劉長安

摘 要：文書檔案管理屬于單位管理工作中的重要內(nèi)容。隨著社會的快速發(fā)展，對文書檔案管理工作提出了許多新要求。然而目前很多單位文書檔案管理依然存在檢索效率低、信息化程度低、工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高等問題。這極大阻礙了文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，本文著重探討如何創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略，以期進(jìn)一步提高文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；創(chuàng)新；策略

文書檔案是各單位對自己的發(fā)展歷程、科研成果、重要活動的文字記錄。它是單位生產(chǎn)發(fā)展的重要見證，也是單位預(yù)測未來發(fā)展趨勢的參考依據(jù)[1]。伴隨著單位檔案制度的不斷革新與完善，原有的文書檔案管理模式早已無法滿足單位發(fā)展的需要。因此，加強(qiáng)文書檔案管理的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、高效化，已成為各單位檔案管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 加強(qiáng)制度創(chuàng)新，保障執(zhí)行力度

很多單位文書檔案管理水平低下的一個重要原因就是缺少一個合理完善的管理制度。正是如此，很多單位領(lǐng)導(dǎo)才不重視文書檔案管理，對此缺乏正確認(rèn)識，從而制約了文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。因此，要想實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新，首先必須從制度層面上加以創(chuàng)新。很多重要檔案都分散在各部門、各單位，管理缺乏規(guī)范性，從而降低了利用率。因此，制度創(chuàng)新已迫在眉睫。具體來講，各單位在遵守相關(guān)規(guī)定的前提下，圍繞單位實(shí)際，制定一套與單位自身制度相適應(yīng)的文書檔案管理制度。對文書檔案管理的要求、結(jié)構(gòu)、形式、內(nèi)容均應(yīng)做出統(tǒng)一規(guī)定，確定文書檔案工作的年度方針與目標(biāo)。同時，在領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制的基礎(chǔ)上構(gòu)建一套健全的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，將文書檔案管理中的各項(xiàng)職責(zé)細(xì)化，落實(shí)到人頭。然后，構(gòu)建一套相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，提高執(zhí)行力度，為文書檔案管理制度的正常運(yùn)行做好保障[4]。比如，實(shí)行制度定期評審制，對制度執(zhí)行過程中暴露出來的相關(guān)問題進(jìn)行修訂與完善，從而使文書檔案管理制度更科學(xué)、合理。按照月考核、年終總結(jié)評比的方法，做到獎優(yōu)懲劣，充分調(diào)動全體專兼職檔案管理員的工作熱情。

2 加強(qiáng)文書檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接決定了文書檔案管理工作質(zhì)量的高低?？梢?，人才是影響單位文書檔案管理質(zhì)量的一個重要因素。因此，單位必須重視檔案人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，樹立人力資源是第一資源的理念。首先，糾正“重使用、輕培育”與“見物不見人”的思想，要結(jié)合本單位檔案人員的個人成長與工作特點(diǎn)，為他們營造一個尊重個性、鼓勵創(chuàng)新的良好工作環(huán)境。其次，抓好對在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將教育培訓(xùn)制度化、定期化。采用多層次、多形式、多手段的培訓(xùn)方式，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)理念與先進(jìn)做法，并讓他們了解相關(guān)行業(yè)法律法規(guī)，接觸文書檔案管理工作的最新前沿[5]。對于兼職檔案員要求掌握文書檔案管理的基本規(guī)則與操作流程，可安排經(jīng)驗(yàn)豐富的老師傅面對面、手把手進(jìn)行指導(dǎo)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速普及，檔案信息化是檔案管理的重要趨勢，也是提高檔案管理與服務(wù)水平的有效手段。因此，還應(yīng)著重引導(dǎo)檔案人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提高檔案信息化管理水平。要從多角度來提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，并強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，充分激發(fā)他們的工作積極性與主觀能動性，使其成為復(fù)合型人才。最后，完善用人機(jī)制，適當(dāng)改善文書檔案人員的薪資待遇，完善職稱評定機(jī)制，以調(diào)動工作人員的工作熱情。同時，要從文書檔案管理隊(duì)伍中及時清除那些缺乏責(zé)任心、專業(yè)素養(yǎng)低的人員，從而確保文書檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。此外，在崗位變動時要盡量減少檔案部門的變動，穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，避免檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)降低。

