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        淺析企業(yè)文檔一體化工作

        2017-08-10 08:34:55王金晶
        卷宗 2017年21期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        王金晶

        摘 要:信息時(shí)代的飛速到來(lái)和發(fā)展,是文檔一體化成為未來(lái)檔案管理方式的必然趨勢(shì)。嘗試從業(yè)務(wù)指導(dǎo)角度分析,開(kāi)展文檔一體化管理工作,運(yùn)用計(jì)算機(jī)將文件檔案的管理過(guò)程串聯(lián)起來(lái),從而既能夠保證信息資源的原始性,又可全面發(fā)揮其巨大的共享性,建立一個(gè)完整、統(tǒng)一的輸入系統(tǒng),同時(shí)可以擁有多個(gè)準(zhǔn)確的輸出系統(tǒng),最終實(shí)現(xiàn)最為便捷的檢索,最為方便的利用。

        關(guān)鍵詞:文檔一體化;業(yè)務(wù)指導(dǎo);檔案管理

        隨著信息時(shí)代的來(lái)臨,許多企業(yè)為了做好文書(shū)與檔案這兩大工作的銜接,實(shí)現(xiàn)信息資源的利用和開(kāi)發(fā),逐漸開(kāi)始重視文檔一體化管理方式。文檔一體化管理的關(guān)鍵在于如何將文書(shū)與檔案工作相互協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌兼顧,實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的有機(jī)結(jié)合,加速文件生命周期的運(yùn)動(dòng),形成從文件到檔案一個(gè)完整統(tǒng)一的系統(tǒng),從而減少反復(fù)勞動(dòng),節(jié)約人力與財(cái)力。

        1 企業(yè)文檔一體化工作中存在的問(wèn)題

        文檔一體化工作的實(shí)施在許多企業(yè)只是做到剛剛起步,有些企業(yè)對(duì)于他的了解的確是知之甚少,企業(yè)文檔一體化工作的開(kāi)展相對(duì)較晚,著力于此方面建設(shè)的人力、財(cái)力也相當(dāng)有限,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一方面的關(guān)注度只是在漸漸了解之中,許多從事文書(shū)、檔案工作的人正在文檔一體化管理這條道路上慢慢地摸索。所以遇到諸多問(wèn)題,四處碰壁,便成為了企業(yè)開(kāi)展文檔一體化管理工作時(shí)面臨的現(xiàn)實(shí)情況,和真正現(xiàn)在處于的狀態(tài)。通過(guò)分析總結(jié),企業(yè)文檔一體化工作中仍然存在法律法規(guī)、管理方式與技術(shù)、工作人員等幾個(gè)方面的問(wèn)題。

        首先,文檔一體化相關(guān)法律法規(guī)出臺(tái)少,處理問(wèn)題無(wú)依據(jù),法律制度實(shí)施力度不強(qiáng),針對(duì)部門(mén)約束力度不夠。當(dāng)今,只有技術(shù)上的統(tǒng)一,避免法律、法規(guī)上的沖突,才能實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化。于是必定會(huì)給中央辦公廳、國(guó)務(wù)院和國(guó)家檔案局這些部門(mén)在制定文書(shū)和檔案法規(guī)、條例時(shí)帶去不大不小的困難。至今沒(méi)有一部專(zhuān)門(mén)關(guān)于文檔一體化管理工作的法律法規(guī)出臺(tái)問(wèn)世,始終是文檔一體化管理方面一個(gè)很大的遺憾。一部全面、系統(tǒng)、完整的法律必定是先決條件,“有法可依”才是檔案法律建設(shè)的不變宗旨。

