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        解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

        2017-08-23 14:44:01沈振紅
        卷宗 2017年18期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)檔案工作檔案管理

        沈振紅

        摘 要:要想提高檔案管理的水平,就要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè),只有這樣才可以更好的提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。文章通過分析檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)涵,分析了其特點(diǎn),探究了現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容,為檔案信息化建設(shè)水平的提高和檔案管理提供合理性建議,為相關(guān)的檔案管理者提供參考,具體分析如下所示。

        關(guān)鍵詞:檔案工作;檔案信息化建設(shè);檔案管理

        1 檔案信息化建設(shè)涵義及其特征

        在我國的檔案行政管理部門引導(dǎo)下,通過對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用,進(jìn)一步優(yōu)化過去的檔案管理體系,同時(shí)收集好、管理好現(xiàn)有的檔案信息資源,利用好現(xiàn)有的檔案信息資源,這就是檔案的信息化建設(shè)。在這一建設(shè)下,檔案工作的現(xiàn)代化水平大大提高,同時(shí)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)水平也會(huì)大大提高,具體來看,檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:

        1.1 檔案信息化建設(shè)具有一定的改革性

        在檔案信息化建設(shè)過程里,通過應(yīng)用一些信息技術(shù)手段,改變現(xiàn)在的檔案管理職能,同時(shí)優(yōu)化現(xiàn)在的工作體系,在一定程度上彌補(bǔ)了過去的檔案信息建設(shè)的不足,不管是在檔案收集方面還是檔案整理方面都要更新理念,形成新的方法,優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方式,成為檔案工作改革發(fā)展的重要方向。

        1.2 檔案信息化建設(shè)具有一定的時(shí)效性

        對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作來說,其耗費(fèi)的時(shí)間比較長,而且是一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作,所以必須借助現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。在信息化建設(shè)過程里,要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),同時(shí)還要加大創(chuàng)新力度。對(duì)于檔案管理部門來說,必須及時(shí)更新硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng),做好系統(tǒng)升級(jí)和系統(tǒng)維護(hù)工作,始終保持檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性,不能因停滯不前而錯(cuò)失發(fā)展良機(jī)。

        1.3 檔案信息化建設(shè)具有一定的價(jià)值性

        檔案信息化建設(shè)可以進(jìn)一步完善現(xiàn)在的館藏體系,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,有利于實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。在實(shí)際的信息資源整合過程里,檔案自身也會(huì)提高價(jià)值,有利于為信息需求者提供更好的服務(wù)。

        2 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

        2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)軟硬件

        在檔案信息化建設(shè)里,基礎(chǔ)設(shè)施是最基本的內(nèi)容,同時(shí)它也為整個(gè)過程提供了技術(shù)基礎(chǔ)。而在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)里,檔案信息網(wǎng)絡(luò)是核心部分,它可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸和資源共享。所以,在檔案信息化建設(shè)過程里,要廣泛的應(yīng)用計(jì)算機(jī),建設(shè)檔案管理的局域網(wǎng)。

        2.2 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

        應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)在檔案信息化建設(shè)和檔案管理中具有重要意義,通過一些軟件系統(tǒng)可以更好的適應(yīng)機(jī)關(guān)文檔的一體化管理,滿足數(shù)字化檔案館建設(shè)實(shí)際需求,不過對(duì)于軟件系統(tǒng)來說,必須和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)需求相適應(yīng)。

        2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        檔案信息化法制體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系在一定程度上約束了檔案信息資源的多個(gè)方面工作,標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)規(guī)范了檔案的歸檔和使用,在一定程度上有利于更好的開展檔案信息化建設(shè)。

        2.4 安全保障體系建設(shè)

        在所有的檔案中,一些檔案信息涉及的內(nèi)容比較重要,如果不小心泄露出去會(huì)造成嚴(yán)重的后果,所以必須建設(shè)安全保障體系,具體來看主要包含以下幾個(gè)內(nèi)容:首先要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架,其次要完善現(xiàn)有的安全管理體系,最后要提高檔案信息安全意識(shí)。

        2.5 人才隊(duì)伍建設(shè)

        要想建設(shè)檔案信息化,就要建設(shè)現(xiàn)有的人才隊(duì)伍。任何工作的開展都離不開人的作用,通過普及信息技術(shù)知識(shí),培訓(xùn)技術(shù)工作人員,領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修等提高人才隊(duì)伍素質(zhì),這也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

