李莉虹

摘 要：在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，各個(gè)行業(yè)在謀求自身進(jìn)步的過程中，較為注重內(nèi)部的建設(shè)和管理工作，其中文書檔案管理的工作屬于企業(yè)管理重要的一項(xiàng)。鑒于其對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)開展能提供重要資料，本文根據(jù)這一課題展開詳細(xì)的分析，主要從闡述重視建筑企業(yè)文書檔案管理重要意義的角度著手，對(duì)現(xiàn)階段建筑企業(yè)檔案管理存在不足予以分析，并提出了針對(duì)性的優(yōu)化建議。此次研究的主要目的是強(qiáng)化現(xiàn)今建筑企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而完善現(xiàn)今建筑企業(yè)和其他行業(yè)企業(yè)的檔案文書管理的工作內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè)；企業(yè)文書檔案；管理工作

企業(yè)文書檔案資料主要涵蓋以下幾方面的內(nèi)容：一是黨政工團(tuán)活動(dòng)的文件和會(huì)議資料；二是內(nèi)部人士資源管理的資料；三是科技項(xiàng)目詳細(xì)報(bào)告文件。這三方面屬于建筑企業(yè)工作順利開展的重要工作記錄和基礎(chǔ)工作開展的保障，檔案中的信息能為改善現(xiàn)行業(yè)務(wù)開展，同時(shí)也為制定下一階段發(fā)展規(guī)劃和策略提供重要的文獻(xiàn)資料。因此，文書檔案管理受到建筑類型企業(yè)管理人員的重視。但是，在文書檔案管理實(shí)際工作中，存在很多不足，該種狀況的出現(xiàn)不利于新時(shí)期建筑企業(yè)的穩(wěn)定經(jīng)營和長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，本文從以下三個(gè)方面對(duì)此次研究的課題展開詳細(xì)地分析和論述。

1 重視建筑企業(yè)文書檔案管理的重要意義

建筑設(shè)計(jì)和施工的單位在開展自身業(yè)務(wù)的過程中，在經(jīng)營、生產(chǎn)、決策、推廣等方面會(huì)產(chǎn)生較多的文書資料，其中對(duì)建筑企業(yè)自身發(fā)布的發(fā)展計(jì)劃、各種類別的報(bào)告、信息簡報(bào)和會(huì)議記錄進(jìn)行了詳細(xì)地記錄，內(nèi)容不單是記錄了企業(yè)各種形式的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，同時(shí)也彰顯了企業(yè)自身的形象以及管理的質(zhì)量。關(guān)于該方面的管理事項(xiàng)，現(xiàn)階段建筑施工企業(yè)和組織在開展自身生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)不斷地完善自身檔案管理的機(jī)制，對(duì)管理的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，才能提升自身檔案管理的質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)在同行業(yè)中的綜合競爭力。換而言之，建筑企業(yè)文書檔案的管理工作能指導(dǎo)自身業(yè)務(wù)的開展，并能對(duì)新項(xiàng)目開發(fā)提供風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的資料，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤。從這一角度進(jìn)行分析得知，建筑企業(yè)重視文書檔案管理工作，對(duì)其長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。

2 現(xiàn)階段施工企業(yè)文書檔案管理存在的不足

2.1 從業(yè)人員對(duì)檔案企業(yè)資產(chǎn)重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)

從上述的分析中了解到文書檔案屬于建筑工程企業(yè)發(fā)展的重要資源，作為一種無形的企業(yè)資產(chǎn)，與人力資源和其他物質(zhì)資源一樣，屬于建筑工程企業(yè)發(fā)展資源重要的組成部分[1]。文書檔案雖然從形式上劃分屬于企業(yè)活動(dòng)的記錄性資料，但其屬于建筑工程企業(yè)無形資產(chǎn)中有形載體，是建筑工程企業(yè)寶貴的資源。但是現(xiàn)階段，建筑企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)管理工作的人員對(duì)其重視程度不夠，大部分人員受到傳統(tǒng)文書管理工作的影響，只對(duì)資金管理方面予以重視，其他資料的整理和存檔存在疏漏的現(xiàn)象。尤其是對(duì)人事考評(píng)和項(xiàng)目資料，積壓在卷柜當(dāng)中，未進(jìn)行及時(shí)有效地整理和存檔，這樣的工作狀態(tài)嚴(yán)重地阻礙了文書檔案功能的發(fā)揮。

2.2 檔案相應(yīng)的管理制度不完善

現(xiàn)階段，大多數(shù)的建筑工程企業(yè)在對(duì)自身文書檔案進(jìn)行管理的過程中，是按照企業(yè)陳舊的管理方式來制定管理的工作內(nèi)容，這樣將導(dǎo)致很多新的資料和文件放置在檔案室未能予以適當(dāng)?shù)靥幚?，這樣的狀況勢(shì)必造成資料的被動(dòng)丟失。而主導(dǎo)的因素是負(fù)責(zé)文書管理工作的部門缺乏相應(yīng)管理制度，在實(shí)際操作的過程中無法對(duì)新的資料和文件類型進(jìn)行分類整理[2]。這樣的現(xiàn)象普遍存在于現(xiàn)今處于轉(zhuǎn)型期間的建筑企業(yè)，在建筑企業(yè)內(nèi)部實(shí)施新的管理辦法，不同部門的管理制度和流程處于相互閉塞的狀態(tài)，在新的制度執(zhí)行之后，各部門之間業(yè)務(wù)開展中涉及到的信息無法實(shí)現(xiàn)互通。從這一角度分析得知，在建筑企業(yè)對(duì)自身經(jīng)營方式進(jìn)行改進(jìn)的過程中，未能對(duì)檔案管理部門的制度更新，將導(dǎo)致部分文書資料難以發(fā)揮其重要作用。

