李存

摘要：建筑設(shè)計院檔案信息資源不僅是本院各部門工作要查考利用的資源，也是整個社會廣大公眾需要關(guān)注、了解、知曉的信息渠道。但是信息化檔案館的建設(shè)也是一個循序漸進和不斷探索的過程。我們相信，只要廣大檔案管理工作人員不斷探索新的途徑，檔案管理就能夠向前發(fā)展。本文通過分析工程設(shè)計檔案的基本特點和管理的問題，對加強建筑設(shè)計院檔案管理工作的策略進行了探討。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)計檔案；特點；管理

1工程設(shè)計檔案的基本特點

設(shè)計院工程設(shè)計檔案主要具有五個特點：

1.1多樣化的載體形式

設(shè)計院的工程設(shè)計檔案不僅局限于文字材料、圖紙等紙質(zhì)材料，目前還有各種格式的電子文檔。

1.2種類繁多的檔案內(nèi)容

設(shè)計院工程設(shè)計檔案內(nèi)容除了普通工程施工圖紙外，包括甲方授權(quán)委托書、批準書、合同、設(shè)計條件和要求、地質(zhì)勘查報告、評審意見、結(jié)構(gòu)、節(jié)能計算書、工程造價書、設(shè)計修改書、竣工驗收報告、評審藍圖等，因內(nèi)容多樣，必須確保每個項目檔案保存的完整性?？偠灾?，總之，文檔種類多，歸檔庫藏數(shù)量大，為建筑設(shè)計公司檔案管理工作增加了新難度。

1.3數(shù)量巨大

工程建設(shè)產(chǎn)品本身具有整體性的特點，不僅造型龐大，結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容繁多，而具是由一個個單件生產(chǎn)的項目銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬別，各自有它獨特的結(jié)構(gòu)、形式和要求，并相應(yīng)形成多種多樣單獨設(shè)計的圖紙文件。在數(shù)量方面，普通工程所形成的具有保存價值的僅是圖紙便將近百張，如果是大型工程，便有幾百張乃至上千張。因而設(shè)計單位在設(shè)計技術(shù)活動中形成的圖紙文件必然具有數(shù)量大，遞增快的特點。

1.4時間跨度較長，材料變更快

建筑設(shè)計院檔案形成于工程項目設(shè)計技術(shù)活動之中，一方面反映了建設(shè)項目的設(shè)計水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項目建設(shè)時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設(shè)計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。

1.5檔案的使用效率高

設(shè)計檔案是設(shè)計科學(xué)技術(shù)活動的記錄，承載著設(shè)計專業(yè)的科學(xué)技術(shù)知識，反映了實際的長期使用功能和價值，廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活中。設(shè)計檔案的適用性原則也使得設(shè)計成果的共享成為可能，無論是在設(shè)計階段還是施工階段，竣工階段，設(shè)計都必須及時提供給投資人或業(yè)主，承包商參考應(yīng)用。設(shè)計院所保存的工程檔案不僅僅要服務(wù)本院的設(shè)計人員，同時，建筑單元和業(yè)主單位也是重要的服務(wù)對象，因此，檔案需要頻繁地保存、查閱、調(diào)閱、加曬等。

2建筑設(shè)計院檔案管理的問題分析

2.1檔案管理制度有待進一步完善

在建筑設(shè)計院檔案的收集、整理、儲存和利用中，雖然有管理制度，但面對新問題、新情況，管理制度沒有及時調(diào)整。檔案分類缺失，檔案分類不科學(xué)、不合理，保管期限表不完善，保密制度為落實，很少結(jié)合建筑、規(guī)劃和市政等業(yè)務(wù)，制定相應(yīng)的歸檔范圍表。由于檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準不明確，很難及時解決檔案管理的問題，對檔案的收集產(chǎn)生了不良的影響。

