陶艷紅

摘 要：在時(shí)間的不斷推移與變化中，人們思維意識(shí)也在不斷成長(zhǎng)與變化，人們開(kāi)始逐漸更加重視集體記憶，而集體檔案則是集體記憶的借鑒，而且檔案管理工作與集體記憶之間的關(guān)系，也隨著時(shí)間的推移而獲得了人們更廣泛的認(rèn)同。檔案最大的特點(diǎn)即是真實(shí)性、記錄性以及原始性，因此，檔案也被稱之為整個(gè)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中對(duì)記憶的一種媒介或者是載體。檔案記憶觀的核心也即是檔案的基本屬性為根本依據(jù)，而且檔案也在時(shí)間的變遷與日積月累中為人們的集體記憶提供了值得信賴的依據(jù)，這在很大程度上有利于促進(jìn)檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用與發(fā)展。本文將探討的重點(diǎn)即是基于檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理的方案。

關(guān)鍵詞：檔案；記憶觀；企業(yè)檔案管理；方案研究

檔案是目前文獻(xiàn)中產(chǎn)生最早的，而且也是現(xiàn)代社會(huì)信息的重要門(mén)類。企業(yè)檔案屬于檔案中的一種形式，具體是指企業(yè)在其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理過(guò)程中所形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)以及企業(yè)自身具有保存價(jià)值的各種不同形式的文件材料。但隨著當(dāng)前國(guó)民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理已無(wú)法滿足和解決企業(yè)檔案管理中所存在的各種新問(wèn)題，所以為了讓企業(yè)的檔案管理更加科學(xué)和有效，必須與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 檔案管理的方式方法相對(duì)守舊和落后

當(dāng)前大部分企業(yè)的檔案管理都是由人事來(lái)負(fù)責(zé)，而不少人事在辦理員工入職、離職中以及記錄企業(yè)的相關(guān)事宜時(shí)，還是采用的傳統(tǒng)文字文檔的方式予以記錄，然后人事通過(guò)把員工的相關(guān)文件信息資料裝入到資料袋中的方式予以保存歸檔。但若需要在龐大的數(shù)據(jù)資料中尋找員工的資料信息，其具體尋找過(guò)程比較麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

1.2 缺乏完善健全的企業(yè)檔案管理機(jī)制

企業(yè)沒(méi)有建立規(guī)范的有關(guān)檔案管理的意識(shí)和觀念，特別是有些小型企業(yè)根本沒(méi)有設(shè)置專門(mén)放置員工檔案的檔案信息室，還有部分企業(yè)雖有檔案室，但卻沒(méi)有安排相應(yīng)的管理檔案的人員對(duì)其進(jìn)行全面而有效的管理，導(dǎo)致企業(yè)中很多員工的檔案或企業(yè)非常重要的文件檔案發(fā)生遺失狀況。

1.3 檔案管理資料不全

當(dāng)前，不少企業(yè)的檔案管理資源與社會(huì)存在脫節(jié)的現(xiàn)象。很多企業(yè)在檔案管理方面只重視文字和文檔的資料搜集，而沒(méi)有對(duì)有關(guān)企業(yè)發(fā)展活動(dòng)的音頻、影響等重要資料予以管理重視，使得企業(yè)的部分檔案資料不夠完整和全面。

2 檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理的有效措施

2.1 重視并強(qiáng)化檔案收集工作，建立完整的企業(yè)組織記憶

企業(yè)組織記憶，是企業(yè)所有工作人員對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程的一個(gè)認(rèn)同的重要體現(xiàn)，在一個(gè)企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，應(yīng)重視并采取有效措施來(lái)傳承和延續(xù)企業(yè)的這種組織記憶，這就涉及到這些記憶的傳承與保存需要一個(gè)載體。另外，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展涉及到多項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，而企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)活動(dòng)的一種記錄，這種記錄形式比較多樣化，并傳承和保存著整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程與記憶。因此，必須對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行全面性、系統(tǒng)化以及完整性地收集，從而使得企業(yè)的檔案內(nèi)容的完整性和檔案空間上的連續(xù)性。在收集企業(yè)檔案資料的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的信息內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)收集和管理，尤其是為了讓整個(gè)企業(yè)的檔案所管理內(nèi)容具有一定的全面性和完整性，必須在管理時(shí)從多方面、多角度來(lái)著手，并作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)積極鼓勵(lì)和支持相關(guān)人員和各部門(mén)協(xié)作參與到檔案的收集與管理中，并最終構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶。

