胡惠萍

摘 要：隨著信息時代的來臨，計算機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備相繼普及。數(shù)碼相片的數(shù)量越來越多，應(yīng)用范圍越來越廣。因此，如何將數(shù)碼相片的收集整理，以及歸檔保管，如何將傳統(tǒng)照片與數(shù)碼相片的檔案管理進(jìn)行科學(xué)有機(jī)地結(jié)合，并且制定相關(guān)的管理制度將是今后的重點問題。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼相片；檔案管理；探索

數(shù)碼相片檔案指的是機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、團(tuán)體以及其他的一些組織在進(jìn)行公務(wù)處理的過程中形成的檔案，這些照片對于國家和社會有著一定的保存價值。近年來，隨著數(shù)碼相機(jī)日益普及，數(shù)碼照片的檔案數(shù)量逐年增多。在一定程度上加大了數(shù)碼相片的歸檔難度。

1 數(shù)碼照片的檔案特點

數(shù)碼相片的定義是利用掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼產(chǎn)品所獲得的照片。是用數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等中，需要依靠計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行查看和相關(guān)處理，可以在通信網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送，沒有底片。數(shù)碼相片與傳統(tǒng)照片相比，具有諸多優(yōu)點。譬如，數(shù)碼相片的儲存時間久，而且不會退色和變形，保證了照片質(zhì)量，而且應(yīng)用范圍較廣。但是由于數(shù)碼產(chǎn)品的性質(zhì)，同樣存在諸多不足，譬如說，對于計算機(jī)軟件以及硬件依賴性過強(qiáng)。另外數(shù)碼照片可以通過計算機(jī)進(jìn)行增減，而且可以進(jìn)行修改，因此數(shù)碼照片的易改性較強(qiáng)。數(shù)碼照片沒有一定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)無法進(jìn)行兼容和共享。數(shù)碼相片檔案信息可以和載體進(jìn)行分離，沒有固定的地理位置，影響了今后對于照片真?zhèn)蔚姆直妗?/p>

2 數(shù)碼照片檔案管理中的常見問題

數(shù)碼照片形成之后，需要攝影師以及相關(guān)的承辦部門及時將照片歸檔于檔案室。在進(jìn)行歸檔處理時，需要數(shù)碼照片，紙質(zhì)照片以及文字，而且彼此之間內(nèi)容一定要相符。數(shù)碼相片的提交有許多種方式，可以通過通信軟件、通信網(wǎng)絡(luò)或者U盤提交。數(shù)碼照片要建造一個目錄數(shù)據(jù)，里面包括照片的題名、拍攝者姓名、拍攝時間、地點，照片所在文件夾等基礎(chǔ)信息。檔案室在收到照片進(jìn)行歸檔時，要檢查數(shù)碼相片的有效性以及完整性。另外，對于照片的格式以及像素也有要求。照片的通用格式一般為JPEG、TIFF，拍攝的數(shù)碼照片像素也有一定的要求，應(yīng)在三百萬像素以上。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，照片的像素可以進(jìn)行調(diào)節(jié)。對于一些十分重要的照片，歸檔者要逐一登記照片的軟硬件條件的版本、照片的格式以及數(shù)據(jù)類型，來保證照片的真實性。數(shù)碼照片的復(fù)制粘貼比較方便，而且十分簡單易操作。數(shù)碼照片的來源無法控制，因此，不同的人都可以將數(shù)碼照片導(dǎo)出到其他的計算機(jī)當(dāng)中，而且不及時進(jìn)行移交，這就導(dǎo)致數(shù)碼相片十分容易散失，因此，在手機(jī)方面復(fù)雜于傳統(tǒng)照片。因此，單位或者團(tuán)體都需要擁有一個專門的照片負(fù)責(zé)人，對數(shù)碼照片采取靈活的方式進(jìn)行收集整理，另外，單位需要建立相關(guān)的數(shù)碼照片歸檔管理制度等，便于各部門之間協(xié)調(diào)完成數(shù)碼照片歸檔工作。

