楊子萱

摘 要：數(shù)字化時(shí)代企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)最重要的寶貴財(cái)富，也是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平的體現(xiàn)，更是一個(gè)企業(yè)綜合能力的表現(xiàn)。本文以檔案信息化的概念和檔案信息化的重要性為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行展開(kāi)分析，在數(shù)字化時(shí)代的大背景下，探討了企業(yè)檔案信息化建設(shè)所存在的問(wèn)題，最后從加強(qiáng)企業(yè)管理部門(mén)對(duì)檔案信息化管理的重視、加大企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施投入、完善企業(yè)檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)數(shù)字化檔案網(wǎng)站的建設(shè)四個(gè)方面，探討了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策及引發(fā)的思考性問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；企業(yè)檔案；信息化建設(shè)

1 數(shù)字化時(shí)代檔案信息化概念及其檔案信息化重要性

1.1 數(shù)字化時(shí)代檔案信息化的概念

企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)的靈魂，是最重要的寶貴財(cái)富，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式的體現(xiàn)。所謂檔案信息化建設(shè)就是利用新時(shí)代的技術(shù)在保證企業(yè)檔案內(nèi)容不變的情況下，把檔案的機(jī)構(gòu)和存儲(chǔ)的方式作出符合信息化原則的轉(zhuǎn)化。在轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，一方面需要實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的資源化，另一方面是對(duì)企業(yè)檔案物理形態(tài)作出符合信息化環(huán)境和信息化目標(biāo)的轉(zhuǎn)化。在數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，并不是一個(gè)單純意義上的技術(shù)性問(wèn)題，在很大程度上表現(xiàn)出了系統(tǒng)性與工程的復(fù)雜性，是技術(shù)與業(yè)務(wù)之間的相互溝通、相互影響、相互融合的過(guò)程。

1.2 數(shù)字化時(shí)代檔案信息化的重要性

企業(yè)檔案信息化是提升檔案管理工作水平的必然要求。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理都是以紙張形式進(jìn)行記錄管理的，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，逐漸出現(xiàn)了照片、影片、錄音錄像帶、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等多種形式的載體。而現(xiàn)代化的數(shù)字電子檔案又成了檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)企業(yè)檔案管理，它具有極強(qiáng)的管理性和安全性，更容易保存，不易損壞。只有實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的信息化管理，才可以把封閉式的檔案變成可以科學(xué)合理配置的檔案系統(tǒng)，也為今后檔案信息化管理和利用提供了保障。

2 數(shù)字化時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

在數(shù)字化時(shí)代的大背景下，許多企業(yè)在企業(yè)檔案建設(shè)中出現(xiàn)了不平衡性，甚至還有一些企業(yè)出現(xiàn)了生存性問(wèn)題。主要表現(xiàn)在：企業(yè)資金不足、專(zhuān)業(yè)人才缺乏、基礎(chǔ)化設(shè)置不夠、信息化程度不高等等。并且檔案信息化管理和其他信息管理之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的銜接與溝通，在很大程度上，給我們國(guó)家的企業(yè)信息一體化管理帶來(lái)了重重阻礙。

3 數(shù)字化時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)企業(yè)管理部門(mén)對(duì)檔案信息化管理的重視

從企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，信息化檔案管理在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，逐漸占有了舉足輕重的地位。一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)需要一套完整的企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)，在時(shí)效上，企業(yè)檔案還需要具備信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)從生產(chǎn)到策劃再到營(yíng)銷(xiāo)，需要企業(yè)檔案在建立和制作的過(guò)程中更加詳細(xì)、具體和完整。這不僅有利于企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)和管理，同時(shí)也提高了企業(yè)的工作效率。因此，越來(lái)越多的管理層開(kāi)始重視企業(yè)檔案信息化的管理與建設(shè)，因?yàn)樗麄円呀?jīng)深刻的意識(shí)到，只有與時(shí)俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變思維方式，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，才能使企業(yè)在雨后春筍般的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之林。

