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        數(shù)字檔案風(fēng)險管控研究

        2017-07-19 21:59:27郭曉
        卷宗 2017年12期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案管控措施風(fēng)險

        郭曉

        摘 要:信息化時代,檔案館的檔案記錄也由傳統(tǒng)紙質(zhì)版轉(zhuǎn)向電子版,也就是將檔案信息數(shù)字化,數(shù)字化檔案的應(yīng)用,為檔案館節(jié)省了很多成本,但是在管理中還是存在著一些風(fēng)險。本文就針對數(shù)字檔案風(fēng)險管控進(jìn)行研究。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案;風(fēng)險;管控措施

        數(shù)字檔案是將信息數(shù)據(jù)化,它的生成與傳輸都要依賴于數(shù)字設(shè)備,必須用專門的軟件或設(shè)備才能讀取以數(shù)碼形式存儲于特定載體的信息。數(shù)字檔案是完全不同于傳統(tǒng)檔案,在提供方便的同時,怎樣使它永久的保存成為相關(guān)人員亟待解決的問題。

        1 檔案數(shù)字化概述

        1.1 檔案數(shù)字化的原因

        傳統(tǒng)的檔案信息資源的傳遞速率慢、共享效果低、綜合使用率低,而信息化時代,依賴于計算機(jī)技術(shù)獲取信息,分析處理信息的人們對其已經(jīng)很不滿足了,怎樣能快速得到豐富的信息資源成為人們亟待解決的問題,數(shù)字化檔案應(yīng)運(yùn)而生,它改變了傳統(tǒng)檔案信息資源的缺陷,還使得原始檔案得到妥善保存。

        1.2 檔案數(shù)字化的含義

        將原始檔案的信息通過先進(jìn)的計算機(jī)軟件和設(shè)備轉(zhuǎn)化成由數(shù)字0和1組成的代碼,再儲存到相應(yīng)的載體上,這就是檔案數(shù)字化。

        1.3 檔案數(shù)字化的內(nèi)容

        包括兩方面,一方面是將原始檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化,另一方面就是檔案全文數(shù)字化,有兩種錄入方式,一種是通過掃描儀錄入,再對其進(jìn)行目錄編寫,另一種是用光學(xué)字符技術(shù)對檔案全文進(jìn)行有效識別再存儲。

        2 數(shù)字檔案風(fēng)險

        2.1 數(shù)字檔案真實(shí)性和完整性面臨的風(fēng)險

        信息的真實(shí)性和完整性是對數(shù)字檔案的基本要求。但是在實(shí)際的電子存檔中,這個基本要求會面臨幾種風(fēng)險,給數(shù)字檔案帶來不同程度的損害。

        其一是信息遷移帶來的風(fēng)險。在檔案的信息進(jìn)行傳輸時,因?yàn)橐恍┬屡d的讀取設(shè)備對于舊的存儲數(shù)據(jù)的載體不能很好地識別,所以有可能讀取數(shù)據(jù)不成功,或者只是遷移了部分信息,而造成了最后信息不完整的后果。

        其二是人為修改帶來的風(fēng)險。數(shù)字檔案在建檔、數(shù)據(jù)生成、信息傳輸、遷移等過程都有人的參與。所以在這些環(huán)節(jié)中,如果不能對人的行為進(jìn)行把關(guān)和監(jiān)督,人有意或無意的刪減、篡改數(shù)據(jù)信息,會對數(shù)字檔案造成無法挽回的損害,因?yàn)殡娮訖n案一個最大的特點(diǎn)就是易修改,無痕跡,蓄意篡改信息的人員只要消除相關(guān)記錄,便不會有蛛絲馬跡留下,使得檔案無跡可尋。也無法對檔案進(jìn)行逆向修復(fù)。因此數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性受到很大的風(fēng)險。

        其三是網(wǎng)絡(luò)攻擊帶來的風(fēng)險。因?yàn)閿?shù)字信息具有流動性的特點(diǎn),給一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)秀的人攻擊數(shù)字檔案提供了契機(jī)和條件。一方面,因特網(wǎng)對于使用人群不作限制,在這些人群中,有一些不法之徒,利用自己的計算機(jī)技能,盜取他人的隱秘信息,使因特網(wǎng)變得極為不安全。數(shù)字檔案的每一方面都需要計算機(jī)的參與,而檔案里面的隱秘的數(shù)據(jù)信息對于那些不法之徒來說,是有價值的,所以他們會針對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行不同程度的網(wǎng)絡(luò)攻擊,是信息泄露,破壞信息的完整性。另一方面,數(shù)據(jù)在共享傳輸過程中,給不法分子提供了攻擊的機(jī)會。他們通過網(wǎng)絡(luò)偵查,對正在傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行竊取,使數(shù)據(jù)無法正常到達(dá)終端方;通過拒絕服務(wù)攻擊,使服務(wù)器脫離工作狀態(tài);通過程序攻擊,使程序感染上病毒,無法對信息進(jìn)行保存,使信息缺失。最常見的技術(shù)就是緩沖區(qū)溢出攻擊,這種攻擊會使得不法分子獲得一臺主機(jī)的全部控制權(quán),就不能保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和完整性了。

        2.2 數(shù)字信息無法永久讀出

        數(shù)字檔案建立時,雖然需要人的參與,但是數(shù)字檔案的存取和利用還是需要相關(guān)的計算機(jī)軟件和設(shè)備進(jìn)行操作。在數(shù)字信息保存后,人對于數(shù)據(jù)的認(rèn)知速度趕不上它的產(chǎn)生及傳遞速度,加上計算機(jī)的快速發(fā)展,很容易使得數(shù)字檔案出現(xiàn)保存妥當(dāng),卻無法利用的現(xiàn)象,不管是直接以數(shù)字方式生成數(shù)字文檔還是以原來的紙質(zhì)版作為依據(jù)進(jìn)行數(shù)字化,總之都會面臨著這種風(fēng)險,這對人們來說信息依舊是不完整、被破壞了。

