張立秋

【摘要】文書檔案管理是一項非常重要的工作，它是對以往工作狀態(tài)和工作內容的整合與利用，對單位的發(fā)展有很大的意義。對于報社來說，通過對文書檔案的管理，報社可以清晰的認識到以往工作中存在的優(yōu)點與不足，從而找出更完善的工作方法。然而，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經不適用于當下社會，所以必須要重視文書檔案管理的創(chuàng)新。本文深入分析了目前我國報社的文書檔案管理中出現的一些問題，并針對這些問題提出了文書檔案管理創(chuàng)新的發(fā)展方向。

【關鍵詞】文書檔案；管理工作；創(chuàng)新策略

前言：無論是機關單位還是各類企業(yè)，文書檔案都是為記錄單位發(fā)展歷史和工作進程而存在的，文書檔案是對本單位過去發(fā)展過程忠實記錄，對單位未來的發(fā)展定位、科學決策、問題處理等方面都有重大的參考意義，對于報社來說也是如此。然而，隨著信息化時代的到來，以往的文書檔案管理模式已經遠遠落后于現代社會，其指導意義也大打折扣。

1.目前文書檔案管理工作中存在的不足

1.1 文書檔案管理體系不完善

完善的管理體系是文書檔案管理工作的基礎和質量保證，而報社作為一個最需要與時俱進的工作單位，其文書檔案管理體系卻普遍缺乏制度創(chuàng)新，不適應信息化時代的要求。文書檔案編制與管理方面的問題一直處于被忽視的狀態(tài)，實際工作中，工作人員和管理人員向來認為把文書檔案整理歸檔后檔案管理工作就完成了，而很少有人會重視對檔案信息的提取和文書檔案的使用，報社的文書檔案包含了以往的期刊、雜志、報紙以及工作記錄等，雖然以往的報紙刊登的消息已經失效，但是所報道文章中還是有很多可以學習的部分，但現在的文書管理體系導致了這些信息被埋沒，使文書檔案的價值大打折扣。另外，實際檔案文書管理工作中，由于文書檔案管理體系的不完善，文書檔案管理也存在著不規(guī)范的現象，日常文書檔案管理中經常有漏洞產生，降低了檔案管理工作的準確性，妨礙了文書檔案發(fā)揮其積極作用。

1.2 文書檔案工作模式落后

隨著社會的快速發(fā)展和科學技術的不斷進步，文書檔案管理面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，信息化時代的到來更是對文書檔案管理工作提出了更高的要求，但目前我國檔案文書管理仍然沿用傳統(tǒng)的工作模式，極大的妨礙了文書檔案管理的工作質量的提升。在如今這個信息爆炸的時代，報社要處理的文書檔案的數量迅速增長，而文書檔案管理工工作模式卻還是傳統(tǒng)的手工處理，全部依賴于人力，在計算機技術和網絡信息技術發(fā)展日益成熟的當今時代，這種方法顯然是不合適的，而且由于種種原因，工作人員手工記錄和整理文書檔案不可避免的會出現錯誤，尤其是現在需要處理的文書檔案越來越多的情況下，這就使文書檔案能夠發(fā)揮的作用大幅度縮減。

1.3 文書檔案工作人員專業(yè)素質有待提高

眾所周知，文書檔案管理工作實際上是一件技術性很強的工作，對工作人員的專業(yè)能力要求很高，尤其是當前文書檔案急劇增多、工作模式亟待改革的情況下，但是，實際上從事文書檔案管理工作的人員專業(yè)素質普遍不能達到要求。一些單位對文書檔案工作并不重視。所以在招聘文書檔案工作人員的時候對應聘者的考察也是馬馬虎虎，這就導致一些文書檔案管理人員能力不足，工作效率和工作質量都不高。另外，有些年長一些的文書檔案管理人員雖然經驗豐富，但是受自己的經驗所困，他們普遍存在工作觀念落后、工作方法僵化的問題，而且對先進科學技術缺乏必要的了解，有的甚至不能熟練的操作電腦，更不用說利用辦公軟件和專門的文書檔案管理軟件對文書檔案進行管理了，這就大大降低了文書檔案管理的工作效率。

