黃波+夏妍+林英楠

摘 要：本文通過分析檔案工作的現(xiàn)狀，檔案工作中存在的隱患問題，就缺乏外動力、自身認(rèn)識不足、工作創(chuàng)造性不強、工作內(nèi)容重復(fù)性大導(dǎo)致惰性強等問題提出應(yīng)從不斷學(xué)習(xí)，勤于思考，完善自我，通過專業(yè)交流培訓(xùn) ，搭建平臺制造機遇，檔案人才隊伍的建設(shè)，建立任職資格體系等方法手段去提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與工作能力。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員；能力；提升

1 人才隊伍建設(shè)的必要性

隨著社會的變化的日新月異，尤其是中共中央辦公廳[2014]15號文件《關(guān)于加強和改進(jìn)新形式下檔案工作的意見》頒布后，檔案工作內(nèi)容越來越豐富，地位越來越高。同時，由于信息化迅猛發(fā)展，檔案管理模式也不斷變化、不斷更新，對檔案管理人員的能力也有了新的要求。從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀看來，檔案管理人員的能力還不能完全適應(yīng)這種新模式和新變化，檔案管理隊伍建設(shè)、提升檔案管理人員的能力是必不可少的。

檔案管理人員的工作實質(zhì)就是把有價值的資料及時收集、整理和保管形成檔案，有效地提供給用戶使用。在大數(shù)據(jù)時代，很多紙質(zhì)文檔都已經(jīng)變成了電子文件，檔案管理人員能否順利地收集到完整、真實、有效的檔案，又能否以最合理、高效的方式提供利用，這與檔案管理人員的能力、檔案隊伍的整體素質(zhì)密切相關(guān)。因此進(jìn)行檔案管理隊伍建設(shè)、提高檔案管理人員的能力，對于做好檔案管理工作為科研生產(chǎn)提供有力保障。

2 檔案管理隊伍的潛在隱患

2.1 檔案管理人員知識水平老化

傳統(tǒng)的檔案管理模式大多比較簡單，多依賴手工操作，缺現(xiàn)代化信息技術(shù)的支撐，而在信息化的今天，檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化管理是必然的趨勢，也只有實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能實現(xiàn)自身突破走上良性發(fā)展的軌道。由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代數(shù)字化管控模式轉(zhuǎn)換，需要檔案管理人員具備一定的信息化的能力，對于大多數(shù)檔案管理人員而言，是一件比較困難的事情，因為對于檔案管理人員來講專業(yè)的不同是很大的問題。

2.2 外部環(huán)境因素導(dǎo)致動力不足

檔案工作由于本身職能的特點，在單位里往往被邊緣化，容易被人所忽視。對于管理、研制生產(chǎn)流程中文件檔案的積累、移交不是很重視，造成很多有價值的文件檔案流失，而每當(dāng)檔案人員提出歸檔要求時，他們能夠找出種種理由推脫，或是歸檔的文件不完整。在沒有更有效的解決方法下，檔案人員只能通過反復(fù)地開協(xié)調(diào)會督促他們歸檔，但往往效果不理想。長期看不到成績的歸檔工作導(dǎo)致檔案人員麻木疲憊，最終失去了能力提升的愿望，嚴(yán)重的更是影響了前進(jìn)的動力。

2.3 檔案管理人員自身認(rèn)知不足

在被忽視的同時，檔案管理人員在倦怠的工作中，缺乏對自己能力的認(rèn)知，或是已適應(yīng)了周而復(fù)始的工作內(nèi)容進(jìn)入了麻木的狀態(tài)，不愿意再去奮斗，不愿意再去思考如何改進(jìn)工作方法，潛能只能被靜靜地被封存，他人甚至自己并不認(rèn)知。

2.4 大量且重復(fù)性工作性質(zhì)決定了不思進(jìn)取的狀態(tài)

檔案室是單位各類文件保管存貯的地方。各種各樣的紅頭公文、技術(shù)文件、生產(chǎn)跟蹤冊、實物等大量的類型各異的文件需要進(jìn)行整理、錄入、上架管理，每天檔案人員都得面對大量的工作內(nèi)容，無暇去顧及如何提高效率，提升質(zhì)量，從此也就放松了對自己的要求，只是盲目地去應(yīng)對工作，失去了自身能力的提升機會。

3 解決措施

3.1 不斷學(xué)習(xí)，勤于思考，完善自我

當(dāng)今，隨著社會現(xiàn)代化快速的發(fā)展，新環(huán)境、新理念、新知識層出不窮，作為一名檔案管理人員，面臨的是各個領(lǐng)域的新情況、新問題。新系統(tǒng)上線后，在新環(huán)境下產(chǎn)生的文件如何管控、歸檔、提供利用，數(shù)字化審批流程下的文件如何發(fā)放受控等等新的知識、新的問題源源不斷，催生出“能力危機”、“本領(lǐng)恐慌”。在這種局面下，檔案人員只能不斷地學(xué)習(xí)新知識，掌握新領(lǐng)域下的新本領(lǐng)，開闊新思路，才能牢牢抓住工作的主動權(quán)，更好地為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，勝任本職工作?！皩W(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆”，加強學(xué)習(xí)，要在思考上大下功夫，只有把認(rèn)真學(xué)習(xí)和勤于思考結(jié)合起來，把各種知識融會貫通，進(jìn)而轉(zhuǎn)換成個人的本領(lǐng)，自身能力才可能不斷地提升。