        當(dāng)“有法可依”成為前提之后,我們就將注意力同時(shí)關(guān)注到“執(zhí)法必嚴(yán)”這一問(wèn)題上來(lái),即使擁有再完善的法律法規(guī)制度,若是執(zhí)法力度不夠果斷強(qiáng)硬的話(huà),那么那些法律必將形同虛設(shè)。現(xiàn)如今,在企業(yè)里就涉及文檔一體化管理法律制度的實(shí)施力度,廣泛程度都屬于尚淺,許多文書(shū)人員不但認(rèn)為這些檔案法律與其關(guān)系不大,還認(rèn)為對(duì)他們的工作也沒(méi)有產(chǎn)生多大的約束力,即使他們對(duì)于文檔一體化工作的履行十分草率或者不重視,也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的法規(guī)條例對(duì)他們的行為作出相應(yīng)的監(jiān)督或處罰,時(shí)常會(huì)有“反正不是強(qiáng)制要求”,“能躲就躲,能拖就拖”的想法。

        其次,管理方式方面。一是,文檔一體化管理方式多以傳統(tǒng)模式,文檔分離嚴(yán)重,工作反復(fù)勞動(dòng)。在過(guò)去,文書(shū)人員接觸最多的是紙質(zhì)文檔,對(duì)于這些文件也有著原先傳統(tǒng)的管理方法和流程,然而隨著信息時(shí)代的到來(lái),網(wǎng)絡(luò)的普及,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用,紙質(zhì)文件已經(jīng)漸漸被電子文件所代替。然而許多人員對(duì)于管理方式的觀念仍舊停留在紙質(zhì)時(shí)期,將一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)獨(dú)立開(kāi)來(lái)。于是文書(shū)立卷人員先做了形成、收集、整理、歸檔工作,之后檔案人員又重復(fù)了收集、整理等工作。這樣下來(lái),工作程序在無(wú)形中被增加,重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象就十分嚴(yán)重了。二是,企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接度不足,契合度不高。文書(shū)、檔案工作一體化與辦公自動(dòng)化有效結(jié)合,是提高工作效率的一種重要途徑。

        2 企業(yè)文檔一體化問(wèn)題的解決對(duì)策

        1、將法律法規(guī)宣傳作為檔案部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的首要內(nèi)容

        面對(duì)文檔一體化管理的法律法規(guī)問(wèn)題,檔案工作人員應(yīng)當(dāng)從切實(shí)出發(fā),做好最基本的宣傳和傳達(dá)工作,向文書(shū)人員講解這些條例的意義和法律效力,使他們深入了解這些規(guī)章制度對(duì)于他們工作存在的約束力,這樣他們便可試著了解文檔一體化管理法律的制約力,才可以試著衡量他們各自文書(shū)工作的方式和方向。另外,檔案室可以由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面,檔案人員在企業(yè)內(nèi)部編寫(xiě)關(guān)于文檔一體化工作開(kāi)展的實(shí)施處理辦法,運(yùn)用企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力來(lái)監(jiān)督各部門(mén)配合完成文檔一體化管理工作的有效實(shí)施和運(yùn)作。

        2、建立完善的電子文檔管理體系和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上立卷

        電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)必定會(huì)給一個(gè)企業(yè)文檔一體化工作帶去很大的動(dòng)力,由于辦公自動(dòng)化的有效普及,電子文件的數(shù)量日益加劇,這是我們實(shí)行網(wǎng)上立卷,從而完成文書(shū)檔案有機(jī)連接的最好時(shí)機(jī),電子文檔系統(tǒng)的建立不但可以使文書(shū)到檔案的轉(zhuǎn)變更連貫更方便,而且也使各部門(mén)也綜合檔案室之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系更加緊密。文書(shū)、檔案便可成為一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程,而不是彼此分割、互不相關(guān)的個(gè)體。

        3、合理安排人員職位,實(shí)現(xiàn)工作井然有序

        可以對(duì)各部門(mén)從事文書(shū)檔案工作的人員實(shí)行兼職和專(zhuān)職相結(jié)合的安排,針對(duì)生成檔案相對(duì)較多的部門(mén)機(jī)構(gòu)建立獨(dú)立的檔案部門(mén)或者安排專(zhuān)職的檔案管理人員,做到各司其職。針對(duì)兼職人員最為有效的方法就是定期對(duì)他們進(jìn)行檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)輔導(dǎo)、培訓(xùn)。通過(guò)每月一次的授課、交流會(huì)議教會(huì)他們?nèi)绾闻袛辔募w檔的類(lèi)別,保管期限的判定等等。鼓勵(lì)兼職人員對(duì)于檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的再學(xué)習(xí),報(bào)讀此類(lèi)課程或是本科專(zhuān)業(yè)課,從而完善他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

