薛飛

摘 要：電力工程檔案是各參建單位業(yè)務活動的證據(jù)記錄，為各參建單位的業(yè)務過程提供信息支撐，也是電力項目竣工之后運營管理、維護管理等查考利用的重要信息資產(chǎn)和歷史記錄。面對電力工程檔案形成周期長，涉及單位范圍廣，關(guān)聯(lián)的業(yè)務過程錯綜復雜等特點，為有效管控檔案，信息化管理是必然的選擇。

關(guān)鍵詞：電力工程 檔案管理 信息化 必要性

一、信息化管理的必要性

（1）檔案管理的困境。電力工程建設(shè)行業(yè)普遍存在“重外輕內(nèi)”的思想，外業(yè)壓力影響內(nèi)業(yè)的質(zhì)量，往往會影響檔案工作的進度和質(zhì)量。在開展檔案管理過程中，容易陷入以下困境：在前期工作計劃，不將檔案工作全面納入相關(guān)部門的工作范圍，不任命相關(guān)的主管、分管領(lǐng)導，不制定相關(guān)檔案管理方針制度；工作開展前，未進行電力工程檔案管理業(yè)務相關(guān)培訓，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力得不到保障；在實際的檔案管理過程中，外業(yè)建設(shè)任務重容易忽略檔案的編制、整理，檔案工作進度遠遠跟不上工程建設(shè)的進度；工程建設(shè)中，因技術(shù)、施工、監(jiān)理等人員的調(diào)動、變更導致“人走檔案走”，以及工程變更未落實到檔案變更等，嚴重影響了檔案的系統(tǒng)性、完整性和準確性。

（2）檔案輔助項目治理的能力低。電力工程檔案形成于業(yè)務建設(shè)之中，能為領(lǐng)導決策，優(yōu)化業(yè)務，業(yè)務問責等提供重要依據(jù)。但是檔案編制不規(guī)范、檔案后補不真實、檔案遺失、檔案整理效率低下等問題直接影響檔案輔助項目治理的能力，大大壓縮檔案信息資產(chǎn)的經(jīng)濟效益。

（3）信息化建設(shè)不足?，F(xiàn)如今，電力企業(yè)在項目建設(shè)、生產(chǎn)過程中已基本實現(xiàn)了自動化管理，但相應的檔案管理卻沒有實現(xiàn)信息化，對其信息化建設(shè)以及信息技術(shù)的管理應用缺乏全面深入的研究，容易導致只注重追求檔案數(shù)字化，而忽略整體的信息化管理，這種信息化建設(shè)只是流于形式的存在，不能適應電力企業(yè)工程建設(shè)的需要。

二、信息化管理帶來的轉(zhuǎn)變

檔案工作是項目管理和工程建設(shè)的基礎(chǔ)，為了保障檔案輔助項目管理作用的正常發(fā)揮，電力企業(yè)必須對檔案管理工作有著明確的進度和質(zhì)量方面的要求，而傳統(tǒng)的手工管理方式根本無法真正實現(xiàn)同步管理，更不能保障檔案的質(zhì)量。為此，必須科學地借助信息化手段，實現(xiàn)以檔案形成的方式管理檔案?？茖W有效的信息化管理，不只是信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的應用，更是對現(xiàn)有工作職能的優(yōu)化轉(zhuǎn)變，是對管理思路方法的全面革新。

信息化管理會對檔案管理帶來諸多意想不到的改變。①信息化管理而非傳統(tǒng)手工管理。信息化管理對檔案工作最直觀的改變就是，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，改變傳統(tǒng)手工管理的方式。能實現(xiàn)立卷歸檔、分類、著錄、題名等基礎(chǔ)整理工作的全自動化；②全過程管理而非分階段管理。能實現(xiàn)檔案管理的前端控制，實現(xiàn)電力文件從形成、流轉(zhuǎn)、捕獲、登記、鑒定、分類、固化、永久保存或銷毀的全過程管理，真正實現(xiàn)文檔一體化管理，改變文件管理和檔案管理分階段兩條線的管理；③集成管理而非分散管理。在信息化的助力下，檔案管理可以與業(yè)務管理有效集成，檔案管理與業(yè)務管理的密切聯(lián)系不再被人為割裂；④全員參與而非各自為政。全員參與檔案工作在信息化的背景下成為可能，可以逐漸擺脫項目建設(shè)部門與檔案管理部門各自為政的局面，極大地提高檔案工作與業(yè)務工作集成的執(zhí)行力；⑤標準化管理而非經(jīng)驗管理。信息化管理是標準化管理的基礎(chǔ)，可以最大限度保障檔案工作的質(zhì)量，也可以減少純粹經(jīng)驗管理對檔案管理者的要求和人為操作的失誤，以及人工管理所存在的其它隱患。