3.2 專業(yè)培訓(xùn)、交流是提升檔案管理人員能力水平行之有效的方法

檔案人員平日的工作量已經(jīng)很大，他們往往只注重了日常傳統(tǒng)的工作，忽視了新理念、前沿知識的學(xué)習(xí)和積累。如今是信息化大數(shù)據(jù)的時代，隨著信息量的突飛猛增，再用傳統(tǒng)的理念和手段管理文件檔案已經(jīng)趕不上時代的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理中凸顯出很多問題，比如檔案人員工作量的成倍增長，檔案數(shù)量成倍的增長導(dǎo)致庫房面積不斷的緊缺等問題已經(jīng)迫在眉睫，成為文件檔案管理的瓶頸。要想突破瓶頸，靠增加檔案管理人員，增加檔案庫房面積，不僅不可能也不治本。那么就要尋求另一種手段、方式解決，數(shù)字化檔案室的建設(shè)成為解決這一問題的有效、可行、必要的方法。將傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件檔案變成數(shù)字檔案可以使以上問題迎刃而解。

實現(xiàn)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要條件就是要檔案人員具備一些信息化管理的理念和基本知識，需要清楚在檔案管理中如何提出合理的需求，如何配合開發(fā)人員實現(xiàn)系統(tǒng)的建設(shè)以及信息系統(tǒng)的有效使用，要求檔案人員的工作能力和管理水平隨著時代的進(jìn)步而不斷的提升。

有效快速的方法就是不斷對檔案人員進(jìn)行進(jìn)階式培訓(xùn)。針對工作中實際遇到的具體問題、疑惑進(jìn)行培訓(xùn)組織交流，不僅能夠使他們在日常工作中不斷了解、掌握前沿知識，還能夠?qū)⒃跈n案管理中的好的經(jīng)驗、實用的方法相互傳遞，使得檔案管理人員的管理水平迅速提高。

3.3 搭建平臺制造機遇為檔案管理人員營造氛圍

機遇與挑戰(zhàn)并存，困難和收獲同在。機遇是成功的關(guān)鍵，不要小看任何的機會。記得有一個故事，有一只小鷹，從小跟著雞群一起長大，不用為尋水覓食而奔波，小鷹也一直認(rèn)為自己是一只不會飛的小雞。直到有一天，小鷹從懸崖上掉下去，就在急速墜落的過程中，它撲棱撲棱翅膀，在墜地前竟突然飛起來了。這個故事充分說明了，在平庸的生活中，無所事事，平平淡淡，人自身的潛能只能被靜靜地封閉在深處，不顯現(xiàn)，不被人（包括本人）所發(fā)現(xiàn)，只有在遇到困難、遇到問題，在外力的推動下潛能才被激發(fā)出來，才凸顯，所以機遇 、外動力甚至可以說困難、險境是自身潛能量充分凸顯的關(guān)鍵。讓自己面對更多的挑戰(zhàn)，承擔(dān)更多的任務(wù)，才能有機會有可能在困難、在險境中得到成長、能力得到提高。制造機遇搭建平臺為檔案人員創(chuàng)建能夠發(fā)展的環(huán)境就顯得尤為重要，尋求更多的機會、搭建更多的平臺為檔案人員創(chuàng)建更多能力提升的條件。

3.4 團(tuán)隊的建設(shè)成就決定了個人能力的提升

相互影響、相互幫襯、相互激發(fā)是檔案管理人員能力提高的有效方法之一，團(tuán)隊的能量是不容忽視的。一只螞蟻的力量微乎其微，但一群螞蟻能吃掉比它自身大千萬倍的牛，這是我們小時候都聽過的故事。一個優(yōu)秀的團(tuán)隊所能發(fā)揮的能力不是團(tuán)隊每個成員能力簡單的疊加，其能量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于每個隊員能量之和。團(tuán)隊蘊含能量高低跟團(tuán)隊建設(shè)的成效息息相關(guān)。成員之間的和諧（指成員間的相互理解、相互信任、相互包容、相互激發(fā)）程度高，加之共同壓力、目標(biāo)的外動力驅(qū)動下產(chǎn)生的團(tuán)隊能量才是最大的。團(tuán)隊建設(shè)成功了，每個成員的能力自然也就隨之提升了。

總之，在內(nèi)力與外力的共同的驅(qū)使下，檔案管理人員能力的提升是要從根本上重視自身的潛能的挖掘，在不斷學(xué)習(xí)思考的同時承攬更多的任務(wù)，在問題和解決問題的過程中不斷成長。

作者簡介

黃波（1969-），女 ，學(xué)士學(xué)位，副研究館員，檔案管理崗位，北京精密機電控制設(shè)備研究所信息中心。