2.2檔案管理員缺乏檔案管理相關(guān)知識

當(dāng)前建筑設(shè)計院檔案管理人員的能力有限，繼續(xù)學(xué)習(xí)能力不強，沒有深入學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，表現(xiàn)在工作思路不清晰、方法簡單、管理粗放、安全意識不強等方面。此外，由于檔案管理人員變動比較頻繁，工作積極性不高，受到檔案管理制度不完善的影響，導(dǎo)致檔案工作很難連續(xù)進行，為檔案資料的查找和利用帶來不便。

2.3檔案管理信息化水平低

隨著信息時代的發(fā)展，建筑設(shè)計院檔案管理人員利用計算機、網(wǎng)絡(luò)、CAD等軟硬件，使檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準化，提高工作效率。但目前建筑設(shè)計院建立檔案管理系統(tǒng)、無法收集整理大量數(shù)據(jù)的不多，電子文檔的形成過程難以控制，影響了其真實性和完整性。因為不能確保電子文化的安全，在利用電子文件時不夠便捷和高效。因此，建筑設(shè)計學(xué)院應(yīng)注重檔案信息化建設(shè)，充分體現(xiàn)檔案的價值。

3加強建筑設(shè)計院檔案管理工作的策略

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

第一，要提高認識。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理帶來了新的考驗，充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，在總體規(guī)劃中，將施工企業(yè)信息納入檔案信息化建設(shè)之中；第二，要順應(yīng)形勢。當(dāng)前檔案管理的形勢帶來了嚴重的挑戰(zhàn)，電子信息、網(wǎng)絡(luò)動態(tài)的信息管理、網(wǎng)絡(luò)的歸檔、數(shù)字文件存儲等已經(jīng)成為建筑設(shè)計機構(gòu)檔案管理的必然選擇，加快了檔案的數(shù)字化、歸檔、整合、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和信息標(biāo)準化的發(fā)展，統(tǒng)一管理檔案。要加大對信息平臺的應(yīng)用，確保檔案管理模式能夠滿足企業(yè)信息化要求；第三，逐步健全制度。建筑設(shè)計院要根據(jù)當(dāng)前信息化要求，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，尤其是要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，加強電子圖紙的形成、流轉(zhuǎn)、接受、監(jiān)控、歸檔和鑒定等工作，并落實安全責(zé)任制度。要妥善保管原有紙質(zhì)檔案，讓電子檔案的真實性與原始性得到有效保護。

3.2加強對工程設(shè)計檔案的安全監(jiān)管

一般而言，紙質(zhì)檔案保管期為十年（重點工程為三十年），長久保留與圖紙原件內(nèi)容一致的電子文檔，高度重視設(shè)計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險，實行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對設(shè)計院參與的重大建設(shè)項目的設(shè)計資料電子圖紙電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實探索多元存儲手段應(yīng)用按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性完整性和可讀性。

3.2提高檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置和技術(shù)措施

建筑設(shè)計研究院檔案資源通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息管理、檔案和數(shù)字資源和檔案處理、處理和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓芾?，實現(xiàn)檔案資源的合理配置和有序、有效的開發(fā)利用，實現(xiàn)社會檔案信息資源共享。這就要求文件管理人員必須使用計算機，實現(xiàn)計算機管理，而網(wǎng)絡(luò)是計算機管理文件信息的必要途徑。我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快從物理檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。采用現(xiàn)代化辦公設(shè)備為用戶提供遠程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，給吸收信息的時間和空間帶來了巨大的變化，顯示出強大的優(yōu)勢?；ヂ?lián)網(wǎng)文件的整合為更廣泛的利用渠道提供了廣闊的空間。檔案館可將電子文件加工、整理成電子文件，用戶可在不同領(lǐng)域享受高質(zhì)量、便捷的信息服務(wù)。

4結(jié)束語

總之，工程設(shè)計檔案是一種技術(shù)財富，對一個單位或企業(yè)規(guī)劃和發(fā)展是不可或缺的。要根據(jù)其特點進行管理和保護，做到既方便使用有利于保存。