2.2 對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)合理地鑒定

信息技術(shù)的廣泛鑒定，讓現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息得到不斷激增，當(dāng)前不少企業(yè)的為了在發(fā)展規(guī)模、管理模式以及組織結(jié)構(gòu)等方面更好的適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代與社會(huì)的變化發(fā)展，必須符合企業(yè)檔案的鑒定工作。為了有效確保企業(yè)檔案鑒定的科學(xué)性，其前提和基礎(chǔ)必須是確立企業(yè)哪些職能和活動(dòng)應(yīng)被記錄下來(lái)。對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行鑒定和企業(yè)的整個(gè)發(fā)展戰(zhàn)略有著一致性，企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，其依據(jù)也離不開(kāi)企業(yè)的檔案管理，以此才能保證企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展，并提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。與企業(yè)的文化相結(jié)合，確立企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，并結(jié)合企業(yè)的文化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的流程等內(nèi)容更深入地探究企業(yè)檔案的鑒定工作。當(dāng)前在我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)快速健康發(fā)展的同時(shí)，科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步與發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，從傳統(tǒng)的檔案管理方式中來(lái)突破和改進(jìn)，通過(guò)對(duì)企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中各項(xiàng)具體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)背景的了解，從而來(lái)樹(shù)立并強(qiáng)化全面性的工作意識(shí)，這是有效保障企業(yè)檔案管理鑒定過(guò)程的科學(xué)性及合理性的重要前提，同時(shí)也才能有效塑造和保障企業(yè)組織記憶的真實(shí)性。

2.3 開(kāi)展企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，有效發(fā)揮企業(yè)檔案的集體記憶的作用

一個(gè)企業(yè)的組織記憶是整個(gè)企業(yè)員工對(duì)企業(yè)的一種認(rèn)同感的體現(xiàn)，同時(shí)也是企業(yè)在未來(lái)得到可持續(xù)向前發(fā)展的重要?jiǎng)恿λ?。因此，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)充分而有效地發(fā)揮企業(yè)檔案的巨大效益，充分發(fā)揮其集體記憶的作用力。例如，在企業(yè)進(jìn)行具體檔案管理的過(guò)程中，基于檔案記憶觀的指導(dǎo)，企業(yè)的檔案管理工作者必須有效整合企業(yè)的所有檔案，并通過(guò)直觀而且容易接受的方式如檔案展覽形式或者是微電影等形式，來(lái)把企業(yè)檔案信息非常詳細(xì)而形象地展示到企業(yè)員工面前，這種企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，可有效激活與繼承各企業(yè)內(nèi)部的組織記憶。

2.4 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的分類整理

企業(yè)組織記憶的構(gòu)建過(guò)程，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不僅要求對(duì)企業(yè)組織記憶進(jìn)行全面收集，同時(shí)，還必須對(duì)企業(yè)所有檔案資料做好規(guī)范性的分類、管理，保障這些企業(yè)資料信息的真實(shí)性與科學(xué)合理性，以便于企業(yè)今后的開(kāi)發(fā)與利用。企業(yè)的發(fā)展歷程以及現(xiàn)階段所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)構(gòu)成了企業(yè)的組織記憶記錄，其中包含了企業(yè)所有部門(mén)及工作人員的詳細(xì)信息資料。通過(guò)對(duì)企業(yè)的這些組織檔案的分類與管理的過(guò)程，可協(xié)助企業(yè)對(duì)其自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中存在的各種問(wèn)題和不足進(jìn)行反思和總結(jié)，讓企業(yè)不斷優(yōu)化自身的發(fā)展并在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更大的發(fā)展與突破，從而推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)向前發(fā)展。而企業(yè)檔案管理中，檔案最為核心的屬性即是其真實(shí)有效性，這就決定了在企業(yè)檔案的收集與管理中必須確保所有檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性，而且作為企業(yè)，還要對(duì)所有收集的企業(yè)檔案記憶予以鑒定，然后通過(guò)分類與整理的過(guò)程來(lái)保障企業(yè)檔案資料的真實(shí)有效性。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，一個(gè)企業(yè)的檔案管理過(guò)程，是對(duì)企業(yè)從無(wú)到有、從初級(jí)發(fā)展到更大發(fā)展的一個(gè)見(jiàn)證記錄，是企業(yè)在整個(gè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所留下來(lái)的詳細(xì)印記，更是有效保障企業(yè)不斷堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展道路的重要內(nèi)容，并通過(guò)企業(yè)的檔案管理來(lái)提升企業(yè)所有員工的認(rèn)同感、集體榮譽(yù)感以及工作積極主動(dòng)性，而且也是通過(guò)有效的檔案管理來(lái)對(duì)企業(yè)進(jìn)行宣傳的重要手段。因此，在當(dāng)前的新時(shí)代背景下，基于檔案記憶觀的指導(dǎo)，企業(yè)必須與時(shí)俱進(jìn)，更新自身在發(fā)展中的觀念意識(shí)，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新改革，并采取有效的措施改進(jìn)對(duì)企業(yè)檔案的管理，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

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