陳愛(ài)瑾

摘 要：縮微拍攝前的準(zhǔn)備工作是提高縮微拍攝的首要任務(wù)，拍攝原件的質(zhì)量、頁(yè)碼編排的準(zhǔn)確、縮微拍攝機(jī)曝光量的正確選擇、沖洗機(jī)藥液的配制等都決定了縮微拍攝的速度的準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：重視；檔案；縮微；拍攝

永久妥善保存自己管轄范圍內(nèi)的檔案是各級(jí)檔案部門責(zé)無(wú)旁貸的本職工作，檔案縮微拍攝則是永久性保存檔案的最佳途徑。我館經(jīng)過(guò)二十年的檔案縮微拍攝實(shí)踐，已經(jīng)積累了較豐富的經(jīng)驗(yàn)，并制作出質(zhì)量較高的縮微品提供利用，極大地豐富了檔案的館藏結(jié)構(gòu)。

在多年的檔案縮微拍攝工作中，我們深深感到，要想快速高效地拍攝高質(zhì)量的縮微品，拍攝前的準(zhǔn)備工作至關(guān)重要。尤其拍攝原件前的準(zhǔn)備工作，堪稱檔案縮微拍攝工作的基礎(chǔ)，就像深厚而堅(jiān)實(shí)的地基對(duì)于支撐高樓大廈的重要作用一樣，萬(wàn)萬(wàn)不可掉以輕心 。

1 拍攝前檔案原件準(zhǔn)備工作的重要意義

原件是指縮微拍攝的對(duì)象，拍攝前的原件準(zhǔn)備，是檔案縮微攝影工作的基礎(chǔ)，也是檔案整理工作的繼續(xù)和延伸。準(zhǔn)備工作做得如何，將直接影響檔案縮微拍攝的質(zhì)量和進(jìn)度，因此在檔案縮微拍攝之初就充分做好準(zhǔn)備工作，顯得尤為必要。做好了準(zhǔn)備工作，既可以加快拍攝速度，又可以減少拍攝中的差錯(cuò)，保證縮微品的質(zhì)量。如果原件準(zhǔn)備工作沒(méi)有做好，拍攝人員在工作中一邊拍攝，一邊處理原件中存在的各種問(wèn)題，必然會(huì)降低拍攝速度，同時(shí)增加拍攝中的失誤，就會(huì)影響縮微品的質(zhì)量，甚至因縮微品的質(zhì)量不合格無(wú)法使用而返工，從而造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

2 檔案原件的準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備縮微拍攝的原件必須是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的檔案；必須保持檔案形成的歷史原貌和文件間的自然聯(lián)系，不得隨意增刪；原件必須號(hào)目齊全、卷件完整、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、有利于縮微拍攝和縮微品的檢索。

縮微攝影是忠實(shí)于檔案原件面貌的影像記錄技術(shù)，通過(guò)縮微攝影復(fù)制的副本，保持原件的本來(lái)面貌，所反映信息，真實(shí)可靠。所以只有檔案整理達(dá)到了規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，拍攝出來(lái)的縮微品也才能跟原件一樣，達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

原件的準(zhǔn)備工作分為整理和編排兩部分，整理分為文書檔案整理和技術(shù)圖紙整理；編排分為對(duì)原件的拆卷、展平、破損紙張的修復(fù)、插入防背透的襯紙、插入縮微拍攝的標(biāo)板、拍攝縮率的確定、曝光量的確定、縮微號(hào)的編寫等工作。

3 檔案準(zhǔn)備工作的整理環(huán)節(jié)

1、文書檔案原件的整理要點(diǎn)

需要拍攝的檔案原件，應(yīng)當(dāng)由檔案整理部門按照檔案管理的原則，經(jīng)過(guò)整理和鑒定，切實(shí)做到符合要求。其整理要點(diǎn)包括檢查有無(wú)全宗介紹，檢查案卷和卷內(nèi)文件的排列順序是否正確、有無(wú)顛倒等混亂現(xiàn)象，如有要及時(shí)更正；對(duì)照案卷和卷內(nèi)文件目錄，檢查文件是否齊全，以免縮拍后再進(jìn)行補(bǔ)拍；檢查有無(wú)混入其它的文件，如有要及時(shí)剔出，并在備考表中注明；檢查檔案的卷、件、頁(yè)數(shù)是否與原統(tǒng)計(jì)的數(shù)字相符，有無(wú)錯(cuò)編、漏編、重號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象；檢查有無(wú)備考表，其內(nèi)容填寫是否準(zhǔn)確；對(duì)已裝訂的案卷，原則上應(yīng)拆卷，并去掉文件上的金屬物，對(duì)成冊(cè)的精裝原件，應(yīng)索取重份進(jìn)行拆卷，以免造成損失。

