李淑云

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及信息化水平的不斷提高，相應(yīng)的對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求。同時(shí)與以往相比，文書(shū)檔案管理工作的難度也越來(lái)越大。怎樣提高辦公室文書(shū)檔案管理水平，這是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題，也是現(xiàn)代化管理所注重的問(wèn)題。筆者對(duì)目前我國(guó)辦公室文書(shū)檔案管理工作存在的具體問(wèn)題做了初步分析，在此基礎(chǔ)上提出了解決策略，希望能為提升辦公室文書(shū)檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室文書(shū)檔案管理；工作思考

通常情況下，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，不僅要能良好地把握大局，還要嚴(yán)格控制每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，不忽視細(xì)節(jié)部分。因此，文書(shū)檔案管理部門(mén)要采取行之有效的措施來(lái)提升辦公室工作者的文書(shū)檔案管理業(yè)務(wù)水平，不斷完善文書(shū)檔案管理制度，加強(qiáng)相關(guān)工作銜接的合理性[1]。

1 辦公室文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.相關(guān)制度不夠完善

通常情況下，文書(shū)檔案一般都放置在綜合庫(kù)房當(dāng)中，部分檔案能夠放置在檔案室中。某些工作人員因?yàn)楦鞣N因素，不能將文書(shū)檔案做到及時(shí)歸檔。客觀上受存放區(qū)域的限制，存放后再次使用不方便；主觀上，由于工作任務(wù)較為繁重、或工作人員沒(méi)有較高的責(zé)任心，使得大多文書(shū)檔案管理工作存在松散的現(xiàn)象，導(dǎo)致文書(shū)檔案使用效率不高。在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，由于相關(guān)部門(mén)相互推諉、逃避責(zé)任，不能確保改進(jìn)和提高，又嚴(yán)重制約著文書(shū)檔案的管理[2]。此外，部分單位沒(méi)有重視文書(shū)檔案管理工作，以為是可有可無(wú)的一件事情，致使檔案管理制度不夠完善。制度缺失，使得工作人員職責(zé)分工不夠明確，責(zé)任沒(méi)有匹配到位，管理意識(shí)較弱，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作所取得的成果不盡人意，不能達(dá)到相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)、也難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

2.管理方式較為單一

目前，相當(dāng)一部分單位管理者，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到辦公室文書(shū)檔案管理工作的重要性，文書(shū)檔案管理存在三方面問(wèn)題：沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，文書(shū)檔案形成后隨意存放，不能規(guī)范整理和歸檔；沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)存放設(shè)施，有的文書(shū)檔案放置在廢棄的辦公室中，遺失損毀嚴(yán)重；沒(méi)有相應(yīng)資金投入，文書(shū)檔案的整理、存放、管理等需要投入足夠的人力物力，資金投入力度不足，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作一直停留不前。

3.管理工作者業(yè)務(wù)水平較低

對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要工作人員具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。目前，部分文書(shū)檔案管理人員因?yàn)閷?zhuān)業(yè)素質(zhì)差異較大，業(yè)務(wù)水平較低，部分工作者不能做到“及時(shí)充電”，新知識(shí)儲(chǔ)備更新不足，工作素養(yǎng)有待提升。由于文書(shū)檔案管理人員沒(méi)有較為扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技能，沒(méi)有較好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，致使在實(shí)際工作過(guò)程中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量沒(méi)有達(dá)到預(yù)期值，存在文件材料管理分散的問(wèn)題，不僅不方便今后檔案的管理，也不方便日后的查閱。此外，某些檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)，因此，他們不能做到及時(shí)整理相關(guān)檔案文件并做好相應(yīng)的記錄，對(duì)于檔案文件的真實(shí)性具有不良的影響，嚴(yán)重制約著文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展[3]。

2 提升辦公室文書(shū)檔案管理水平的策略

1.提高辦公室文書(shū)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)

