劉芳+李仁霞+張金燕

摘 要：檔案管理對(duì)于任何一個(gè)行業(yè)、任何一個(gè)單位、任何一個(gè)公司都相當(dāng)重要，醫(yī)院也不例外，隨著檔案管理的快速發(fā)展，信息化技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案管理也在不斷改革。檔案管理應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)，為了醫(yī)院的健康快速穩(wěn)定發(fā)展，醫(yī)院檔案管理改革也要步入進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；模式改革

原有檔案管理的弊端逐漸體現(xiàn)，表現(xiàn)在內(nèi)容、手段、制度等方面，改革能一定程度避免弊端，已經(jīng)提上日程。醫(yī)院的信息管理涉及到醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)分析對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)狀、發(fā)展、問(wèn)題做出推斷，預(yù)測(cè)，而信息管理的關(guān)鍵就是檔案管理，目前醫(yī)院這個(gè)行業(yè)的檔案管理也存在諸多弊端，只有進(jìn)行改革，才能使信息化管理完善，正確，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。

1 檔案管理在醫(yī)院行業(yè)的意義及內(nèi)容

檔案管理在醫(yī)院行業(yè)具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一方面，檔案管理的文件除了文字上的，區(qū)別于其他行業(yè)的地方體現(xiàn)在檔案管理文件還包含很多影像文件，范圍更加的廣，需要更深層次的管理，是極其重要的信息資源庫(kù)；第二方面，擁有了信息資源庫(kù)，對(duì)醫(yī)院起著有效的監(jiān)控作用；第三方面，可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)信息庫(kù)資源進(jìn)行分析比對(duì)，調(diào)取各個(gè)單位的資料，進(jìn)行分析，提高醫(yī)院的管理效率，并做到有效預(yù)測(cè)，規(guī)避不必要的浪費(fèi)。

既然檔案管理在醫(yī)院行業(yè)如此重要，那么一般來(lái)說(shuō)醫(yī)院行業(yè)的檔案管理主要包括什么呢？主要包括了醫(yī)院的歷史資料，涵蓋了成立始的基礎(chǔ)建設(shè)、人事檔案、其他發(fā)展資料等，以及發(fā)展過(guò)程中的各種信息的收集整理，是醫(yī)院要進(jìn)行有效管理的必須基礎(chǔ)信息資料。

2 當(dāng)今檔案管理在醫(yī)院行業(yè)存在的弊端

醫(yī)院行業(yè)檔案管理現(xiàn)階段錯(cuò)在的弊端主要體現(xiàn)在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒(méi)有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面。

2.1 管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

每個(gè)行業(yè)根據(jù)自身的特點(diǎn)應(yīng)該設(shè)立不同的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立不同的檔案管理方法。醫(yī)院行業(yè)區(qū)別于其他行業(yè)的特點(diǎn)在于它有病歷檔案。早期醫(yī)院檔案管理沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要意義，比如沒(méi)有意識(shí)到檔案管理除了對(duì)歷史信息的收集搜索外，還可以進(jìn)行分析對(duì)比。這就造成了醫(yī)院行業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候沒(méi)有進(jìn)行分類整理，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行收集整理?，F(xiàn)如今要對(duì)檔案信息進(jìn)行分析的時(shí)候，就需要重新分類整理，再進(jìn)行分析，這就造成醫(yī)院的重復(fù)工作，降低了工作效率。

2.2 欠缺專業(yè)知識(shí)

由于歷史原因，醫(yī)院一直以治病救人為己任，把重心都放在了醫(yī)生的專業(yè)能力，而對(duì)于關(guān)于醫(yī)院管理方面沒(méi)有引起重視，未聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。而醫(yī)院行業(yè)的檔案管理涉及到人事管理、文書(shū)管理、病歷管理等多個(gè)方面，一般的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行管理未免知識(shí)不足，不能進(jìn)行正確的分類整理管理，沒(méi)有應(yīng)有的檔案管理邏輯，這就會(huì)在進(jìn)行信息比對(duì)分析的時(shí)候出現(xiàn)差錯(cuò)，需要重新分類整理，加重醫(yī)院檔案管理負(fù)擔(dān)，重復(fù)工作，不能提高工作效率。

2.3 未統(tǒng)一檔案信息管理形式

雖然醫(yī)院進(jìn)行檔案管理，但是檔案管理的形式存在諸多問(wèn)題。第一個(gè)問(wèn)題，沒(méi)有正確的進(jìn)行分類，只是簡(jiǎn)單的按照科室進(jìn)行檔案管理，科室之間的同類信息不能共享，無(wú)法進(jìn)行綜合分析。比如有一個(gè)患有幾種病癥的綜合病癥患者，要借鑒這樣的案例，就需要從各個(gè)科室去調(diào)用，然后進(jìn)行分析。這樣工作量大，不能及時(shí)找到相關(guān)病歷，不利于對(duì)病患進(jìn)行快速診斷治療，不利于醫(yī)院的發(fā)展。第二個(gè)問(wèn)題，沒(méi)有深刻應(yīng)用信息技術(shù)。由于歷史原因，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，沒(méi)有進(jìn)行應(yīng)有的分類，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行信息收集，只能提供簡(jiǎn)單的查詢、查閱功能，沒(méi)有相應(yīng)的分析功能。而電子信息要體現(xiàn)優(yōu)勢(shì)作用主要依靠的是他的分析比對(duì)功能，由于醫(yī)院沒(méi)有真正體會(huì)到檔案管理的重要性，沒(méi)有進(jìn)行分類，沒(méi)有設(shè)置專業(yè)的人員進(jìn)行管理。造成檔案管理無(wú)法進(jìn)行分析比對(duì)，沒(méi)有利用價(jià)值。

