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        論檔案管理人員素質(zhì)提升的對策與建議

        2017-08-10 08:01:26任亞莉
        卷宗 2017年21期
        關(guān)鍵詞:人員素質(zhì)檔案管理考核

        任亞莉

        摘 要:以信息化和網(wǎng)絡(luò)化為代表的新形勢給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn),也為檔案管理人員素質(zhì)提出了新的要求。 本文在認識面臨挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上,歸納了新形勢下檔案管理人員基本素質(zhì)要求,并提出提升檔案管理人員素質(zhì)的對策與建議。

        1 新形勢下檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

        新形勢下檔案管理工作的突出特點是技術(shù)更先進、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。 技術(shù)更先進集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),極大地提高了檔案管理的效率和效果; 內(nèi)容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息,許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi);分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作, 已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。 然而,新形勢下的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點,即保真、保密、保存、保讀取等難題。前不久,國家保密局對中央各單位的檔案管理工作檢查中,發(fā)現(xiàn)大量管理漏洞,而且有些單位的機密已經(jīng)泄漏,這都為檔案管理人員提高能力素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)。

        2 新形勢下檔案管理人員基本素質(zhì)要求

        新形勢下檔案管理人員應(yīng)該具備新的素質(zhì),概括而言,需要在意識、能力、精神三個方面有新的提升。

        2.1 樹立三大意識

        2.1.1 服務(wù)意識

        以往,檔案管理具有極強的被動性,將工作定位于保管為主。 然而,隨著當前形勢和社會發(fā)展的需要,檔案的經(jīng)濟價值、市場價值逐漸顯現(xiàn)出來,這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動服務(wù)意識,深入社會調(diào)查研究,了解信息需求方向,充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用,服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。

        2.1.2 安全意識

        有些檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定,有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展,有些檔案影響到個人隱私與生活,因此,檔案管理人員應(yīng)該樹立較強的安全防范意識,防止檔案泄密事件發(fā)生。

        2.1.3 創(chuàng)新意識

        創(chuàng)新是工作持續(xù)改進、不斷再上新臺階的動力,新形勢下,以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)。 因此,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,勇于探索、勇于創(chuàng)新,不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題,提出創(chuàng)新的決策對策和辦法。

        2.2 打造三類能力

        2.2.1 操作能力

        要成為一名合格的檔案管理人員,最基礎(chǔ)的是要具備實際操作技能,具體包括檔案立卷、檔案整理、編目、鑒定,檔案著錄、標引、檔案的保護等。 此外,還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細耐心的基本品質(zhì)。

        2.2.2 管理能力

        要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員, 除了具備基本操作技能外,還需要打造自己的管理能力。 檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用等一系列程序,如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接,必然要求具備一定的管理能力。

        2.2.3 學習能力

        適應(yīng)新形勢的要求,檔案管理人員還必須具備學習的能力。 當前已經(jīng)進入終身學習的時代,不會學習將會成為新時代的“文盲”。 同樣,檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異,不主動學習、不善于學習,將最終會被淘汰。

        2.3 培養(yǎng)三種精神

        高素質(zhì)的檔案管理人員應(yīng)該培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實、甘于奉獻的精神。 只有對檔案管理工作熱愛乃至迷戀,才能全身心地投入到工作之中,做出新的成果;只有求真務(wù)實的作風,才能腳踏實地,一步一個腳印,闖出自己的一片天地;只有甘于奉獻的精神,才能充滿前進的動力,抵制各類誘惑,努力為檔案管理工作作出應(yīng)有的貢獻。

        3 新形勢下檔案管理人員素質(zhì)提升對策

        檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升,這既是當前檔案管理工作的重點,也是實踐中的難點,提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個方面著手。

        3.1 營造良性競爭氛圍

        以往,檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭,檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比,檔案管理部門內(nèi)部人員之間沒有競爭,這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。 因此,必須營造良好的競爭氛圍。 首先,單位要改變對檔案管理部門的認識,樹立“檔案管理也能出效益”的理念,將其置于與其他部門同等重要的地位;其次,部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍,引導檔案管理人員的思想行為;最后,要制定一系列相關(guān)的政策和措施,落實和保障競爭理念的實施。