        4、業(yè)務(wù)指導(dǎo)提前介入,做到前端控制

        “提前介入,事前指導(dǎo)”是檔案工作者可以在業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面遵循的一種方式方法,對(duì)于文件而言,如果我們?cè)谄湫纬傻臅r(shí)候就預(yù)先進(jìn)入干預(yù),對(duì)各部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,那么必定有利于文檔一體化的管理工作,前端控制機(jī)制可以有效的在源頭發(fā)現(xiàn)和預(yù)防可能存在的問(wèn)題,及時(shí)對(duì)困難進(jìn)行解決,提高日后從文書(shū)到檔案過(guò)渡時(shí),基本信息的完整度,歸檔文件的質(zhì)量可以得到一定的保障。

        針對(duì)有些企業(yè)一些重大活動(dòng)、科研項(xiàng)目開(kāi)展時(shí)將會(huì)產(chǎn)生的文件,我們檔案工作人員就可以在這些活動(dòng)進(jìn)行之前,就對(duì)負(fù)責(zé)這一項(xiàng)目的文書(shū)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,告訴他們哪些文件要按照活動(dòng)、項(xiàng)目過(guò)程收集整理,其中應(yīng)當(dāng)記錄保存好文件的題目、責(zé)任者、成文日期等等,每一個(gè)必須注意的細(xì)節(jié)。就基建檔案為例,一個(gè)基建項(xiàng)目的檔案應(yīng)當(dāng)包括項(xiàng)目投標(biāo)書(shū),計(jì)劃書(shū),可行性研究報(bào)告,竣工圖、工程日記等等,缺一不可,并且必須按照工程實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行收集整理,確保整個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目文件資料的齊全完整。

        5、指導(dǎo)工作以柔克剛,溝通交流積極主動(dòng)

        檔案工作人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中,應(yīng)該積極主動(dòng)地與各部門(mén)做好溝通工作,多多交流與溝通。由于企業(yè)各部門(mén)的文書(shū)人員常常身兼數(shù)職,無(wú)法按時(shí)配合完成檔案收集、移交等工作,這時(shí)我們便不可態(tài)度過(guò)分強(qiáng)硬,而是應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)以柔克剛,以此來(lái)得到文書(shū)人員的理解和支持。并且在他們利用檔案的時(shí)候,熱情地給予幫助,也會(huì)讓他們體會(huì)到只要做好最初的文檔一體化工作,便會(huì)給提供利用帶去無(wú)限的便利這一事實(shí),那么這將同樣會(huì)是推動(dòng)文檔一體化管理的一個(gè)很好方法,一條業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的新途徑。

        在交流指導(dǎo)過(guò)程中,我們可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與各部門(mén)積極聯(lián)系,在企業(yè)網(wǎng)頁(yè)上,獨(dú)立出與檔案管理員的交流論壇,遇到文書(shū)檔案工作上的問(wèn)題可以及時(shí)的詢(xún)問(wèn)和請(qǐng)教,交流和探討,都是可以成為業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作開(kāi)展的新方向,檔案管理人員還能夠選擇及時(shí)在企業(yè)主頁(yè)發(fā)布文檔一體化方面新技術(shù)、新法令,實(shí)現(xiàn)部門(mén)中人員對(duì)新知識(shí)的更新與掌握,拉近了檔案室與部門(mén)間的距離,這樣文檔一體化管理將會(huì)更深入,業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也可以做的更加得心應(yīng)手。

        參考文獻(xiàn)

        [1]江楠.試論文件生命周期理論與文檔一體化[J].蘭臺(tái)世界,2008,(14):26-27.

        [2]王玉平.高校檔案文檔一體化管理研究[J].東岳論叢,2009,(03):170-172.

        [3]周赟.淺議文檔一體化管理[J].機(jī)電兵船檔案,2009,(02):37-38.

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