2.4 檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

主要由于醫(yī)院沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，既沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，只是由相關(guān)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單收集。如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)指派要求，相關(guān)人員能不收集的檔案信息就不收集，減少自己的工作量，沒(méi)有主動(dòng)的檔案服務(wù)意識(shí)。

3 檔案管理改革的主要方式

既然檔案管理存在上面講的諸多弊端，針對(duì)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒(méi)有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面提出了以下的改革方式，來(lái)避免弊端的出現(xiàn)或是更少的幾率出現(xiàn)。首先要從意識(shí)上提高，其次要從手段上提高，再次進(jìn)行人才培養(yǎng)，最后要建立有效的管理機(jī)構(gòu)。

3.1 從意識(shí)上提高檔案管理

只有從意識(shí)上提高檔案管理，才能從根本上提高醫(yī)院的檔案管理。提高意識(shí)從高層到基層的順序進(jìn)行，只有高層的意識(shí)上來(lái)了，基層才會(huì)行動(dòng)起來(lái)，變被動(dòng)為主動(dòng)。第一，提高高層的檔案管理的意識(shí)。相信很多管理者已經(jīng)知道檔案管理的重要性，在意識(shí)上已經(jīng)知道了，那么下面就是行動(dòng)上的提高，幫助基層提高意識(shí)，高層可以通過(guò)會(huì)議或者文件的方式告知基層，檔案管理如何重要，醫(yī)院有哪些要求。第二，提高基層管理人員的檔案管理的意識(shí)。管理者應(yīng)該分塊告知基層檔案管理人員應(yīng)該分類整理的內(nèi)容，避免各個(gè)科室部門(mén)重復(fù)工作，并培養(yǎng)基層人員分類整理意識(shí)，畢竟收集信息要靠基層人員來(lái)操作完成。

3.2 在手段上提高檔案管理

在手段上提高檔案管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是，要建立統(tǒng)一的資源庫(kù)。以前醫(yī)院的資料收集按照科室，這樣不利于科室之間資源共享。建立統(tǒng)一的資源庫(kù)后，按照類別進(jìn)行分類，醫(yī)院的所有信息都在里面，全醫(yī)院共享。也有利于進(jìn)行分析比對(duì)，所有信息在一起后，利用大數(shù)據(jù)可以分析公司歷史發(fā)展的利弊，對(duì)公司未來(lái)發(fā)展進(jìn)行預(yù)警，規(guī)劃，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。二是，要建立各大醫(yī)院的資源共享。建立同行業(yè)資源共享后，可以看到其他醫(yī)院的資料資源，也可以看到自己所在醫(yī)院的發(fā)展地位，更能有利于判斷行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，有諸多有利的方面。

3.3 進(jìn)行人才培養(yǎng)，提高檔案管理效率

人才是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，由于早期醫(yī)院在檔案管理方面的意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，為了未來(lái)醫(yī)院在檔案管理方面有所突破，需要進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。培養(yǎng)的方式主要有下面兩個(gè)，一個(gè)是對(duì)專門(mén)進(jìn)行檔案管理的人員進(jìn)行培養(yǎng)，定期或者不定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使進(jìn)行檔案管理的人員在知識(shí)上知道如何進(jìn)行檔案管理，知道如何進(jìn)行信息的整理分類。第二個(gè)是對(duì)醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，也是定期不定期的進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，主要指導(dǎo)病人資料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一來(lái)，就能從整體上提高醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的人員的素質(zhì)。

3.4 建立有效的管理機(jī)構(gòu)、機(jī)制

檔案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，醫(yī)院應(yīng)該建立相應(yīng)的管理制度對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范。一般來(lái)說(shuō)先是收集信息，然后進(jìn)行整理，后來(lái)進(jìn)行鑒定，最后進(jìn)行分析。在收集信息方面，應(yīng)該進(jìn)行分類收集，收集到醫(yī)院統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。在整理方面，收集的信息要進(jìn)行分類整理。在鑒定方面，鑒定各個(gè)部門(mén)的檔案，然后產(chǎn)生分析報(bào)告。在分析方面，分析對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成影像的因素有哪些，然后對(duì)未來(lái)發(fā)展提出建議。

4 結(jié)論

醫(yī)院的檔案管理由于歷史原因，醫(yī)院的檔案管理意識(shí)淡薄，造成不能進(jìn)行有效收集分析信息資源，針對(duì)種種弊端，需要從意識(shí)上、手段上、人才上、機(jī)制上等多方面進(jìn)行改革，才能使檔案管理真正有效，真正能利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析比對(duì)，對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展提出有效建議。

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