張暢

摘 要：當(dāng)前在各行各業(yè)發(fā)展過程中計算機的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子檔案，其作為檔案的重要組成部分，以數(shù)字代碼來對檔案信息進(jìn)行存儲。電子檔案的產(chǎn)生對檔案管理工作帶來了較大的改變。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，需要重視電子檔案的管理工作，以此來更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。文中分析了電子檔案管理中存在的問題，并進(jìn)一步對電子檔案管理的強化措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；安全；管理標(biāo)準(zhǔn)；真實性；統(tǒng)一管理

在當(dāng)前社會活動中，隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案數(shù)量不斷增加。由于電子檔案存儲的特殊性，而且更便于使用，這也使電子檔案成為當(dāng)前檔案的主要形勢，而且是檔案未來發(fā)展的重要方向。因此在具體工作中，需要進(jìn)一步完善電子檔案管理制度，提高電子檔案信息的安全，為電子檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

1 電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案信息安全性無法保證

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化時代，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性特點，這就使電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸過程中極易受到黑客攻擊，出現(xiàn)檔案信息被篡改和偽造等情況。同時電子檔案信息管理系統(tǒng)也容易受到病毒的侵襲，從而使檔案信息受到破壞，無法讀取，對電子檔案的安全造成較大的威脅。

（二）電子檔案容易被刪改

由于電子檔案以數(shù)字代碼形式進(jìn)行儲存，這也使其不像紙質(zhì)檔案存在有個人筆跡。而且電子檔案被篡改后不會留有任何痕跡。同時在電子檔案輸入過程中，極易出現(xiàn)失誤，同時在出現(xiàn)錯誤后由于輸入者在輸入過程中沒有留下筆跡，這樣就很難確定材料的真實性，從而導(dǎo)致無法對操作者的責(zé)任進(jìn)行追究。

（三）電子檔案的保密性存在一定的威脅

電子檔案可以利用互聯(lián)網(wǎng)任何終端設(shè)備進(jìn)行儲存和使用，而且一個終端上的電子文件能夠發(fā)送給若干個互聯(lián)網(wǎng)的終端，這就給部分需要保密的電子檔案內(nèi)容帶來較大的威脅。

（四）電子檔案的完整性很難保證

由于電子檔案結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，具有多種形式的存儲方式，而且電子檔案多處于流動的狀態(tài)，電子檔案信息容易被復(fù)制和剪切，因此在實際工作中電子檔案信息很容易出現(xiàn)缺失，而且缺失內(nèi)容不容易發(fā)現(xiàn)，這就導(dǎo)致電子檔案的完整性無法得到有效的保證。

（五）電子檔案軟件缺乏統(tǒng)一性

相較于計算機硬件的發(fā)展速度，計算機軟件的研發(fā)相對滯后，而且各地區(qū)及各單位所使用的電子檔案軟件也沒有實現(xiàn)統(tǒng)一，這就對電子檔案之間的利用及電子檔案信息全國聯(lián)網(wǎng)的實現(xiàn)帶來了較大的阻礙。

2 加強電子檔案管理工作的強化措施

（一）建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

對于文件和檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，確保文件管理通與檔案管理保持同步?？刂坪梦募芾淼那捌谥笇?dǎo)和控制，將其納入到檔案部門具體工作職責(zé)中來，即從文件的形成至檔案的查閱利用整個過程中實現(xiàn)全程的監(jiān)督指導(dǎo)。并制定科學(xué)合理的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，在電子檔案接受時，嚴(yán)格鑒定歸檔電子文件信息的真實性和原始性。

（二）嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

（三）維護(hù)電子文件和電子檔案的真實性

檔案在法律上的憑證作用是基于它的原始性，即強調(diào)原件。但對于無法直觀的數(shù)字信息，如何來認(rèn)識它的原始性呢？目前我們達(dá)成的共識是：一份電子檔案，只要它的內(nèi)容是當(dāng)時的原作者撰寫、制作出來的或經(jīng)過機關(guān)人員修改審察，在歸檔后未作過改動，我們就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)它是原始的。不管它的形式如何變化，我們要從技術(shù)上其它方面采取各種措施，確保它的原始性。對一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示，可以采用以下方法：一是保存電子文件和相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關(guān)的實用軟件與整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起。當(dāng)需要對電子檔案恢復(fù)時，可運用電子檔案存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件和制成縮微品。

（四）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔

當(dāng)前由于電子檔案在證據(jù)性、管理制度等方面還存在許多不完善的地方，因此部分機關(guān)還存在將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存的情況。這也決定了今后較長一段時間內(nèi)紙質(zhì)檔案與電子檔案會存在共存的局面。因此在電子檔案管理工作中，需要對紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行同時歸檔保存。這主要是由于當(dāng)前在技術(shù)和制度方面還不完善，電子檔案無法完全取代紙質(zhì)檔案。這種雙套歸檔制度并不是工作的重復(fù)，這是在檔案介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期必然會出現(xiàn)的一種現(xiàn)象。只有等技術(shù)和各方面條件都較為成熟時，電子檔案才能完全的取代紙質(zhì)檔案。

（五）電子檔案的集中統(tǒng)一管理

近年來利用計算機制作文件的現(xiàn)象較為常見，大部分機關(guān)都會將電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，而原電子文件則會保存在各個部門，處于分散保管的狀態(tài)。因此要求各檔案部門要做好電子檔案的歸檔工作，實現(xiàn)對電子檔案集中統(tǒng)一管理，這對于電子檔案信息的檢索、利用和共享都具有非常重要的意義。而且在電子檔案使用過程中，需要嚴(yán)格審訂使用權(quán)限，針對不同人員設(shè)置不同的利用級別，并能夠根據(jù)使用者的需求來對電子檔案進(jìn)行拷貝制作者，同時還要采用有效的措施避免拷貝的資料信息再次進(jìn)行復(fù)制。

3 結(jié)束語

近年來，在信息技術(shù)快速發(fā)展下，電子檔案的數(shù)量不斷的增加，這給電子檔案的管理工作帶來了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。所以為了更好的滿足信息時代發(fā)展的需求，需要對電子檔案管理目標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步深入，優(yōu)化電子檔案應(yīng)用方案，采取切實可行的措施做好電子檔案管理工作，有效的提升電子檔案管理工作的綜合運行效益，實現(xiàn)對檔案管理的有效控制。但電子檔案管理水平的提升，也是一個秩序漸進(jìn)的過程，需要各部門的大力支持，進(jìn)一步完善電子檔案管理制度，加快軟件的統(tǒng)一和電子檔案的集中管理，從而全面提升電子檔案管理水平，積極推動檔案行業(yè)的健康、有序發(fā)展。

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