摘 要：當前，在我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展的大背景下，我院在醫(yī)用設備、醫(yī)療服務方面等取得了不斷地突破和改善，受到了社會各界人士的積極肯定。本文重點從醫(yī)院設備檔案管理的實際出發(fā)，按照我院設備購進和使用情況論述了“分階段”式的檔案管理以及管理效益綜合評價情況。通過探究旨在為我院設備檔案管理提供可借鑒的理論基礎。

關鍵詞：檔案管理；效益綜合評價；醫(yī)用設備

近年來，伴隨著我國人民生活水平的提升，人們對身心健康給予了更大的重視和關注。醫(yī)院作為保障人們身體健康的重要載體，在維護人們身心健康方面發(fā)揮著極為關鍵的作用。醫(yī)用設備檔案管理及管理效益作為醫(yī)院醫(yī)療水平的重要組成部分，在社會上也受到了越來越多人的關注。因此，研究醫(yī)院設備檔案管理及管理效益進行綜合評價具有一定的價值和作用。

1 醫(yī)院設備檔案管理的方法

隨著我國對醫(yī)療行業(yè)重視程度的提高，醫(yī)療技術呈現(xiàn)出先進化特點，醫(yī)院引進的醫(yī)用設備在不斷增多，強化設備檔案管理成為了重要的研究內(nèi)容。若提高檔案管理效果，應掌握一定的設備檔案管理方法。醫(yī)用設備檔案管理方法是指導檔案管理過程的依據(jù)，該過程中包括有諸多環(huán)節(jié)。對于醫(yī)院檔案管理工作人員而言，需要熟練地掌握具體的方法和步驟，由此提高檔案管理的效果和質(zhì)量。為了提高醫(yī)院設備檔案管理的有效性，現(xiàn)依據(jù)設備使用的整個過程制定出檔案管理的途徑和方法。

1.1 設備使用前的檔案管理流程

結(jié)合醫(yī)院提出的需求購進所需要的設備，在購入設備之前包括有一系列的過程，具體過程如下圖1所示。

該過程中檔案管理的流程具體劃分為： 其一，科室在提出購進設備之前，應將報告交于醫(yī)院辦公室成文，該報告中需詳細地寫出資源來源情況、設備購進的必要性、使用人員情況等。醫(yī)院相關科室審核后，召開醫(yī)學裝備管理委員會，30萬元以上召開醫(yī)院辦公會議。審核完成后交檔案室歸檔。其二，醫(yī)院審核同意后，相關的材料報市衛(wèi)計委及財政局進行審批，相關部門同意后（大型設備還應取得相關的許可證）委托招標公司進行招標。與中標方簽訂購置合同。相關資料存檔。其三，在設備正式驗收使用之前需進行檢查，該過程應多個部門共同參與，若設備為國內(nèi)生產(chǎn)，需要使用科室和設備管理等相關部門的負責人參與；若設備為進口，除了以上負責人之外，還應有商檢部門的工作人員參與。按照設備的標準進行詳細地檢查，且記錄相關情況，最后撰寫驗收報告，該報告便于后期備案。使用前設備的質(zhì)量管理過程撰寫的相關報告為設備的檔案管理提交了真實性的數(shù)據(jù)資料和檢驗報告等。設備辦理入庫手續(xù)。驗收資料由檔案室管理。

1.2 設備使用中的檔案管理流程

醫(yī)院購進設備使用過程中應根據(jù)使用過程制定出過程性的檔案管理流程。該過程檔案管理包括有以下幾個途徑，如下根據(jù)醫(yī)院的實際情況進行具體闡述。

設備在投入使用之前，應按照具體劃分標準來歸類管理和財務管理。從以下方面加以論述和分析。

1、醫(yī)院設備檔案分類管理技巧

伴隨著我國醫(yī)療水平的提高，醫(yī)院設備及其配套設備逐漸齊全且先進化。為了對醫(yī)用設備進行連續(xù)性、長久性地管理與記錄，需要按照設備原有的作用和功能等進行分類管理。通常情況下，醫(yī)用設備檔案管理是按照購置價格進行有效管理，具體分類標準如下表1所示。

