鄧勝華

摘 要：部門設(shè)置合理對組織管理有著重要有著重要意義，對于會計(jì)檔案和檔案管理人員辦公室的設(shè)置來說，就需要以工作流暢，提高檔案工作效率為主。本文就針對醫(yī)院的會計(jì)檔案室與整理室以及會計(jì)人員辦公室的設(shè)置為研究主題，分析其設(shè)置存在的問題以及進(jìn)一步的提出相應(yīng)的完善措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計(jì)檔案室；整理室；會計(jì)人員辦公室

隨著現(xiàn)代化和信息化的不斷發(fā)展，組織架構(gòu)的設(shè)置越來越重要，一個(gè)良好的組織架構(gòu)，可以整合組織內(nèi)部的資源、利于理順工作流程、拓展業(yè)務(wù)、強(qiáng)化組織管理等，組織架構(gòu)中重要的一點(diǎn)就是部門的設(shè)置，部門設(shè)置是合理分工的前提，也是保證工作效率的基礎(chǔ)，可以持續(xù)的促進(jìn)組織的發(fā)展。醫(yī)院作為一個(gè)獨(dú)特的組織，同樣需要完善的部門設(shè)置，本文就基于此，對醫(yī)院的會計(jì)檔案室與整理室和會計(jì)人員辦公室的設(shè)置進(jìn)行探析。

1 基礎(chǔ)概念

1.1 會計(jì)檔案室

會計(jì)檔案是指按照國家的規(guī)定，將日常經(jīng)營活動中產(chǎn)生的所有有關(guān)會計(jì)的憑證、賬薄、報(bào)告以及其他的會計(jì)相關(guān)核算資料的記錄、證據(jù)，通過一定方式收集、整理、歸檔形成的檔案資料。會計(jì)檔案室就是專門對會計(jì)檔案資料進(jìn)行收集、整理及歸檔保存，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的保密性、完整性，以及日常檔案的檢查和借閱等。一般會計(jì)檔案室是單獨(dú)分開的，保密級別較高。

1.2 檔案整理室

檔案整理是檔案管理較為前期和基礎(chǔ)的工作，主要工作是將搜集來的檔案資料進(jìn)行合理的分類，其整理類型可以分為系統(tǒng)排列和編目，對檔案資料的局部整理，對檔案資料的全過程整理。檔案整理室所整理的資料，不僅僅包括會計(jì)檔案資料，還包括在組織日常工作中需要建檔的其它資料。

1.3 會計(jì)人員辦公室

辦公室是組織的綜合體，具有特殊的地位，不僅僅具有人事相關(guān)工作、還有其行政性質(zhì)的工作職責(zé)。會計(jì)人員辦公室就是為了方便會計(jì)人員進(jìn)行工作安排的辦公地點(diǎn)，一般會計(jì)人員辦公室和其他部門的辦公室是隔離的，不經(jīng)過允許，其他部門人員是不能隨便進(jìn)入會計(jì)人員辦公室的，并且會計(jì)人員的工作資料具有一定保密性，不能隨意的拿出辦公室，辦公室的整體保密性要求較高。

2 會計(jì)檔案室與整理室和會計(jì)人員辦公室之間的聯(lián)系與區(qū)別

2.1 三者之間的聯(lián)系

會計(jì)人員辦公室和整理室與會計(jì)檔案室的設(shè)置具有千絲萬縷的關(guān)系，會計(jì)人員辦公室是會計(jì)人員日常辦公的地點(diǎn)，但是，在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，會在整理室單獨(dú)工作，檔案整理室的設(shè)置，是基于醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況考慮，特別是檔案種類較多，例如病歷檔案，需要專業(yè)的人員和流程針對病歷檔案進(jìn)行整理，以確保檔案的完整性和合規(guī)性，方便后期辦公室檔案的保存和查閱。檔案整理室是在會計(jì)檔案之前的，其工作具有交叉性和順序性。會計(jì)檔案室基于檔案的特殊性，必須脫離辦公室的檔案而單獨(dú)成立一個(gè)部門進(jìn)行管理，但是，在這之前，也是需要整理室進(jìn)行整理，然后到會計(jì)檔案室驗(yàn)收，進(jìn)而進(jìn)入會計(jì)檔案室進(jìn)行保管和后期的借閱使用。

2.2 三者之間的區(qū)別

會計(jì)檔案室和整理室是有區(qū)別的，其主要區(qū)別體現(xiàn)在：一是檔案保全權(quán)限，會計(jì)檔案室具有檔案長久保管和處理的權(quán)利，而整理室沒有保管的權(quán)利，至少在檔案整理之后要按照規(guī)定移交給會計(jì)檔案室或者其他檔案管理部門。整理室的一個(gè)重要的責(zé)任就是對檔案資料的完整性負(fù)責(zé)，在沒有接收之前，檔案整理室有權(quán)利要求上交檔案資料的負(fù)責(zé)部門進(jìn)行資料的補(bǔ)充，這是會計(jì)檔案室不具備的作用。會計(jì)人員辦公室和會計(jì)檔案室具有一定的區(qū)別，其中，最為區(qū)別的是兩個(gè)完全獨(dú)立的部室。會計(jì)檔案室的環(huán)境設(shè)置對三防有一定的要求，而會計(jì)人員辦公室則和其他部門的辦公室環(huán)境大致相同。另外，會計(jì)檔案室有些檔案是長期保管，整理室是在整理完成移交之前的保管，會計(jì)檔案則是終身保管，只有部分資料才一定時(shí)間后審核銷毀，并且在借閱上，會計(jì)檔案具有嚴(yán)格的程序，不能隨意的借閱查看。

