 總結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)校的實物檔案管理是中職學(xué)校檔案管理工作中的重要組成部分，并且，實物檔案的管理工作和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理之間存在著很大的區(qū)別。因此，必須加強對是實物檔案管理工作的研究，使實物檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，最大限度的實現(xiàn)實物檔案管理的價值。中職學(xué)校的實物檔案管理工作是一項長期，并且艱巨的工程，為了實物檔案管理事業(yè)的發(fā)展，必須高度重視實物檔案管理工作。

參考文獻

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