2、醫(yī)院設備財務管理實施方法

在財務管理的具體操作過程中，首先應建立有意愿設備總賬，總賬包括有名稱、規(guī)格和型號等。在此基礎上重點在于建立明細賬，包括有名稱、檔案號、設備品名、單位、規(guī)格等。具體如下圖2所示，該圖是醫(yī)院引入設備的檔案管理檔案號編排部分明細。

由圖2示意圖來看，需要對設備的具體情況進行匯總，其中檔案號的編制方法為，該編號由三組數(shù)字組成：第一組數(shù)字表示設備的分類對應的國家標準碼；第二組數(shù)據(jù)為標準碼下面的細分數(shù)據(jù)，同時用以區(qū)分Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ類醫(yī)用設備；隨后的三位數(shù)字表示序列號，通常情況下是購進設備的先后順序進行排列。其他信息根據(jù)設備的情況進行填寫即可。隨后，應建立醫(yī)院設備分戶賬，主要目的在于登記各個科室購進、使用的設備，該賬目分為兩份，其中一份交由使用科室，另外一份交由設備管理部門。如下表是醫(yī)院設備分戶賬，見表2所示。

除了以上兩方面外，醫(yī)院還將設備的相關制度和規(guī)范等交由檔案室加以管理。

1.3 設備使用后的檔案管理流程

醫(yī)院購進的設備使用一段時間后往往會出現(xiàn)幾種情況，該設備出現(xiàn)一些問題，如由于該設備無法有效使用等需要進行報廢處理。對于購進的設備而言，使用后的所有情況均需要納入到檔案管理的整個過程之中，便于后期相關人員對設備的使用情況加以研究。以下列出了設備使用后的流程圖，為設備使用后的檔案管理提供依據(jù)，詳見圖3。

結(jié)合上圖情況，根據(jù)不同流程制定出設備使用后階段中的檔案管理流程，科室提出申請或相關的強檢不通過，先由設備科會同相關技術人員進行鑒定是否能進行維修、有沒有維修價值。然后設備科審核鑒定意見，計財科審核賬面情況（超大型醫(yī)用設備組織專家論證），醫(yī)院領導審批，市財政局審核并審批，凡經(jīng)批準報廢的醫(yī)用設備必須在醫(yī)院計財科及設備科監(jiān)督下交由國有資產(chǎn)管理部門處理。

從以上三過程和環(huán)節(jié)來看，醫(yī)院設備的檔案管理應由過去的重過程的管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿^程管理，結(jié)合我院設備檔案管理的實際情況，由此逐漸提高檔案管理的作用和價值所在，另外，按照設備使用的不同環(huán)節(jié)進行的檔案管理便于醫(yī)院設備使用人員以及相關專家對該設備進行全面化地了解，為以后購進設備積累相關經(jīng)驗。

2 醫(yī)院設備檔案管理效益綜合評價

2.1 醫(yī)院設備檔案管理效益綜合評價體系搭建的PDCA原則

PDCA評價原則最早由國外的學者戴明提出，因此，該評價原則又被稱之為“戴明環(huán)”。該原則包括有四方面，即計劃性、執(zhí)行性、檢查性和整體性原則。該原則在于實現(xiàn)對醫(yī)院設備的常見問題以及使用難點等進行計劃，結(jié)合醫(yī)院設備使用的實際情況制定出評價體系。另外，需要結(jié)合實際使用效果和科研等作用加以評價。該原則是評價體系制定的重要依據(jù)和根基，因此，在制定設備檔案管理效益的全面性的評價體系時，應嚴格按照以上幾個環(huán)節(jié)和過程推進，在保障全面性的同時注重細節(jié)和環(huán)節(jié)。

