馮欣

摘 要：文書檔案管理水平體現(xiàn)著企業(yè)或事業(yè)單位檔案管理的層次，而且直接關(guān)系到檔案資料的內(nèi)在價值與完整性。文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。本文首先提出了文書檔案管理對于單位的重要性，分析了文書檔案管理中存在的問題，并針對這些問題，提出了提高文書檔案管理水平的措施，以此共勉。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題；措施

隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，辦公室文書檔案的管理工作逐漸受到人們的重視，其對社會發(fā)展具有重要作用。文書檔案的收集和歸檔是檔案管理的重要內(nèi)容，其對檔案管理的工作質(zhì)量具有重要影響。對此，要求管理人員加強工作人員對文書檔案的管理意識，進(jìn)而提高文書檔案管理的工作質(zhì)量與效率。

一、當(dāng)前文書檔案管理中存在的主要問題分析

（一）重視程度不足。首先，當(dāng)前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識。一些單位認(rèn)為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應(yīng)的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當(dāng)作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。其次，在專業(yè)技能訓(xùn)練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓(xùn)練，入職后也沒有進(jìn)行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經(jīng)費進(jìn)行人員培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認(rèn)為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設(shè)備，導(dǎo)致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴(yán)重阻礙了文書檔案的應(yīng)用。

（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個方面，一是人員數(shù)量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負(fù)責(zé)單位的草擬文、傳發(fā)文，本職工作已經(jīng)較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質(zhì)不高。很多單位并未引進(jìn)具有專業(yè)背景的文書檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調(diào)崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預(yù)備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質(zhì)參差不齊，對檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認(rèn)識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發(fā)。

（三）文書工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書管理與檔案管理應(yīng)當(dāng)是一個系統(tǒng)性的管理，二者之間關(guān)系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發(fā)揮文書檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設(shè)，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。

二、加強和改進(jìn)文書檔案管理的有效對策

（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應(yīng)當(dāng)從兩個方面加強重視。首先，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予文書檔案管理工作應(yīng)有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設(shè)備、經(jīng)費，確保文書檔案管理部門的正常運轉(zhuǎn)。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自身工作崗位對于單位發(fā)展、運行的重要意義，更不能主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規(guī)章制度，文書檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)積極主動的參與，嚴(yán)格有效的落實，

（二）提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學(xué)的評價體系，因而在人員配置方面，也應(yīng)以規(guī)章制度和評價體系為配置標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)聘用一些具有專業(yè)教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓(xùn)和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓(xùn)，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責(zé)和日常任務(wù)，使其對自

身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。

（三）做好文書管理和檔案管理的對接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應(yīng)當(dāng)以文書為切入點，在工作細(xì)節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識滲透進(jìn)文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發(fā)文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應(yīng)的檔案里標(biāo)注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。

（一）規(guī)范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質(zhì)量保證，就沒有檔案工作的質(zhì)量提高。特別是文件質(zhì)量的提高主要取決于文書工作人員的責(zé)任心和水平。所以，文書工作人員要規(guī)范處理文件，提高文書的編制質(zhì)量。因此，文書人員平時要具備良好的檔案管理意識，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協(xié)調(diào)，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對文件材料的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。文件材料質(zhì)量包括紙張大小、文件內(nèi)容的文體、文件格式等方面是否達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對于文件材料必須要規(guī)范統(tǒng)一，不能花樣百出。對于紙質(zhì)和用筆都要進(jìn)行明確規(guī)定，不準(zhǔn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時到位，不能拖拉耽擱；同時要做好文件收發(fā)的登記管理，發(fā)現(xiàn)遺失必須要及時查找。尤其是賬外材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話及外出開會材料都要進(jìn)行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯漏。

（二）加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作。檔案質(zhì)量的提高和結(jié)構(gòu)的改善將決定檔案的價值，因此提高檔案的質(zhì)量是檔案管理部門的工作。平時檔案管理人員必須要做到勤聯(lián)系，勤溝通，勤走動，爭取其他部門的協(xié)作和配合，提高檔案的質(zhì)量。要做到對業(yè)務(wù)部門的近況了解，經(jīng)常就業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)行交流，加強溝通，對于出現(xiàn)的新情況新動向要及時關(guān)注，保證檔案材料的及時收集。對于檔案部門的工作要多思考、多實踐，爭取做到檔案材料的收集整理及時高效。平時還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對于出現(xiàn)可能的檔案信息死角要及時進(jìn)行疏通。

（三）完善文書檔案管理制度，細(xì)化程序。任何一項工作都需要嚴(yán)格的規(guī)章制度加以規(guī)范，否則都可能會出現(xiàn)人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對于檔案工作更是如此，嚴(yán)格科學(xué)的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細(xì)化、可操作化和明確化。對于各項檔案管理的細(xì)節(jié)問題要具體明確，不能含糊，更不能出現(xiàn)制度漏洞，同時要注意細(xì)則制定的可操作性，不要過于煩瑣復(fù)雜。對于文件收發(fā)要嚴(yán)格遵守國家的各項相關(guān)制度，防止出現(xiàn)文件核發(fā)混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件內(nèi)容是否遺漏，公文格式是否規(guī)范，在正式印制發(fā)送前要做到再次核查。如果出現(xiàn)公文內(nèi)容必須修改的，必須要按照程序進(jìn)行重新核查。同時對于公文的材料管理方面必須要執(zhí)行機關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)不合格公文材料、不合格公文內(nèi)容、不合格公文格式等問題。

三、結(jié)語

總之，只有從提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。

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