李海玲

摘 要：檔案管理在博物館管理工作中占有非常重要的位置，結(jié)合風(fēng)箏博物館檔案工作的現(xiàn)狀分析，找出目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)的對(duì)策，為眾多檔案管理工作者提供工作思路，同時(shí)對(duì)博物館檔案資料管理的信息化建設(shè)提出了展望。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀分析；對(duì)策

檔案管理是博物館管理工作的重要組成部分，在博物館的發(fā)展過(guò)程中起著不容忽視的作用，隨著經(jīng)濟(jì)、文化的不斷發(fā)展，博物館的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問(wèn)題。博物館的檔案管理工作者要堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)方便利用、查詢、歸檔等一系列措施，使管理工作更加有序合理地進(jìn)行。

一、博物館檔案管理工作的重要性

博物館，是指以研究、教育和欣賞為目的，收藏、保護(hù)、展示人類活動(dòng)和自然環(huán)境的見(jiàn)證物，向公眾開(kāi)放的非營(yíng)利性社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和國(guó)民素質(zhì)的不斷提升，越來(lái)越多的人開(kāi)始關(guān)注博物館的社會(huì)教育功能，這就促使博物館工作者在文物與觀眾之間搭建更為廣闊的平臺(tái)，而陳列展覽正是這一平臺(tái)至關(guān)重要的組成部分，它讓更多人親臨歷史留下的珍貴遺跡，感受人類文明的博大精深。伴隨著陳列展覽的進(jìn)行，必然會(huì)產(chǎn)生一系列的文件材料，這些文件是不可再生的文化資源，為后人進(jìn)行學(xué)術(shù)研究提供了依據(jù)，是博物館賴以生存和發(fā)揮其社會(huì)教育功能的基石。同時(shí)，博物館的檔案能全面準(zhǔn)確地記錄博物館在不同的歷史時(shí)期所發(fā)生的各類重大事件以及組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整變化等，詳細(xì)反映博物館的成長(zhǎng)歷程?？梢哉f(shuō)，從建立博物館開(kāi)始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，發(fā)揮著非常重要的作用。

檔案記載著大量的信息，是博物館開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，也是不可或缺的依據(jù)。比如它能為博物館陳列宣傳工作提供真實(shí)生動(dòng)的素材，加強(qiáng)公眾對(duì)文化遺產(chǎn)的了解，提升市民的文物保護(hù)意識(shí)，從而使文物藏品的宣傳教育功能得到充分的發(fā)揮；其次，它能為博物館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供考查的依據(jù)，為社會(huì)各有關(guān)部門開(kāi)展多學(xué)科理論研究提供第一手材料；第三，它能為藏品的保管、養(yǎng)護(hù)和修復(fù)提供科學(xué)的依據(jù)，當(dāng)文物損毀或消失時(shí)，文物檔案就成為修復(fù)的關(guān)鍵；第四，它還為藏品的安全管理提供備查證據(jù)資料。因此，博物館必須重視檔案的管理工作，讓其充分發(fā)揮在文物保護(hù)與利用中的價(jià)值。

二、博物館檔案管理中存在的問(wèn)題

以風(fēng)箏博物館檔案管理工作的現(xiàn)狀為例，主要存在以下問(wèn)題：

1.博物館檔案管理工作意識(shí)淡化，對(duì)存檔工作缺乏重視性

風(fēng)箏博物館自建成以來(lái)，主要工作是完善館內(nèi)建設(shè)，包括展館的裝修工程、展品的征集工作。隨著博物館陳列展覽、藏品保管和社會(huì)教育等主要業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，獲得了博物館管理者更多的關(guān)注，而對(duì)博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，由于人員編制有限，致使檔案管理工作一直沒(méi)有完全納入正軌。檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理工作沒(méi)有做到專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。而有些博物館檔案管理工作者自身對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這項(xiàng)工作可有可無(wú)，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而工作存在缺位現(xiàn)象，導(dǎo)致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進(jìn)程中遇到障礙。

總體來(lái)講，風(fēng)箏博物館館藏展品來(lái)源廣泛，有些展品無(wú)法追述其準(zhǔn)確來(lái)源，加之建館初期的許多客觀因素，檔案管理僅以保管為主，進(jìn)館展品起初都已“豆腐賬”的形式管理。風(fēng)箏展品有其特殊性，一般風(fēng)箏繪制使用化學(xué)顏料，扎制使用礬過(guò)的絲絹，導(dǎo)致展品易粉化，不易長(zhǎng)時(shí)間保存，例如館藏風(fēng)箏“百鳥(niǎo)朝鳳”。

2.博物館檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進(jìn)行了一系列諸如達(dá)標(biāo)升級(jí)之類的實(shí)質(zhì)性考核，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后勁不足，缺少長(zhǎng)期性和連續(xù)性的管理，再加上管理者對(duì)博物館檔案的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)，無(wú)落實(shí)；有形式，無(wú)效果。博物館檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

