張峰

摘 要：檔案管理這項工作是非常重要的，但是由于其比較繁瑣并且管理方式比較落后，其作用并沒有真正的發(fā)揮出來。為了切實做好檔案管理方面的工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，筆者認(rèn)真分析了檔案質(zhì)量管理的特點以及存在的問題，希望能夠找到做好檔案管理的正確策略，提高檔案管理的實際質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理要求；檔案管理方法；檔案質(zhì)量管理

進(jìn)行檔案管理指的便是對檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、保管、保護(hù)以及利用開發(fā)。檔案收集指的是收集歸檔相關(guān)的文件以及檔案，這個過程是集中文件的過程。分類、立卷則是將收集到的檔案按一定的分類辦法分門別類組成一個個保管單位，從而給檔案的保密、保管利用提供幫助，保證其齊全和完整，努力的延長檔案的壽命。進(jìn)行檔案開發(fā)是檔案工作開展的目的和歸宿，主要包含了檔案的檢索、編研、提供利用等環(huán)節(jié)。

1 檔案質(zhì)量管理的特點

（一）全體人員參加

檔案質(zhì)量管理要求檔案在形成過程中的全體人員之間的密切配合，嚴(yán)格按照國家的標(biāo)準(zhǔn)，共同完成公文處理和文件歸檔以及檔案管理的工作。樹立做好檔案管理工作，人人都有責(zé)的思想，這樣才能保證檔案的完整性以及統(tǒng)一性。

（二）過程全控制

公文的形成過程包括起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的過程，都離不開質(zhì)量管理。

（三）科學(xué)的手段

應(yīng)用數(shù)學(xué)計算方法、現(xiàn)代科學(xué)的技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2 檔案管理的不足

在我國很多時候，檔案館在管理檔案的時候，采取的還是以往的手工方法。以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等，不僅在編制階段占用大量工作時間，檢索過程也非常繁瑣。另外，為了保護(hù)檔案，大中型檔案館都編制了“兩套檔案”，造成保管費用高漲，大量復(fù)制文件的出現(xiàn)又給檔案管理帶來新的安全問題，更與檔案管理的嚴(yán)肅性相抵觸。而手工的檔案查詢方式，更顯得信息獲取和傳遞速度的緩慢。

（一）檔案管理手段太原始

隨著信息化的發(fā)展，在進(jìn)行文書整理、檔案歸檔的時候若是還運用手工，那么這種方法就過于傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部工作文件進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進(jìn)行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應(yīng)社會的發(fā)展，就基建檔案來說，一方面舊圖紙檔案堆積成山，檢索極其困難，且保存質(zhì)量低劣，圖紙壽命短而保管費用高；另一方面新圖紙檔案仍未采用新管理模式歸檔。

（二）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化意識不強

隨著信息化的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理的時候，也必須考慮到時代的因素，跟上社會和時代的發(fā)展，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的核心是資源建設(shè)，其基礎(chǔ)便是信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。由于受到以往觀念的影響，現(xiàn)在很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時候，由于受到以往思想的影響，對于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化方面的認(rèn)知存在一定的不足，觀念比較的落后，對檔案管理優(yōu)化也不夠重視，認(rèn)為檔案管理的目的是進(jìn)行檔案的保管。

（三）檔案管理的意識比較薄弱

檔案意識不足而導(dǎo)致的問題，都直接影響了檔案工作的發(fā)展。由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識，檔案管理意識不強。

3 做好檔案管理工作的幾點思考

（一）做好檔案的信息化工作

計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)已逐步被應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域，并顯示出極大的優(yōu)勢，使得各行業(yè)的現(xiàn)代化管理水平得到不斷提高。以傳統(tǒng)模式為主的檔案工作，同樣也面臨這一問題。一方面，由于現(xiàn)代社會信息的幾何遞增，各種載體形式的檔案資料迅猛增長，傳統(tǒng)手工方式對檔案信息的查找效率低下，檔案管理計算機化需求越來越迫切。

（二）思想轉(zhuǎn)變是做好檔案管理工作的關(guān)鍵思想觀念

機關(guān)及企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、支持和加強科技檔案信息化建設(shè)，將其納入機關(guān)及企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入機關(guān)及企事業(yè)單位有關(guān)職能部門的崗位職責(zé)和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對科技檔案信息化建設(shè)要做到有組織、有計劃、有安排。機關(guān)及企事業(yè)單位要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，增加經(jīng)費投入，配置高性能電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數(shù)碼像機、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備，解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

（三）創(chuàng)新檔案管理機制檔案管理機制要創(chuàng)新建立科學(xué)的管理

機制是檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。由于檔案工作具有服務(wù)的社會性、管理的復(fù)雜性等特點，創(chuàng)新檔案工作，就必須有健全完善的工作機制作保證。要建立責(zé)任風(fēng)險體制、目標(biāo)管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，強化檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的宏觀管理職能，加強后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化；要形成對檔案工作進(jìn)行科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作機制，以指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作實踐；要完善崗位責(zé)任規(guī)范，嚴(yán)明崗位職責(zé)和紀(jì)律，實行競爭上崗、末位淘汰、績效掛鉤的競爭機制，從而形成職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、工作有力、運轉(zhuǎn)靈活的管理機制，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保障。

（四）豐富檔案的應(yīng)用領(lǐng)域

俗話說的好：“檔案貴在活，而重在于用”。完整的檔案資料在黨政管理、教學(xué)科研、基本建設(shè)及文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的無可替代的作用。可以利用檔案資料作為資源，編輯出版一些人物傳記、歷史知識讀物和文學(xué)書籍等；還可以根據(jù)老百姓休閑日增多、精神需求增大的特點，讓檔案服務(wù)走進(jìn)百姓、貼近生活，使老百姓一邊從檔案加工產(chǎn)品中吸取知識、了解歷史，一邊感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作是黨的事業(yè)乃至整個社會主義建設(shè)事業(yè)中不可缺少的重要組成部分，它記錄著社會的昨天，服務(wù)于社會的今天，指導(dǎo)著社會的明天。不斷提高檔案工作的效率，充分發(fā)揮檔案的作用，其意義深遠(yuǎn)，責(zé)任重大。然而，檔案工作者所肩負(fù)的責(zé)任，往往具體體現(xiàn)在大量的，繁瑣的和枯燥的檔案業(yè)務(wù)工作中，不能通過服務(wù)獲得直觀的物質(zhì)財富和經(jīng)濟(jì)效益，這就需要檔案工作者充分認(rèn)識到自身工作的責(zé)任、價值和意義，要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，還要有默默奉獻(xiàn)的精神，甘當(dāng)無名英雄。在服務(wù)的上，做到主動，熱情、耐心、周到、及時；在服務(wù)語氣上，做到文雅和氣，謙遜禮貌；在服務(wù)方式上，變坐等上門的被動服務(wù)為送上門的主動服務(wù)，變單一服務(wù)方式為多形式服務(wù)方式，使利用者滿意，這是檔案人員職業(yè)道德素養(yǎng)的基本要求。

4 結(jié)語

檔案管理工作對于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和機關(guān)及事業(yè)單位發(fā)展都是非常重要的，所以我們必須認(rèn)識到檔案管理的重要性，并從檔案管理的問題出發(fā)做好檔案管理工作。

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