此外，還要檢查檔案分類是否正確，歸檔范圍是否準(zhǔn)確，是否把不應(yīng)該歸檔的文件材料，如重份文件，無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，以及與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材料都剔除出去了。這里，還涉及一個(gè)保管期限是否劃分準(zhǔn)確的問(wèn)題，我們認(rèn)為以“以人為本”的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定永久保存的杠桿，較為妥當(dāng)。

2、技術(shù)圖紙檔案的整理要點(diǎn)

對(duì)于技術(shù)圖紙的整理，要檢查圖紙的文字說(shuō)明材料，有無(wú)工程介紹和說(shuō)明，卷冊(cè)目錄是否齊全完整，如有缺漏，還得通知有關(guān)部門補(bǔ)寫；對(duì)技術(shù)圖紙進(jìn)行核對(duì)和登記，底圖和底圖賬核對(duì)，藍(lán)圖和底圖核對(duì)，底圖目錄和藍(lán)圖目錄核對(duì)，卡片和底圖賬核對(duì)，卡片和藍(lán)圖賬核對(duì)，做到物、賬、卡相符。如果不符，通知有關(guān)人員就地研究解決。在整理過(guò)程中，一切準(zhǔn)備就緒的圖紙，暫不外借。

4 檔案準(zhǔn)備工作的編排環(huán)節(jié)

檔案原件的編排，不同于檔案原件的整理，它不影響檔案原有的結(jié)構(gòu)、排列和內(nèi)容，它是在整理的基礎(chǔ)上，根據(jù)原件的特點(diǎn)、縮微品內(nèi)容的組成和縮微攝影技術(shù)的需要，對(duì)原件進(jìn)行一些必要的微調(diào)性質(zhì)的技術(shù)處理。

1、首先要拆卷，展平。為了保證縮微品的質(zhì)量，在拍攝前，對(duì)需要拆卷的案卷進(jìn)行展平和拆卷。由于裝訂成冊(cè)的檔案，在拍攝時(shí)不容易放平，兩邊拱起來(lái)，會(huì)影響拍攝速度和質(zhì)量。有些案卷的裝訂線蓋住了文件內(nèi)容，不拆卷，便不能拍攝齊全，必須不厭其煩的先拆卷后拍攝。

對(duì)皺折嚴(yán)重的檔案務(wù)必先展平，后拍攝。有些卷曲、卷邊、發(fā)皺嚴(yán)重的檔案，必須先展平。用手按原件折痕反折，然后撫平，嚴(yán)重的還要予以噴濕壓平。凡是能噴濕展平的不用熨斗熨平，對(duì)于那些非用電熨斗熨平不可的檔案，可將文字面朝下，熨原件背面，這樣可降低文字受損程度。

2、對(duì)字跡模糊、破損、霉變、污染的檔案，嚴(yán)重影響縮微拍攝質(zhì)量的原件，在準(zhǔn)備時(shí)要技術(shù)加工。對(duì)原件清晰度低的檔案，可使用不改變外形特征的方法，如采取普通攝影、復(fù)印等增大原件反差，來(lái)提高原件的清晰度。這種方法速度快，復(fù)印件又能保持原件的面貌。對(duì)字跡褪變的原件，可使用字跡恢復(fù)劑或者調(diào)節(jié)曝光量的方法；對(duì)原件破損的檔案，根據(jù)破損程度進(jìn)行修裱加工，視字跡材料的耐久程度，本著能修補(bǔ)的不托裱，能干托的不濕托，能托裱的不加膜的原則。修裱時(shí)盡量保全文字信息，減少原件上的附加物。

3、對(duì)污染嚴(yán)重的原件修復(fù)。如水斑、泥斑、臘斑、墨水斑等，必要時(shí)可事先去污，但要考慮到文字和紙張材料的承受能力，不能因去污而使原件受到新的損失。

4、對(duì)于背透紙張的修復(fù)。背透是指原件紙張背面或下頁(yè)上的文字，透過(guò)紙張而隱約可讀的現(xiàn)象。對(duì)于背面文字透過(guò)的背透現(xiàn)象，拍攝時(shí)，應(yīng)在該頁(yè)紙的背面加放黑色襯紙；對(duì)于下頁(yè)文字透過(guò)的背透現(xiàn)象，拍攝時(shí)，應(yīng)在該頁(yè)與下頁(yè)之間加放白色襯紙。加黑色襯紙?jiān)谂臄z時(shí)要加大曝光量或者增加照明亮度。