3 加強(qiáng)管理模式的創(chuàng)新，提高檔案管理信息化程度

隨著信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，極大促進(jìn)了文書檔案管理效率的提高。在實(shí)踐過程中，單位要不斷創(chuàng)新文書檔案管理模式，將其與信息技術(shù)相結(jié)合。檔案部門可利用單位內(nèi)部局域網(wǎng)建立文書檔案網(wǎng)站，及時上傳相關(guān)檔案信息，便于用戶通過網(wǎng)絡(luò)檢索所需資料。同時，可在網(wǎng)頁上設(shè)置電子文件自動上傳功能，便于各部門及時上傳電子文檔。然后，統(tǒng)一在檔案部門的服務(wù)器上歸檔。這樣通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，極大簡化檔案收集、編輯、存儲、調(diào)用等工作程序，從而提高文書檔案管理效率。同時，提高信息化管理程度，能極大減少文書檔案人員的工作量，讓他們從繁重的手工勞動中解放出來，有時間去思考如何提高文書檔案管理水平的方法。信息化管理也能避免由手工管理所造成的人為錯誤，確保檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，從而提高文書檔案的利用價(jià)值與有效利用率。

4 加大經(jīng)費(fèi)投入，完善文書檔案管理硬件設(shè)施

很多單位由于經(jīng)濟(jì)條件有限，加上對文書檔案管理不夠重視，投向文書檔案管理的經(jīng)費(fèi)就更少。這導(dǎo)致檔案管理的硬件設(shè)施不完善，管理?xiàng)l件較差。對此，檔案主管部門在對文書檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理的同時，還應(yīng)主動向政府與上級主管部門反映，爭取經(jīng)費(fèi)支持。隨后，逐步配備文書檔案管理所需的設(shè)備，改善檔案管理工作條件，從而確保本單位文書檔案管理的健康持續(xù)發(fā)展。若單位擁有較強(qiáng)的實(shí)力，應(yīng)加大資金投入力度，加快改善文書檔案管理的硬件設(shè)施。參照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)修建檔案庫房，庫房與辦公室要保持一定距離，防止造成一些不必要的麻煩。安排專人管理庫房，并嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理規(guī)定，控制人員的進(jìn)出。對檔案分級，分為普通檔案與保密檔案，將其分開保存。保密類檔案涉及到的內(nèi)容多與國家與集體的安全利益有關(guān)，一旦泄露出去，將給國家與社會造成嚴(yán)重的危害。因此，要重點(diǎn)保護(hù)好保密類檔案，確保檔案保管的安全性與完整性。

5 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，推行特色服務(wù)

檔案工作者要逐步摒棄過去坐在家里等人上門查檔的觀念，要變被動坐等服務(wù)為積極主動上門服務(wù)。同時，要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主動與其他檔案機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位合作，實(shí)現(xiàn)電子檔案的互連互通，共享文書檔案資源。通過開展遠(yuǎn)程服務(wù)，將檔案服務(wù)范圍進(jìn)一步拓寬，使服務(wù)層次也更加深入。檔案管理員要堅(jiān)持檔案工作服務(wù)于本單位黨政、經(jīng)營、生產(chǎn)、安全等方面的創(chuàng)新，實(shí)際上就是要將文書檔案的各項(xiàng)服務(wù)功能都挖掘開發(fā)出來。這要求檔案管理員要增強(qiáng)創(chuàng)新意識，主動拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式。對現(xiàn)有的文書檔案資源進(jìn)行充分整合與開發(fā)、加工，使其成為公眾所需的優(yōu)質(zhì)檔案資料。在整理檔案的過程中檔案員可結(jié)合本單位實(shí)際情況，采用單展史、大事記匯編等方式來保存文書檔案。通過檔案來宣傳與總結(jié)本單位好的經(jīng)驗(yàn)與驚人業(yè)績，并為管理層提供決策依據(jù)。此外，還可參考相關(guān)檔案資料，出版一些人物傳記、企業(yè)發(fā)展軌跡等讀物，使文書檔案得到更充分的利用。

總之，文書檔案管理工作對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的作用。這項(xiàng)工作具有極強(qiáng)的政策性、專業(yè)性與保密性，要求檔案人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識，扎實(shí)的專業(yè)功底。因此，各單位要高度重視這項(xiàng)工作，從管理理念、管理制度、管理人才、管理方式等方面加以創(chuàng)新改進(jìn)，不斷提高文書檔案管理質(zhì)量。

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