        3 數(shù)字檔案風(fēng)險管控措施

        3.1 技術(shù)措施

        對于人為修改帶來的風(fēng)險可以采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行防控。在當(dāng)前不設(shè)防的互聯(lián)網(wǎng)上,人們使用信息的環(huán)境逐漸變得不安全可靠,這成為相關(guān)的技術(shù)人員亟待解決的問題。在脆弱的數(shù)字檔案信息傳遞過程中,會因?yàn)槿藶樵蚨兊貌话踩?,因此對檔案制定有效的定密和解密程序,可有效保證信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性,對人蓄意或無意修改信息行為有效的進(jìn)行防控。

        采取有效的技術(shù)措施防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。首先檔案館要聘用計算機(jī)技術(shù)好、品性好的技術(shù)人員對數(shù)字檔案設(shè)置嚴(yán)密不易被攻破的防火墻。對于檔案數(shù)據(jù)的代碼要進(jìn)行嚴(yán)格控制,使其保持正確,防止網(wǎng)絡(luò)攻擊中最常見的緩沖區(qū)溢出攻擊。在實(shí)際的代碼編寫中,很容易出現(xiàn)漏洞,沒有久攻不破的代碼程序,所以還需要其他方面的配合來加強(qiáng)程序的安全可靠性。比如操作系統(tǒng)和編譯器,它們的全力配合使得易被攻破的緩沖區(qū)得到有效的保護(hù),使得攻擊者不會那么輕易植入攻擊代碼,從而保證數(shù)字檔案相關(guān)的主機(jī)不會被攻擊者控制。

        信息化時代,計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使得數(shù)字信息在大量存儲同時,也為信息數(shù)據(jù)的安全長久保存提供了技術(shù)條件。電子檔備份、數(shù)字信息更新、遷移等方案都有效的使數(shù)據(jù)信息永久保存。

        3.2 管理措施

        管理措施要分為幾方面。其一全面開展合作與協(xié)調(diào)。對數(shù)字檔案建檔的每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理,無論是將原內(nèi)容數(shù)字化,選用合適的數(shù)字化設(shè)備和數(shù)字化格式,還是最后的數(shù)字保存以及數(shù)字文檔的定密解密程序的制定,這些環(huán)節(jié)都環(huán)環(huán)相扣,每一個環(huán)節(jié)的管理出現(xiàn)紕漏,都會給數(shù)字文檔帶來信息缺失、泄漏的風(fēng)險,并且不利于信息的永久保存,給檔案館帶來損失。

        其二是制定適當(dāng)?shù)墓芾聿呗?。針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)版信息來源,相關(guān)部門對其的傳遞等過程都有相關(guān)的制度或策略來進(jìn)行規(guī)范和約束,使其能被按照規(guī)范進(jìn)行利用,保證了信息的安全完整性。而數(shù)字化檔案有兩種生成方式,一種是直接生成,一種是將傳統(tǒng)信息資源進(jìn)行數(shù)字化,這兩種無論是哪一種,最終的結(jié)果都是生成的信息數(shù)據(jù)將通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享、傳遞和遷移,而有些數(shù)字資源是不會經(jīng)過相關(guān)部門的核查和認(rèn)可的。為了使信息數(shù)據(jù)保持完整性,能被永久的保存,相關(guān)人員還要針對數(shù)字化特點(diǎn),制定合適、科學(xué)的管理制度和法令對其進(jìn)行規(guī)范。

        其三是加強(qiáng)防止計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪方面的立法。信息化時代的到來,計算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的同時,網(wǎng)絡(luò)犯罪者的計算機(jī)技術(shù)也在不斷地進(jìn)步著,所以會出現(xiàn)新的犯罪行為,而已經(jīng)制定的關(guān)于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪的法律卻沒有及時的進(jìn)行更新,使得網(wǎng)絡(luò)犯罪分子鉆了法律的漏洞,采用新的犯罪手段使數(shù)字檔案的信息得到泄漏,所以為了維護(hù)數(shù)字信息安全,相關(guān)部門有必要對陳舊的法律進(jìn)行更新和完善,或者重新立法。

        其四是保證數(shù)字化所需資金到位。數(shù)字檔案風(fēng)險管控需要大量的資金支持,相關(guān)部門保證資金到位,保證風(fēng)險防控的每一個環(huán)節(jié)都做到最好,杜絕出現(xiàn)數(shù)字化風(fēng)險防控進(jìn)行到一半,卻沒有經(jīng)費(fèi)繼續(xù)支持,使得信息數(shù)據(jù)損失的后果。

        4 結(jié)語

        本文對檔案數(shù)字化進(jìn)行了簡單的概述,使我們了解了檔案數(shù)字化帶給人的便利之處,為檔案館節(jié)省了成本,但同時也隱藏了許多影響數(shù)據(jù)永久保存的風(fēng)險,針對這些風(fēng)險,檔案館采取了相應(yīng)的管控措施,給數(shù)字化檔案創(chuàng)造一個健康安全的環(huán)境,使數(shù)據(jù)得到永久保存。

        參考文獻(xiàn)

        [1]詹曉晨.檔案數(shù)字化風(fēng)險應(yīng)對策略研究[J].蘭臺世界,2016,(S1):57.

        [2]談勝祥.檔案數(shù)字化風(fēng)險警示與對策[J].中國檔案,2016,(04):62-63.

        [3]肖文,逄通.風(fēng)險管理視閾下的數(shù)字檔案安全威脅及其應(yīng)對[J].蘭臺世界,2014,(26):86-87.

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