2.3 建筑企業(yè)對(duì)自身檔案管理資產(chǎn)投入不足

影響文書檔案管理工作有效開展的不僅是以上兩方面，建筑企業(yè)對(duì)文書檔案管理資產(chǎn)投入不足同樣影響著最終的管理效率。隨著經(jīng)濟(jì)改革政策的不斷實(shí)施，建筑工程企業(yè)發(fā)展速度較快，在全國范圍內(nèi)建筑行業(yè)發(fā)展的勢(shì)頭較強(qiáng)。但是，在我國推行的新常態(tài)經(jīng)濟(jì)發(fā)展策略之后，發(fā)展的模式向穩(wěn)定的方向發(fā)展。這樣使得施工單位的資金流動(dòng)速度較慢，甚至面臨較大金額的債務(wù)償還的問題。在文書檔案管理方面，資金投入量越來越少，各項(xiàng)工作開展的支出受到影響，文書檔案管理自然受到不同程度的制約。從這一角度分析得知，建筑企業(yè)對(duì)檔案管理投入金額的減少，制約了其輔助功能的發(fā)揮。

3 強(qiáng)化現(xiàn)階段建筑企業(yè)對(duì)企業(yè)文書檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 注重檔案管理機(jī)制的規(guī)范化

為了更好地發(fā)揮建筑企業(yè)檔案管理的輔助作用，注重管理機(jī)制的規(guī)范化勢(shì)在必行，在實(shí)際的操作中應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：一是完善文書檔案管理工作的內(nèi)容?？梢酝ㄟ^構(gòu)建專門的檔案管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案資料予以管理。在實(shí)際管理中，應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并通過自查的形式來總結(jié)問題出現(xiàn)的主要原因，然后制定完善制度的方案。二是構(gòu)建檔案資料管理系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部在設(shè)立專門的檔案資料管理團(tuán)隊(duì)之外，還要組織其他部門與基層單位的人員來兼職檔案管理人員的職責(zé)，這樣不同部門的資料由相應(yīng)部門的人員來處理，更能清楚檔案的流向。三是對(duì)檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行補(bǔ)充和改進(jìn)，以此來建立其科學(xué)的管理系統(tǒng)[3]。在實(shí)際操作中，建筑企業(yè)在遵守《檔案法》的基礎(chǔ)之上，要完全執(zhí)行國家檔案局的相應(yīng)規(guī)定，按照自身的真實(shí)狀況，制定和企業(yè)自身發(fā)展情況相符的管理機(jī)制，使其更規(guī)范。

3.2 深化從業(yè)人員對(duì)檔案企業(yè)資產(chǎn)的認(rèn)知

制定相應(yīng)的制度之后，應(yīng)注重端正從業(yè)管理人員工作態(tài)度，這就需要增強(qiáng)檔案室從業(yè)人員的管理意識(shí)。在實(shí)際的工作中首要的工作是打破以往的管理觀念，強(qiáng)化檔案管理員對(duì)工作的重視程度，在建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真執(zhí)行相應(yīng)法律法規(guī)同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作重要性的宣傳和宣講?？梢圆捎萌珕T會(huì)議的形式，將文書檔案資源對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義和精神傳達(dá)給檔案管理員及其部門主管，使其明確各部門員工在檔案管理實(shí)際工作中的重要職責(zé)和肩負(fù)的使命，并通過制定績效制度，與其工資掛鉤，使檔案管理人員明確檔案管理的重要性。

3.3 加大建筑企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案管理資產(chǎn)的投入

注重建筑企業(yè)文書檔案管理不僅需要在工作內(nèi)容上完善，同時(shí)還要投入大量的資金來維持檔案管理工作的改革。在上文中提到的績效管理中，應(yīng)增加對(duì)檔案員的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。而檔案管理最為重要的是文書檔案中的信息，其中的信息和數(shù)據(jù)能反映企業(yè)發(fā)展內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境的特點(diǎn)，鑒于數(shù)據(jù)的重要性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重信息化設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，同時(shí)要聘用掌握高科技技術(shù)的人才，這樣才能更好為文書檔案管理工作的創(chuàng)新和改革提供重要的技術(shù)支持。因此，加大建筑企業(yè)的對(duì)內(nèi)部檔案管理資產(chǎn)的資金投入，對(duì)完善檔案管理工作具有重要的意義。

4 結(jié)論

通過本文的分析得知，建筑企業(yè)檔案文書包含了眾多的資料和信息，這些內(nèi)容對(duì)改進(jìn)企業(yè)現(xiàn)行的業(yè)務(wù)和制定新的發(fā)展戰(zhàn)略提供了重要的信息。但是，實(shí)際管理中存在的諸多問題嚴(yán)重制約了其輔助功能的發(fā)揮。因此，本文針對(duì)現(xiàn)階段建筑企業(yè)檔案管理存在的不足提出了針對(duì)性的建議：注重檔案管理機(jī)制的規(guī)范化、深化從業(yè)人員對(duì)檔案企業(yè)資產(chǎn)的認(rèn)知、加大建筑企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案管理資產(chǎn)的投入。此次研究的結(jié)果能在一定程度上改善檔案管理的不足，望能為現(xiàn)今建筑企業(yè)提供幫助和推廣使用。

參考文獻(xiàn)

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