3.2 加大企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施投入

檔案建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的實(shí)現(xiàn)，離不開(kāi)硬件設(shè)備的配置。然而，受資金等種種方面的制約，許多中小型企業(yè)并不愿意投入資金在企業(yè)檔案的信息化建設(shè)上，從而造成了檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備不足、設(shè)備陳舊等問(wèn)題。如今很多企業(yè)還處于比較傳統(tǒng)的檔案管理狀態(tài)，更多的是以書(shū)面形式進(jìn)行企業(yè)檔案管理，而書(shū)面的形式更容易丟失或損壞，久而久之企業(yè)就會(huì)進(jìn)入惡性循環(huán)的狀態(tài)。要想改變這種現(xiàn)狀，企業(yè)必須加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，不斷提高信息化基礎(chǔ)技術(shù)水平與硬件設(shè)備配置，以檔案信息化系統(tǒng)為主體，在數(shù)據(jù)庫(kù)體系中進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、整合、利用。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)備份系統(tǒng)、安全加密系統(tǒng)的多方位建設(shè)。一旦出現(xiàn)黑客攻擊、病毒入侵、文件損壞等現(xiàn)象，企業(yè)就能通過(guò)檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)對(duì)損壞的檔案進(jìn)行更新恢復(fù)，及時(shí)、有效的保證了檔案的完整性、安全性，將企業(yè)的損失降到最低，確保企業(yè)正常運(yùn)行。

3.3 完善企業(yè)檔案管理機(jī)制

加強(qiáng)制度建設(shè)、建立良性運(yùn)行機(jī)制，是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。首先要建立健全科學(xué)管理檔案的長(zhǎng)效機(jī)制，引進(jìn)一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，企業(yè)檔案管理應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新，更應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段不斷強(qiáng)化管理水平。一是要建立目標(biāo)職責(zé)體系。制訂《檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)》、《檔案員、兼職檔案員工作職責(zé)》等制度，使責(zé)任落實(shí)到人。二是要建立操作規(guī)范體系。按照檔案管理要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，制定并落實(shí)文書(shū)立卷歸檔辦法，文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限、檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀等制度，使檔案管理工作做到有章可依，有規(guī)可循。三是要建立督促檢查體系。大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督檢查力度，采取自查、互查、抽查、普查相結(jié)合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和隱患，堅(jiān)決杜絕在檔案管理中出現(xiàn)案卷?yè)p壞、失密泄密、案卷丟失等問(wèn)題，推動(dòng)檔案工作健康發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)數(shù)字化檔案網(wǎng)站的建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案工作面向員工和社會(huì)的一個(gè)重要窗口，是數(shù)字化時(shí)代發(fā)揮檔案信息作用的重要渠道。為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)提供及時(shí)、可靠的檔案信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。利用者可以通過(guò)網(wǎng)站快速瀏覽檔案信息，在互不干擾的同時(shí)，在各自的計(jì)算機(jī)終端上查找、利用同一份文件，大大提高了工作效率。檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了檔案利用的無(wú)紙化辦公，系統(tǒng)自動(dòng)記錄、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等，效率高速度快；檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，能實(shí)現(xiàn)交流方式資源共享，開(kāi)放式數(shù)據(jù)庫(kù)，可以實(shí)時(shí)傳送檔案數(shù)據(jù)，使信息資源得到最有效的利用；檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，還可以實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程利用檔案信息，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)，也為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化提供有力的保障。

4 總結(jié)

數(shù)字化企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是一個(gè)企業(yè)跟上時(shí)代步伐的必經(jīng)之路，也是一個(gè)企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要方向。是企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的體現(xiàn)，更是企業(yè)提高效率的核心。堅(jiān)持以用戶(hù)的理念為想法進(jìn)行服務(wù)，在此過(guò)程中不斷的拓展新領(lǐng)域、豐富企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容、創(chuàng)新企業(yè)檔案的服務(wù)機(jī)制、改善服務(wù)條件、提高服務(wù)質(zhì)量、滿(mǎn)足各種用戶(hù)的不同需求。才能使企業(yè)不斷發(fā)展壯大，在雨后春筍般的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之林。

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