3 數(shù)碼照片的整理方法及管理工作創(chuàng)新策略

3.1 數(shù)碼相片檔案的分類與編號整理

在進(jìn)行編號以及分類整理之前，需要進(jìn)行一定的篩選，對于那些重復(fù)的照片要進(jìn)行剔除，對于那些沒有保存價值的照片要進(jìn)行刪除。譬如說，反映同一場景的照片之中選擇效果最好的。歸檔的數(shù)碼相片每一張都需要有保管期限，利用保管期限來進(jìn)行參照文本檔案的劃分。數(shù)碼照片在進(jìn)行歸檔整理時，可以以年度為參考，以年度進(jìn)行照片的分類整理，需要建立文件夾整理照片，文件夾中的照片需要按照時間來進(jìn)行排序。對于聯(lián)系密切的照片可以劃分成小組排列在一起。只有將數(shù)碼照片進(jìn)行合理、規(guī)范的整理，才能提升后期檔案調(diào)用的使用效率。

3.2 采用光盤刻錄、檔案信息共享的的方法進(jìn)行照片歸檔

將屬于同一歸檔年度的照片整理到同一張光盤之中，或者多張光盤之中，并要給予標(biāo)記。光盤刻錄要一式兩份，一張作為永久存封保存，一張負(fù)責(zé)查閱采用。另外，可以根據(jù)自身需要刻錄三張硬盤，在異地保存。光盤的保管期限要長于其中照片的保管期限。盡量從長處理。另外，還要構(gòu)建數(shù)碼照片信息管理共享平臺，在刻錄光盤之后，要對其類型、載體進(jìn)行統(tǒng)一編制，并將編制信息上傳到管理信息共享平臺中，不僅可以方便管理人員核查、管理，同時也提升了數(shù)碼照片檔案的利用效率。

3.3 利用信息技術(shù)將紙質(zhì)照片與數(shù)碼照片相銜接

紙質(zhì)照片與數(shù)碼照片的記錄數(shù)據(jù)要在同一個數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，建立一個完整的、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案的統(tǒng)一管理，主要目的在于今后方便查找。另外，在進(jìn)行實際的尋找利用過程中，可以對照片名稱直接進(jìn)行搜索，從而瀏覽搜索結(jié)果即可。照片名字的編輯要盡量簡明，突出重點，通過照片名便可以知道照片中的地點地點、任務(wù)、時間以及照片拍攝背景等要素。紙質(zhì)照片在進(jìn)行整理歸檔的時候，可以采用總說明、分說明的方法來對照片的內(nèi)容進(jìn)行反應(yīng)。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷提升，因此，數(shù)碼照片檔案管理工作也要順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式應(yīng)不斷創(chuàng)新，其中較為明顯的特點便是數(shù)碼照片實體與信息互相分離。利用現(xiàn)代化的數(shù)碼照片檔案信息管理方式，將其以數(shù)字化的形式保存下來，并成為珍貴的電子數(shù)碼照片檔案。因此，這也需要檔案管理人員將自身的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科技技術(shù)不斷提升，并緊隨時代的發(fā)展步伐加強(qiáng)自身的管理業(yè)務(wù)水平。

4 結(jié)語

對于數(shù)碼照片的收集整理是進(jìn)行照片歸檔的重要環(huán)節(jié)之一，想要整理好照片檔案，這就需要具備一定的耐心與思維。隨著信息系統(tǒng)的建立，為數(shù)碼照片檔案的方法和利用環(huán)節(jié)拓展了一定的空間，要利用檔案的信息系統(tǒng)對照片檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立，這很大程度上推動了檔案的管理工作的進(jìn)行。數(shù)碼照片的存檔，也為今后保留了十分重要的影像資料，因此，至關(guān)重要，不可忽視。

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