3.博物館檔案管理工作缺乏規(guī)范性管理

當(dāng)前博物館檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是博物館檔案收集不規(guī)范。館藏展品的檔案包括收藏檔案、保管檔案、展陳檔案、修復(fù)檔案、借展檔案等，這些檔案分屬不同的部門進(jìn)行管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進(jìn)行記錄、收集、整理，藏品的相關(guān)檔案之間無(wú)法進(jìn)行綜合利用。二是藏品檔案信息更新不及時(shí)。藏品檔案信息不僅是文物藏品的身份證，并不是一成不變的，它會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)物理或是化學(xué)性質(zhì)的變化；三是博物館檔案整理不規(guī)范。由于博物館檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中不按照檔案規(guī)范立卷；四是檔案綜合管理力度不夠。博物館藏品檔案未及時(shí)進(jìn)行移交或是在移交過(guò)程中損壞和丟失，造成檔案不完善；五是檔案利用不規(guī)范。博物館檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，手續(xù)不完備，造成了借出的檔案經(jīng)常沒(méi)有按期歸還或長(zhǎng)時(shí)間不歸還，甚至遺失。

三、改進(jìn)風(fēng)箏博物館檔案管理工作的對(duì)策

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，堅(jiān)持規(guī)范建檔

增強(qiáng)博物館管理者的檔案意識(shí)，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，通過(guò)收集、整理各項(xiàng)資料，詳細(xì)甄別分類，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與博物館發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫(xiě)《組織機(jī)構(gòu)沿革》《陳列展覽精品展》《風(fēng)箏藏品精品匯編》等資料，更好地發(fā)揮博物館檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度

作為專題博物館的檔案工作者，首先不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)主動(dòng)、積極地提升自己的業(yè)務(wù)理論知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用。第二，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技術(shù)和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，清楚檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定、新規(guī)范，按照新要求去工作。另外，還應(yīng)密切注意國(guó)內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平。第三，提高檔案人員素質(zhì)是搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要求檔案人員具有良好的綜合素質(zhì)，豐富的科學(xué)知識(shí)，較好的語(yǔ)言表達(dá)能力和文字寫(xiě)作能力以及相當(dāng)?shù)耐庹Z(yǔ)水平。第四，明確博物館檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案員的崗位職責(zé)，形成覆蓋全館的檔案管理機(jī)制。

3.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法

運(yùn)用科學(xué)的管理方法使檔案管理日趨完善，達(dá)到最優(yōu)化，第一，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準(zhǔn)確、翔實(shí)的要求，按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨(dú)立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。第二，對(duì)館內(nèi)展品進(jìn)行一次全面整理。博物館的工作人員可以在普查的同時(shí)，根據(jù)《藏品檔案規(guī)范》對(duì)原有的總賬進(jìn)行整理，對(duì)新征集的展品進(jìn)行重新認(rèn)定，把已認(rèn)定的藏品進(jìn)行分類，編目、入賬，并寫(xiě)明展品信息，把重點(diǎn)的展品進(jìn)行編號(hào)糾正，并做好備注。第三，重新組合相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)資料規(guī)范化。將那些建檔過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組合。在重組資料的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的檔案資料要重新加工、編寫(xiě)，以保證館藏檔案資料更加規(guī)范。第四，規(guī)范題名，保證查找資料的準(zhǔn)確性和高效性。檔案的分類號(hào)保證了檢索的查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。

4.盡快完成檔案的計(jì)算機(jī)管理 搞好博物館檔案的信息化建設(shè)，做好博物館檔案的研究和利用

電子信息時(shí)代的到來(lái)給檔案管理帶來(lái)新的革命，檔案工作者很大一部分時(shí)間是直接通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸。我們要借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。博物館檔案工作者不應(yīng)只停留在保管檔案上，還要進(jìn)一步研究利用。我們?cè)谟杏?jì)劃、按標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)檔案研究工作的同時(shí)，不斷地摸索，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使檔案的潛在價(jià)值發(fā)揮到最大。

隨著科技的飛速進(jìn)步，檔案的管理范圍也從以往的文字、圖片檔案等發(fā)展到電子文件，及其數(shù)據(jù)檔案、照片檔案、聲像檔案和縮微膠片檔案等新型檔案。我館應(yīng)該根據(jù)自身館藏的特點(diǎn)，盡快建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，以達(dá)到快速、安全、準(zhǔn)確管理檔案的目的。

四、結(jié)語(yǔ)

目前我國(guó)正處于文化大繁榮、大發(fā)展時(shí)期，各類博物館也進(jìn)入上檔升級(jí)，快速發(fā)展通道。檔案管理作為博物館管理工作中的重要環(huán)節(jié)，我們應(yīng)該正確分析檔案管理工作中不足和問(wèn)題，采取積極有效的對(duì)策、措施，抓住當(dāng)前的大好形式，不斷探索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為博物館事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

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