三、構(gòu)建檔案信息化管理體系

面對電力工程檔案信息化建設(shè)這一新課題，應借助現(xiàn)代科技使檔案管理邁向新臺階，轉(zhuǎn)變工作職能，不斷轉(zhuǎn)變管理方法與思路，積極探索基于信息化的電力工程檔案管理體系。

（1）全員參與，領(lǐng)導力做支撐。首先，在充分梳理電力工程項目建設(shè)業(yè)務的基礎(chǔ)上，明確電力工程檔案管理體系的組織結(jié)構(gòu)，科學界定檔案管理的職責和權(quán)限。檔案管理的職責除了要分配給專業(yè)的文件檔案管理部門人員，還應適當?shù)胤峙涞较鄳穆毮懿块T和層級，特別是組織的高管、項目經(jīng)理、信息管理人員、系統(tǒng)管理人員和在日常工作中需要創(chuàng)建和控制文件的其他人員，實現(xiàn)全員參與檔案管理。再者，領(lǐng)導層是電力工程檔案信息化管理的重要支撐。領(lǐng)導應保證檔案管理體系與電力工程項目建設(shè)的戰(zhàn)略方向一致，應將檔案管理體系的要求集成到組織機構(gòu)的業(yè)務過程中，確保檔案管理體系達到預期目標，為檔案管理體系建立、實施、維護和持續(xù)改進提供資源，確保完成檔案管理體系分配的任務。單位還可以采取一些輔助措施保障檔案管理工作順利開展，例如，將檔案管理的要求明確寫進合同條款，在企業(yè)內(nèi)部制定檔案管理評選的辦法，鼓勵先進，鞭策落后等。

（2）制度規(guī)范先行。建立健全電力工程檔案管理制度和標準規(guī)范，將檔案管理制度、職責權(quán)限和檔案管理的操作規(guī)范指南等文件化，確保電力工程檔案信息化管理有規(guī)可循。在參照國內(nèi)外檔案管理的政策和標準規(guī)范的基礎(chǔ)上，并根據(jù)電力工程檔案管理的實際需要和電力工程建設(shè)業(yè)務的需要，制定本企業(yè)的電力工程檔案管理標準規(guī)范體系。其中，制定一整套適用于本企業(yè)的檔案管理指南，包括電力工程檔案的模板、文件檔案的流程管理、檔案的分類、題名、著錄等規(guī)范等，實現(xiàn)電力工程檔案管理的標準化和規(guī)范化，并為檔案信息化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

（3）全過程管控。要保證電力工程檔案的系統(tǒng)、準確、完整，必須借助質(zhì)量管理的全過程管理方法，并且將過程文件的產(chǎn)生和工程建設(shè)項目進度計劃及文件檢查結(jié)合起來，采用事前計劃、事中控制、事后檢查的方式進行管理。①在項目前期規(guī)劃階段，根據(jù)文件檔案管理的要求及項目的實際情況，制定與項目相適應的檔案管理規(guī)劃。檔案管理規(guī)劃包括檔案工作的進度計劃和質(zhì)量要求，可以細化到確定每項業(yè)務過程中應形成的文件、文件中需包含的信息，檔案管理的元數(shù)據(jù)等。②在電力工程建設(shè)過程中，做好施工現(xiàn)場檔案管理，定期總結(jié)匯報檔案管理工作，做好關(guān)鍵點、里程碑的檔案工作的指導與檢查。③嚴把竣工驗收關(guān)。檔案人員參加單項工程的預驗收和竣工驗收，負責對工程檔案資料進行全面檢查，提出整改意見，并督促檢查各參建單位進行整改。

（4）建立信息管理系統(tǒng)。電力工程檔案的信息化管理，必須借助信息管理系統(tǒng)才能實現(xiàn)，需要一個能實現(xiàn)文件從形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、鑒定、保存或銷毀的全過程管理的信息管理系統(tǒng)，為電力工程檔案的自動化、智能化、標準化、精細化管理護航。信息管理系統(tǒng)的研發(fā)要以國內(nèi)外文件檔案管理最新的規(guī)范、標準為參考，確保電力工程檔案管理走在時代的前沿。信息管理系統(tǒng)能在去人工化的基礎(chǔ)上最大限度地提高檔案工作的效率和質(zhì)量。管理系統(tǒng)在文件檔案的計劃、形成、流轉(zhuǎn)、歸檔等階段全部實現(xiàn)自動化管理。同時利用權(quán)限控制、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)字簽名等方式，保證項目現(xiàn)場文件的真實性，解決了項目檔案的法律定位問題。

參考文獻

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