        3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施建議

        3.1 完善現(xiàn)有的檔案信息化工作體系

        要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化就要通過相關(guān)的工作體系開展工作,所以就要從以下幾個(gè)方面采取措施:首先,要完善現(xiàn)在的運(yùn)行體系,通過《電子文件管理暫行辦法》的相關(guān)辦法,建立各部門聯(lián)動(dòng)的電子文件管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全程管理。同時(shí),根據(jù)國家現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定,賦予檔案局相應(yīng)的行政管理職能。另外,必須完善現(xiàn)在的法規(guī)制度,規(guī)范好現(xiàn)在的工作行為。除此之外,應(yīng)當(dāng)制定檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃及工作任務(wù)分解表,明確相關(guān)的責(zé)任單位。除此之外,必須完善現(xiàn)在的績效評(píng)估體系,通過評(píng)價(jià)推動(dòng)建設(shè)。

        3.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享檔案

        要想開展檔案信息化建設(shè),其中就要重視資源建設(shè),現(xiàn)在工作開展也要圍繞這個(gè)核心內(nèi)容進(jìn)行。在新的歷史發(fā)展階段,不僅要重視檔案數(shù)字化,還要重視資源的共享。具體來看,要從以下幾個(gè)方面采取措施:第一,必須推動(dòng)現(xiàn)在的檔案數(shù)字化建設(shè),通過一定的科學(xué)原則制定好工作計(jì)劃,加大監(jiān)督力度的同時(shí)保障檔案數(shù)字化工作開展。第二,要通過多重途徑滿足信息需求者,通過系統(tǒng)的檔案數(shù)字化目錄,加大投入人力資源和物力資源,實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門協(xié)調(diào)工作。第三,必須通過紙質(zhì)與電子文件雙歸檔制度,并對(duì)規(guī)定范圍內(nèi)的文本與圖形文件實(shí)行關(guān)聯(lián)并存制度,借此來實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。第四,努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。按照我國的相關(guān)政策完善現(xiàn)在的檔案信息管理體系,不管是信息的生成工作,還是信息的整理工作,都可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作。通過先易后難的原則,制定檔案信息資源共享目錄,并在此基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮業(yè)務(wù)管理部門的職能作用,通過條塊結(jié)合,來提升檔案信息的實(shí)效性,進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

        3.3 健全技術(shù)支撐和資金保障體系

        在開展檔案信息化建設(shè)過程里,要充分重視技術(shù)得作用,而要想發(fā)揮技術(shù)得作用還要加大資金投入。所以,技術(shù)體系和資金保障體系兩手都要抓。通過資金保障檔案信息化體系建設(shè),可將檔案信息化建設(shè)資金納入到財(cái)政預(yù)算當(dāng)中,并以年為單位投入基建和運(yùn)維費(fèi)用。具體來看,主要從以下幾個(gè)方面采取措施:首先,通過合作開發(fā)的形式進(jìn)一步創(chuàng)新現(xiàn)在的檔案信息化投入,鼓勵(lì)檔案部門。其次,要重視現(xiàn)在的硬件建設(shè)和軟件建設(shè),更新現(xiàn)在的設(shè)備,淘汰一些落后設(shè)備,為其發(fā)展提供良好的環(huán)境。在我國,必須建設(shè)規(guī)范化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于一些技術(shù)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行認(rèn)證。除此之外,要想提高檔案信息數(shù)據(jù)可讀性明確相關(guān)的讀寫標(biāo)準(zhǔn),即后代產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)能夠?qū)ι弦淮a(chǎn)品實(shí)現(xiàn)完全兼容及格式升級(jí)。而不同地域的檔案信息化產(chǎn)品也應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)上保持高度的一致性,從而為檔案信息資源整合與共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

        4 結(jié)論

        總的來說,要想進(jìn)行檔案工作改革發(fā)展,就要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。在新的歷史發(fā)展階段,對(duì)于檔案管理部門來說,必須充分重視檔案信息化建設(shè),優(yōu)化現(xiàn)在的檔案工作方式,同時(shí)還有重新建設(shè)現(xiàn)在的業(yè)務(wù)處理流程。檔案管理部門必須開發(fā)檔案信息資源,進(jìn)一步積極推進(jìn)檔案信息化軟硬件設(shè)施建設(shè),不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段等具體措施,推動(dòng)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案工作水平和服務(wù)水平的跨越式提高。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陳志文.方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對(duì)策[J].經(jīng)營管理者,2014(4).

        [2]賀秀麗.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題與對(duì)策[J].中國管理信息化,2011(6).

        [3]馬燕.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012(6).

        [4]趙金鳳.淺談檔案管理現(xiàn)代化與檔案信息化建設(shè)[J].水利建設(shè)與管理,2010(12).

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