辦公室文書(shū)檔案管理工作要求工作人員要有一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平和較為扎實(shí)的技能，這就要求相關(guān)管理工作者不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)。以企業(yè)為例，辦公室文書(shū)檔案管理工作者的整體素質(zhì)對(duì)公司內(nèi)部檔案管理的質(zhì)量具有直接的影響。因此需要提升企業(yè)文書(shū)檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)強(qiáng)化他們的職業(yè)素質(zhì)，這是提升公司內(nèi)部文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的前提條件[4]。提升辦公室文書(shū)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從以下四方面著手：其一，從文書(shū)檔案管理職位的招聘工作來(lái)說(shuō)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做到嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格按照相關(guān)要求來(lái)進(jìn)行招聘，將文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富、專(zhuān)業(yè)技能扎實(shí)、職業(yè)道素質(zhì)水平高的人放在文書(shū)檔案管理工作崗位上。其二，加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，為他們定時(shí)進(jìn)行“充電”，及時(shí)儲(chǔ)備新知識(shí)，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)，為使檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管以及利用打下牢固的基礎(chǔ)。其三，公司應(yīng)當(dāng)定期邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家對(duì)文書(shū)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡可能豐富，著重新知識(shí)的培訓(xùn)，例如網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)知識(shí)等，旨在全面提高企業(yè)文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)，提升現(xiàn)代化科技的運(yùn)用能力，為日后工作打下基礎(chǔ)，滿足現(xiàn)代化管理的要求。其四，為使檔案管理人員具有較高的工作積極性，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相關(guān)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，加大獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)力度，功者褒獎(jiǎng)，過(guò)者懲罰。

2.不斷完善檔案管理制度

文書(shū)檔案管理對(duì)于企業(yè)或事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，具有不可代替的作用。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作，企事業(yè)單位要引起足夠的重視，不斷完善檔案管理制度，于此同時(shí)，要加大檔案管理制度的執(zhí)行力度，旨在提升檔案管理水平，全面滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求[5]。此外，為使工作人員主動(dòng)落實(shí)檔案管理制度，應(yīng)當(dāng)為文書(shū)檔案工作人員提供良好的工作環(huán)境，提供良好的工作待遇，促進(jìn)企業(yè)員工與與領(lǐng)導(dǎo)良好關(guān)系的形成，使他們可以安心工作，具有歸屬感。

3.科學(xué)化管理

工作人員在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循那些已經(jīng)被確立材料的生成規(guī)律，隨著電子文件越來(lái)越多，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。企事業(yè)單位用人越來(lái)越精簡(jiǎn)，檔案工作同樣要做到精簡(jiǎn)，同樣需要科學(xué)化的管理方式。因此，應(yīng)當(dāng)投入更多精力到檔案管理工作中，全面滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，構(gòu)建高效的信息平臺(tái)。在實(shí)際工作過(guò)程中，歸檔文件應(yīng)當(dāng)合理分類(lèi)，便于日后查閱、排列以及編目。

4.保證所制定范圍的實(shí)效性

在制定文書(shū)立卷的范圍時(shí)，對(duì)于與本部門(mén)工作活動(dòng)的銜接性要加以充分考慮，確保它具有良好的參考價(jià)值。通常情況下，文件資料價(jià)值也會(huì)存在一定的差異。針對(duì)這種情況，應(yīng)合理劃分保管期限，使它能夠良好反映部門(mén)主要活動(dòng)資料。部分資料的價(jià)值較大，對(duì)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要作用，相關(guān)研究工作也需要查考資料，要求它具有較大的保管周期，反之，可以適度縮短保存期限。

3 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)與利用可以促進(jìn)企事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、高效、科學(xué)發(fā)展，因此，對(duì)于辦公室的文書(shū)檔案管理工作企事業(yè)單位要引起足夠的重視。在企事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，不僅需要全面完善辦公室文書(shū)檔案管理制度，以期實(shí)現(xiàn)科學(xué)化文書(shū)檔案管理、滿足現(xiàn)代化管理的具體要求，更需要全面提高文書(shū)檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)技能水平、職業(yè)素養(yǎng)以及工作積極性，從根本上提升辦公室文書(shū)檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周家興.淺談辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，23：57-58.

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[3]郭小麗.如何提升辦公室文書(shū)檔案管理水平[J].城建檔案，2016，12：77-78.

[4]孫述剛.辦公室文書(shū)檔案管理效率的提升對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，19：114.

[5]白宇紅，侯明.談如何提升辦公室檔案文書(shū)管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，03：113+115.