石楊

摘 要：建筑工程總承包檔案是建筑項目全生命過程的真實再現(xiàn)，通過工程竣工檔案，可以完美還原出工程現(xiàn)場的每一個施工細節(jié)和技術(shù)要點，是項目質(zhì)量鑒定的重要憑證，同時也能為以后該項目的改、擴建提供參考和依據(jù)。本文著重于對建筑工程總承包檔案的管理過程進行分析和研究，并對現(xiàn)有問題提出解決方案。

自中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》以來，中國的檔案事業(yè)從此邁上了一個新的臺階，各企事業(yè)的檔案工作開始逐漸浮出水面，走向臺前。理想的工程檔案管理過程如下：

1.業(yè)主將檔案工作納入總包合同的條款當中，對執(zhí)行標準、所需套數(shù)等進行明確要求，并通過違約金的形式進行更嚴格的監(jiān)管和控制；同時提供完整的歸檔范圍表及明確的組卷要求。

2.施工單位按部就班的進行資料收集工作，做到按時產(chǎn)生、及時驗證、準確分類、妥善保存，并于竣工后盡快按照業(yè)主要求進行組卷并移交。

但是實際情況卻往往與理想相悖。由于總包項目有歷時時間長、投資金額大、參建單位多、專業(yè)人員流動較多，人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊、項目突發(fā)情況較多等特點，對檔案的準確性、完整性、齊全性、有效性提出了極大的挑戰(zhàn)，目前的總包項目檔案工作看似進展順利，實際情況并不盡如人意。本人以公司所做的百余個總包項目做樣本，深入分析其生命周期內(nèi)所出現(xiàn)的諸多問題，并提出解決方案。

1 針對建設(shè)單位

建設(shè)單位的重視程度決定了檔案工作的管理程度。建設(shè)單位首先要重視檔案工作，明確檔案工作的意義。工程檔案的主要作用是利用、借閱、維權(quán)。建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)針對自身實際情況，參考國家標準及地方標準，結(jié)合法律部門與基建部門的意見和建議，制定屬于本單位的歸檔范圍表，同時從借閱利用的角度制定組卷要求。

同時，加大從項目立項到項目竣工全生命周期的檔案管理力度。從項目立項起，嚴格按照國家要求對各個步驟進行執(zhí)行，避免發(fā)生其他違規(guī)行為。在與施工單位簽訂施工合同時，將檔案工作明確納入專項條款中，對責任分工、執(zhí)行標準、組卷方式、提交套數(shù)等進行明確規(guī)定，并將檔案相關(guān)工程款項列入其中，從資金角度嚴格把控施工單位的檔案工作。由于施工單位的流動性，大多數(shù)施工單位資料員都是固化的按照地方標準進行檔案的收集整理，對業(yè)主的特殊要求的組卷方式及收集范圍未必能明確，因此，業(yè)主要對施工單位資料員在進場前進行培訓(xùn)，將本單位的歸檔范圍及收集標準進行宣貫。同時加強過程檢查及監(jiān)督，并督促其隨時整改。

2 針對施工單位

施工單位在項目進展過程中大多數(shù)在項目進度、成本控制、項目形象上做足了功夫，對檔案工作卻沒有付出足夠的關(guān)注。施工過程中，現(xiàn)場產(chǎn)生的資料事后補簽、代簽、資料內(nèi)容作假等現(xiàn)象屢見不鮮，更有甚者，部分資料員一人身兼多個項目部資料員身份，人不在項目現(xiàn)場，卻能按時交出資料，其資料可信度可想而知。最終失去檔案原本的意義。針對以上問題，本人提出幾點改進措施。

1.施工單位提高對檔案的重視水平。施工單位應(yīng)在項目之初確立檔案工作責任分工，要求各專業(yè)工程師與資料員密切配合，做到資料與項目進度同步，共同完成檔案工作。

2.對資料員培訓(xùn)檔案知識。首先，資料員要具備相關(guān)知識，取得資料員資格，同時還應(yīng)具備相應(yīng)檔案知識。檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的文獻價值有所不同，簡而言之，有價值的資料歸檔后成為檔案。因此資料員不只要會做資料，還要具備專業(yè)的檔案知識，對檔案有清晰的認識。檔案并不是應(yīng)付差事的工作，而是一個具有實際意義并影響深遠的工作。若干年后，無論參建人員身處何方，檔案都是還原項目施工過程的有力憑證。因此，足夠的專業(yè)知識能夠讓資料員更切身的感覺到檔案的重要性。

3 針對供貨方

物資資料對于建設(shè)項目有著舉足輕重的地位。完整的物資資料可以完整的體現(xiàn)出物資的提供單位、生產(chǎn)單位、產(chǎn)品質(zhì)量是否合格、進場驗收情況、使用部位及用量，并為最后結(jié)算提供有力證據(jù)支撐。但目前，很多物資的進場資料并不齊全，一是由于施工單位未收集這部分資料；二是因為生產(chǎn)廠家（或經(jīng)銷商）并未清楚的意識到物資資料的重要性，因采購量少等原因拒絕提供。

因此，在簽訂采購合同時，必須將需要供貨方提供的資料內(nèi)容及套數(shù)明確。

4 其他資料形成方

建筑施工過程中，不可避免的需要產(chǎn)生臨水、臨電工程，由于這部分工程事后會拆除，產(chǎn)生的資料也是問題頗多，漏簽、無章等現(xiàn)象屢見不鮮。

在項目竣工后，部分地區(qū)的供電、供水、燃氣公司提供的供電、供水、供氣資料也不能滿足準確性、完整性、齊全性、有效性的要求。在發(fā)現(xiàn)問題時，應(yīng)及時與各家單位進行溝通協(xié)商，保證檔案的完整準確。

檔案工作是一個嚴謹?shù)墓ぷ鳎绕涫强偝邪椖繖n案，在工程質(zhì)量出現(xiàn)問題時，任何一點紕漏都會導(dǎo)致責任點的劃分不明確。同時內(nèi)容不準確也會對日后借閱利用造成困擾，喪失了檔案本身的價值。在總承包項目責任終身制的今天，各方更應(yīng)擺正對待檔案工作的態(tài)度，提高資料的形成水平。