2.2 設備檔案管理效益綜合評價

為了更為全面、客觀地對醫(yī)院設備檔案管理效益進行綜合性評價，需要設定評價的維度，本次研究以我院2014年購置大型醫(yī)用設備《數(shù)字減影血管造影X線機》為例，結(jié)合當前醫(yī)院設備的基本功能和作用，主要從經(jīng)營狀況、設備運行成本預測及社會效益和經(jīng)濟效益等幾方面進行綜合評價。

1. 醫(yī)院經(jīng)營情況

現(xiàn)階段，我院近三年的經(jīng)營情況如下表所示。

由上表數(shù)據(jù)顯示，醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務量及業(yè)務收入正呈現(xiàn)逐年上升的趨勢。隨著梧州的發(fā)展、市區(qū)人口及流動人口不斷增加，區(qū)域內(nèi)病人數(shù)也隨之增長，以及隨著桂梧高速公路、南梧高速公路、洛湛鐵路等交通大動脈的建成通車，外地病人的就醫(yī)數(shù)量也會不斷增加。2011年7月，醫(yī)院在建的23層綜合樓已建成投入使用，醫(yī)院的診療環(huán)境得到很大的改觀，前來就診和住院的病人數(shù)量也在不斷增加。

2.設備運行成本預測

設備運行成本預測需要從三方面入手，其一是人員支出預測、其二是公用支出預測；其三是設備使用折舊支出預測。結(jié)合我院實際情況，具體分析如下：

其一，人員支出預計以現(xiàn)有配備的醫(yī)技人員計算，年人員支出為161800元。隨著醫(yī)技人員的增加，項目的人員支出會增加。

其二，公用支出預計以現(xiàn)在每月電費1806元（如遇用電高峰期會增加電費），每年預計電纜21850元，維修保養(yǎng)費450000元。

其三，以現(xiàn)行大型醫(yī)用設備使用期十年折算，該項目設備估價款人民幣1000萬元計算，每年的折舊額為100萬元。若設備在維護、保養(yǎng)方面做得好，設備可延長時間使用，則實際的年折舊額會減少。

3.社會評價

我院作為梧州市最具規(guī)模的現(xiàn)代化醫(yī)院，就更應該在現(xiàn)有醫(yī)療技術、設備的基礎上引進更為先進的技術和關鍵的大型放射治療設備，使醫(yī)院更能擔負起人民的愿望。該設備的購置，將對我院的放射治療帶來新的飛躍，將會有利于提升醫(yī)院整體的診療水平，擴大醫(yī)院在區(qū)域內(nèi)的影響力，并為社會公共健康及醫(yī)療衛(wèi)生保健提供更好的服務，滿足不同人群的消費需求。

4.經(jīng)濟效益分析

以該項目設備估價人民幣1000萬元，按年作業(yè)480例計，年收入平均380萬元，同時有助于提升醫(yī)院整體的診療水平，有助于提高療效、減少放射并發(fā)癥和改進患者療后的生存質(zhì)量，有較好的經(jīng)濟效益和良好的社會效益。

總之，現(xiàn)階段，伴隨我國科學技術的快速進步與發(fā)展，國家在醫(yī)療技術領域也取得了很大程度上的突破，醫(yī)院醫(yī)用設備更加多樣化、全面化、先進化，能夠依托先進的醫(yī)用設備為患者提供更加周到、優(yōu)質(zhì)的服務，醫(yī)用設備管理水平在很大程度上也作為了衡量醫(yī)療技術的重要因素。同時，由于社會的發(fā)展進步，人們的生活水平不斷提升，人們對身心健康要求有所提高，對醫(yī)院醫(yī)用設備以及醫(yī)療技術、服務等提出了更高、個性化的要求，進而也進一步加強醫(yī)用設備檔案管理以及管理效益，以期推進醫(yī)療服務衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

羅彬彬（1972-），女，廣西金秀，大專，檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。