3 醫(yī)院會計(jì)人員辦公室與整理室和會計(jì)檔案室設(shè)置問題

3.1 部門部室一體化

目前部分醫(yī)院在三部室設(shè)置上，并沒有細(xì)化分開，而是將會計(jì)人員辦公室和整理室及會計(jì)檔案室放在一個(gè)房間內(nèi)，會計(jì)人員日常的工作做賬和外來人員的賬面報(bào)銷核算，都在會計(jì)人員辦公室辦理，這些必然會影響到會計(jì)人員在整理檔案工作的效率和會計(jì)檔案室保管的保密性。醫(yī)院部室一體化就會產(chǎn)生一邊整理檔案，一邊檔案的保存和維護(hù)，又擔(dān)負(fù)檔案的借閱，這都在一起辦公，就會造成部室混亂，檔案資料的混亂，最終影響到工作的順利進(jìn)展。

3.2 部門職責(zé)不清晰

部門職責(zé)是組織架構(gòu)設(shè)置之后重要的一環(huán)，部門職責(zé)清晰，能夠在職責(zé)范圍內(nèi)做好工作，提升工作的有效性，醫(yī)院的會計(jì)檔案管理、檔案整理以及會計(jì)人員辦公室之間的職責(zé)沒有清晰的區(qū)分，甚至檔案整理室的人員沒有對檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，只是根據(jù)自身獲取的資料進(jìn)行編寫，將驗(yàn)收工作交付給辦公室或者會計(jì)檔案室，這就造成資料可能確實(shí)或者后期需要補(bǔ)充，影響了檔案正常的歸檔保存。

3.3 部室人員設(shè)置重疊

部分醫(yī)院在進(jìn)行部室設(shè)置時(shí)，雖然三部室進(jìn)行了隔離，也就是會計(jì)人員辦公室和整理室以及會計(jì)檔案室是分別三個(gè)房間，但是，在工作中，三個(gè)部室的人員工作職責(zé)是重疊的，一人不僅僅管理會計(jì)日常報(bào)銷賬業(yè)務(wù)，也兼負(fù)會計(jì)檔案整理，這就容易產(chǎn)生日常工作的混亂和疏忽，造成了工作不專心，出現(xiàn)易工作疏忽，造成雖然部室之間有明確的設(shè)置，但是工作實(shí)質(zhì)卻沒有分開，一樣影響醫(yī)院各部室之間的工作效率。

4 醫(yī)院會計(jì)人員辦公室與整理室和會計(jì)檔案室設(shè)置完善措施

4.1 明晰部門職責(zé)，工作人員責(zé)任細(xì)分

雖然會計(jì)檔案管理是屬于一個(gè)大的部室共同管理，但是，對于檔案管理室設(shè)置和整理室的設(shè)置，以及會計(jì)人員辦公室都要進(jìn)行隔離分開，以明確各個(gè)部室的主要工作，同時(shí)，也要關(guān)注每個(gè)部室之間的協(xié)調(diào)性。在人員設(shè)置方面，要注意人員的工作分工，會計(jì)核算日常人員要在會計(jì)人員辦公室工作，并專門從事日常核算工作。會計(jì)檔案整理室工作人員要專門負(fù)責(zé)檔案的收集整理歸檔，確保的檔案的全面性，完整性。會計(jì)檔案室人員要注意檔案保管的環(huán)境，以及檔案保密性，專業(yè)的檔案人員對檔案的管理保存和查閱借調(diào)以及后期的銷毀等進(jìn)行負(fù)責(zé)。

4.2 部室之間專業(yè)化分工，重視會計(jì)檔案管理

部室之間設(shè)置要避免大雜燴，醫(yī)院要根據(jù)需求和現(xiàn)狀，將會計(jì)檔案交由會計(jì)檔案室處理，包括一切與會計(jì)核算有關(guān)的資料，就交給專業(yè)的會計(jì)檔案室進(jìn)行整理核查保存和借閱，保證專業(yè)的部門做專業(yè)的工作，確保整理的科學(xué)化，以提高檔案整理的精確，合理。同時(shí)，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要重視組織架構(gòu)的設(shè)置，部門的內(nèi)部設(shè)置，重視會計(jì)檔案管理，保證在部室各司其職，發(fā)揮各自的作用，將會計(jì)人員辦公室和整理室以及會計(jì)檔案室合理設(shè)置。

5 結(jié)束語

醫(yī)院部室設(shè)置無小事，會計(jì)人員辦公室檔案與整理室以及會計(jì)檔案室對醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，可確保醫(yī)院檔案工作無遺漏，醫(yī)院檔案管理工作效率提升，各部室協(xié)調(diào)工作，信息共享，為醫(yī)院管理和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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