2.文書檔案管理創(chuàng)新方向

2.1 管理體系的創(chuàng)新

文書檔案管理體系的創(chuàng)新要結合單位發(fā)展需要與社會背景，改進或廢除原本不合理的規(guī)定，根據時代發(fā)展要求進行創(chuàng)新，管理體系的創(chuàng)新包括對文書檔案管理體系的創(chuàng)新和對工作人員管理體系的創(chuàng)新。對于文書檔案管理方面，主要是改變原先傳統(tǒng)的純人力文書檔案管理制度，制定相關的電子檔案管理制度，為文書檔案管理信息化打好基礎，并制定完善的審核制度，對整理過的文書檔案信息進行不定期的檢查，減少管理漏洞的產生。另外，對于工作人員的管理方面，必須要完善檔案管理責任制，文書檔案管理工作分派給工作人員，則工作人員要對這部分文書檔案負責，如果這部分文書檔案的管理工作出現了漏洞，負責它的工作人員要承擔相應的責任，這種方法可以促進工作人員認真嚴謹的工作，減少文書管理工作中的漏洞，另外，還要完善工作人員的考評制度，按照工作人員的實際工作業(yè)績對其進行獎勵或懲罰，這樣可以提高工作人員的工作積極性，進而提高文書檔案管理的工作效率。

2.2 工作模式的創(chuàng)新

工作模式創(chuàng)新的基礎是檔案管理工作人員工作理念的創(chuàng)新，工作人員要緊跟時代發(fā)展的進程，從固有的思維中挑出來，根據時代發(fā)展的要求創(chuàng)新工作理念，從而實現工作模式的創(chuàng)新。工作人員在進行文書檔案管理時，要對以往的經驗進行有選擇的利用，并結合信息化時代的背景，創(chuàng)新工作模式。由于互聯(lián)網技術的迅猛發(fā)展，報社所得到的信息與前幾年相比有了飛速的增長，所以報社的文書檔案信息很多，傳統(tǒng)的純人力管理模式已經不能滿足實際需求，所以，必須引進計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網技術，從傳統(tǒng)的紙質管理模式轉變?yōu)樾畔⒒臅鴻n案管理模式。另外，如今二維碼、條形碼等信息存儲模式已經廣泛的應用在日常生活中，我們不妨把它引入到文書檔案管理工作中，這種方法不僅能提高信息的安全性，還能使信息應用更方便。另外，文書檔案管理最好建立一個完善的計算機管理系統(tǒng)，對文書檔案進行系統(tǒng)的保存、整理和分析，而且用這種方式文書檔案信息不易丟失。

2.3 工作人員培養(yǎng)制度的創(chuàng)新

文書檔案管理人員作為文書檔案管理工作的實際執(zhí)行者，其專業(yè)素質對文書檔案管理工作的質量影響很大，所以，必須要對工作人員的培養(yǎng)制度進行創(chuàng)新，提高他們的專業(yè)素質。在招聘文書檔案管理人員時要重視對應聘者綜合能力和文書檔案管理能力，如辦公軟件和文書管理軟件的使用能力、計算機和網絡技術的應用能力以及信息整理和提取的能力等，在工作人員的工作中，要對他們進行定期的培訓，使他們能掌握先進的技術和最新的知識，加強他們的專業(yè)技能，力求讓工作人員與時俱進，能良好的適應社會環(huán)境的變化及文書檔案管理模式的變化。另外，要引進一些年輕的創(chuàng)新能力強的文書檔案管理人才，帶動整個文書檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新意識，使文書檔案管理工作做到與時俱進。

3.結語

綜上所述，信息化時代的背景下，文書檔案管理工作要實現管理體系、工作模式和人才管理體制等方面的創(chuàng)新，使文書檔案管理工作的工作水平和工作質量能充分滿足當下社會中報社發(fā)展的要求。另外，社會是不斷發(fā)展的，報社也是一個需要與時俱進的工作單位，所以，報社的文書檔案管理工作要緊跟時代發(fā)展的腳步，根據時代的要求調整工作模式，工作人員和管理人員都要與時俱進，提高自己的專業(yè)能力和綜合素質，提高檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]韓宏.淺析文書檔案的現代化管理[J].機電兵船檔案，2010：（4）：2～3.

[2]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術學院學報，2010，23（4）：3～4.