        3.2 建立完善的激勵體系

        理論上,激勵包含正激勵和負激勵兩個方面,即獎勵和懲罰。 實踐中,激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。

        3.2.1 獎勵措施

        針對檔案管理工作人員的表現(xiàn),可以制定一系列的獎勵措施。 例如,對作出創(chuàng)新貢獻、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎勵。 獎勵可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式,并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎金、精神鼓勵等具體方法。

        3.2.2 懲罰措施

        建立以 “末位淘汰制 ”為核心的懲罰體系,對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施,切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?!钡腻e誤思想。

        3.3 健全考核評估制度

        勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結(jié)果作為依據(jù),這就要求健全考核評估制度。

        3.3.1 制定考核標準

        考核標準從意識、能力、精神三個方面考慮,評價內(nèi)容細化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目,廣泛征求群眾意見,設(shè)立相應(yīng)的評分標準,進行定量和定性評分。

        3.3.2 客觀的考核

        考核過程中,可以考慮采取 360 度考核策略, 即從服務(wù)對象、領(lǐng)導、檔案管理內(nèi)部員工、其他部門員工多個角度進行測評,確保評估結(jié)果的公正、客觀和公平。

        3.4 加強培訓學習

        培訓和學習是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑,在培訓方面:第一,促進培訓的經(jīng)?;?、制度化。實踐中,許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓,或采取隨機培訓的方式,這實際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高??梢钥紤]將培訓工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計劃,有針對性地開展培訓工作,確保實效。第二,培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式,內(nèi)容枯燥無味,應(yīng)用性不強。如果能夠結(jié)合參觀訪問、實習交流等多種形式,培訓的效果將會更加突出。第三,及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織,輕視效果檢查,這難以調(diào)動檔案管理人員的積極性,因此,必須建立培訓后的考試、考察制度,及時鞏固培訓成果。

        在學習方面,要積極營造學習氛圍,打造學習型組織。一是要以終身學習為目標,倡導經(jīng)常學習、時刻學習;二是要全員作是政府工作的有機組成部分,轉(zhuǎn)變職能,建設(shè)服務(wù)型政府,檔案部門就應(yīng)該承擔起為社會、為人民群眾提供全面可靠的檔案信息,成為人民群眾與政府進行信息溝通聯(lián)系的紐帶,成為政府服務(wù)于人民的窗口。工作中牢固樹立主動服務(wù)意識和默默奉獻精神,既要堅持原則,照章辦事,又要有改革創(chuàng)新的精神。這樣才能在服務(wù)中提高工作效率,在服務(wù)中樹立良好形象。

        隨著社會、科學技術(shù)的進步和發(fā)展,檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化,現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中。因此,提高檔案工作人員的素質(zhì),是加速檔案科技進步,推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在新的機遇與挑戰(zhàn)面前,檔案人員也應(yīng)站在新的高度,用更寬廣的視野、更新的思路開拓創(chuàng)新,與時俱進,擔負起推動現(xiàn)代化建設(shè)的歷史使命。檔案人員應(yīng)成為具有廣博知識,精通本行業(yè)務(wù),能夠從容面對競爭與挑戰(zhàn)的現(xiàn)代化的檔案管理干部。同時,檔案人員基本素質(zhì)的培養(yǎng),是一項艱巨而緊迫的任務(wù)。為此,既需要檔案行政部門的高度重視和統(tǒng)籌規(guī)劃,更需要檔案工作人員的高度自覺和勤奮鉆研,把這兩方面結(jié)合起來,檔案人員的基本素質(zhì)才能夠有所提高。

        參考文獻

        [1]學珍.談新形勢下檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng).遼寧行政學院學報 ,2002

        [2]李澤光.新時期如何提高檔案管理人員的素質(zhì)[N].006 版.承德日報,

        [3]范麗娜.檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].西安郵電學院學報,2009

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