5、編制縮微號(hào)。

為了減少拍攝人員拍攝時(shí)的差錯(cuò)，獲得一個(gè)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，縮微人員增加了對(duì)檔案原件進(jìn)行大流水的縮微號(hào)編制。因?yàn)槊磕甑臋n案有好幾萬(wàn)畫幅，縮微拍攝機(jī)上的縮微序號(hào)只有四位數(shù)，這樣，只要達(dá)到數(shù)以萬(wàn)計(jì)的縮微號(hào)就會(huì)產(chǎn)生重復(fù)。如果我們采用手工編制縮微號(hào)，就能有對(duì)應(yīng)的方式知曉文件的原始編號(hào)，縮微人員在檢測(cè)和插片時(shí)也就能避免出錯(cuò)。

5 檔案拍攝、沖洗工作的準(zhǔn)備

1、拍攝縮率的確定和拍攝曝光量的選擇

根據(jù)原件的質(zhì)量選擇縮率。原件的紙質(zhì)不同，字體的大小、顏色不同，所用縮率也不相同。如果縮率過(guò)低，沒(méi)有相應(yīng)的還原設(shè)備，無(wú)法還原；縮率過(guò)高，還原后可能影響辯讀效果。如果原件字跡清楚，反差較大，可采用稍高的縮率；如果原件字跡不清、反差較小，應(yīng)采用低縮率。

編排時(shí)要根據(jù)檔案原件的紙張質(zhì)量和文字大小，以及原件反差程度進(jìn)行了解和統(tǒng)計(jì)，根據(jù)對(duì)縮微品的要求，確定拍攝縮率和曝光量的選擇，盡可能采用較大的縮小倍數(shù)拍攝，以加大信息存貯密度，減少存貯空間。另外拍攝前還應(yīng)計(jì)算好每盤膠卷拍攝的畫幅數(shù)。

2、沖洗機(jī)各項(xiàng)功能的選擇

沖洗膠片時(shí)首先要選擇好水的質(zhì)量，沖洗膠片的水必須是經(jīng)過(guò)凈化或軟化處理，潔凈度要高，無(wú)泥沙雜質(zhì)，若水中有雜質(zhì)或細(xì)微泥沙，水洗時(shí)易附著在膠片上，會(huì)劃傷乳劑層，同時(shí)泥沙和雜質(zhì)使膠片有印，降低了清晰度，閱讀效果差。

其次選擇好顯影液的溫度、預(yù)熱的時(shí)間、顯影液的溫度和沖洗機(jī)的速度、干燥溫度。干燥溫度過(guò)高，干燥過(guò)度，易出現(xiàn)乳劑膜龜裂，起皺；溫度過(guò)低，時(shí)間短，干燥不足，含水量過(guò)高，會(huì)造成膠片粘連。

3、對(duì)沖洗藥液的選擇

選擇顯影液和定影液要相匹配，配制比例也要適度，一般選擇1：3比例最合適。比例過(guò)大，藥液濃度降低，定影能力減弱，使用過(guò)程中藥力易于耗竭，定影效果不易控制。

6 要分清縮微拍攝前檔案準(zhǔn)備工作的責(zé)任范圍

有些單位拍攝前的檔案原件準(zhǔn)備工作沒(méi)有劃分職責(zé)，大部分是縮微人員自己去做，無(wú)形中加大了縮微人員的工作量。

我們認(rèn)為：如去掉文件金屬物、檢查檔案的全宗介紹、案卷目錄、案卷封面及案卷標(biāo)題、卷內(nèi)目錄、備考表和卷內(nèi)文件是否齊全，排列是否正確，頁(yè)號(hào)是否準(zhǔn)確等等，是檔案管理人員責(zé)無(wú)旁貸的本職工作。破損的檔案應(yīng)該由專門的管理人員修復(fù)后再交給縮微人員拍攝，從而有利于縮微拍攝人員集中精力做好本職工作。

縮微人員在拍攝前需要做的是：將原件拆卷、展平、修復(fù)破損的檔案、縮微設(shè)備和沖洗機(jī)的設(shè)置和調(diào)試，以及藥液的配比等工作。

只有職責(zé)分明，任務(wù)明確，才能保質(zhì)保量地完成各自的本職工作。

7 總結(jié)

檔案整理工作和隨后的縮微拍攝工作就是這樣緊密相連，環(huán)環(huán)相扣。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理，絕對(duì)有利于縮微拍攝，也有利于縮微品的檢索。

實(shí)踐證明：縮微拍攝的前期準(zhǔn)備工作是提高縮微品質(zhì)量的必要前提。前期準(zhǔn)備工作做好了，拍攝的速度和縮微品的質(zhì)量就有保證；反之，前期準(zhǔn)備工作沒(méi)到位，就必然影響縮微品的質(zhì)量，進(jìn)而浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力；只有兩者結(jié)合珠聯(lián)璧合，才有可能拍攝出高品質(zhì)的縮微品提供館藏利用。