潘玉靈 李小蘭

廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司

新形勢(shì)下CNAS實(shí)驗(yàn)室人員檔案管理的探研

潘玉靈 李小蘭

廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司

人員檔案工作是實(shí)驗(yàn)室人力資源管理的重要組成部分，是實(shí)驗(yàn)室檔案工作的重要內(nèi)容，是實(shí)驗(yàn)室全面考察、了解、評(píng)價(jià)各崗位人員的重要依據(jù)。本文將對(duì)新形勢(shì)下實(shí)驗(yàn)室人員檔案的管理內(nèi)容及要求進(jìn)行探研，并分享成果。

CNAS 實(shí)驗(yàn)室 人員檔案 管理

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，實(shí)驗(yàn)室要生存和發(fā)展就必須重視其核心競(jìng)爭(zhēng)力，即人力資源的管理，因?yàn)閷?shí)驗(yàn)室的檢測(cè)技術(shù)水平很大程度上取決于人員的水平和能力，而人員檔案管理是人力資源管理的關(guān)鍵內(nèi)容，為此，實(shí)驗(yàn)室需要對(duì)人員的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)知識(shí)、操作技能、工作經(jīng)驗(yàn)、實(shí)際工作能力、培訓(xùn)經(jīng)歷等信息進(jìn)行有效管理，才能不斷提高實(shí)驗(yàn)室的管理水平和技術(shù)能力。

一、基本概念

人員檔案是實(shí)驗(yàn)室按照相關(guān)政策和要求，記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，更是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的有效憑證和依據(jù)。

根據(jù)CNASCL01《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》可知，而CNAS實(shí)驗(yàn)室的人員管理更側(cè)重于專業(yè)知識(shí)、技術(shù)能力和工作經(jīng)驗(yàn)，因此CNAS實(shí)驗(yàn)室在人員檔案管理中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以上內(nèi)容。

二、CNAS實(shí)驗(yàn)室人員檔案管理存在的問(wèn)題

（一）重要性認(rèn)識(shí)不夠

部分CNAS實(shí)驗(yàn)室管理者更關(guān)注于技術(shù)水平的提升，而在人員檔案的管理存在誤區(qū)，認(rèn)為不是實(shí)驗(yàn)室的主要工作，因而不重視、不管理。

（二）時(shí)效性和連續(xù)性不夠

很多實(shí)驗(yàn)室只是在人員調(diào)入時(shí)建立了人員檔案，而后的持續(xù)培訓(xùn)、進(jìn)修、晉升等信息沒(méi)有及時(shí)更新，導(dǎo)致人員檔案斷檔、人檔分離嚴(yán)重，從而影響管理時(shí)效性和連續(xù)性。

（三）信息化程度不夠

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人員檔案信息化管理得到普遍推廣，但一些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)沒(méi)能在人員檔案中廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致管理效率低下。

三、新形勢(shì)下CNAS實(shí)驗(yàn)室人員檔案管理的內(nèi)涵及要求

（一）人員檔案的歸檔范圍

CNAS實(shí)驗(yàn)室人員檔案應(yīng)做到每人一檔、專人保管、側(cè)重技術(shù)能力的管理，個(gè)人檔案的信息應(yīng)包括履歷材料、自傳材料、學(xué)位學(xué)歷材料、專業(yè)技能（職稱）資格材料、培訓(xùn)材料、獲獎(jiǎng)材料、科研創(chuàng)新材料等，具體為：

1.履歷材料：包括履歷表和屬于履歷性質(zhì)的登記表等材料。2.自傳材料：自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。3.學(xué)歷學(xué)位材料：高中、中專、普通高等教育、成人高等教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊(duì)院校、研究生等畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件；選拔留學(xué)生審查登記表等參加出國(guó)（境）學(xué)習(xí)和中外合作辦學(xué)學(xué)習(xí)的有關(guān)材料；國(guó)務(wù)院學(xué)位委員會(huì)、教育部授權(quán)單位出具的國(guó)內(nèi)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料等。4.專業(yè)技能（職稱）資格材料：專業(yè)技能、職業(yè)資格、職稱資格等證書復(fù)印件，如工程師、高工、研究員等職稱證書復(fù)印件。5.培訓(xùn)材料：培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）證書、考核證書、結(jié)業(yè)證書等復(fù)印件，重點(diǎn)關(guān)注專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)信息。6.獲獎(jiǎng)證明材料：市級(jí)、區(qū)級(jí)、行業(yè)或國(guó)家級(jí)的獲獎(jiǎng)證書或證明。7.科研創(chuàng)新證明材料：專利證書、科研項(xiàng)目證書或證明材料、論文及發(fā)表刊物等。

（二）人員檔案材料收集歸檔要求

CNAS實(shí)驗(yàn)室要建立人事檔案材料歸檔管理制度，由各檢測(cè)室負(fù)責(zé)收集轄區(qū)內(nèi)的歸檔材料，屬于歸檔范圍的檔案材料，在材料形成后盡快送交人事檔案管理員歸檔。收集的檔案材料，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入檔案中。

同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立人員檔案的滾動(dòng)管理和時(shí)時(shí)更新制度，并安排專人定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和替換，持續(xù)完善人員檔案信息。并利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，對(duì)人員檔案進(jìn)行信息化管理，提高工作效率。不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分情況予以處理。凡銷毀涉及員工個(gè)人的材料必須詳細(xì)登記，并報(bào)請(qǐng)實(shí)驗(yàn)室最高管理者審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

（三）人員檔案管理和應(yīng)用

CNAS實(shí)驗(yàn)室對(duì)收集的人員檔案材料要按規(guī)定進(jìn)行整理，并進(jìn)行分類、編號(hào)、管理。對(duì)人員檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊(cè)。定期（建議半年）檢查核對(duì)檔案，做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。

根據(jù)安全保密、便于查找的原則，嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，負(fù)責(zé)管理人事檔案的工作人員不得泄露檔案內(nèi)容。存放人員檔案的庫(kù)房應(yīng)具有消防等安全設(shè)施，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔、整齊和適宜的溫濕度。

實(shí)驗(yàn)室人員檔案卷盒、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按要求制作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人員檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供應(yīng)用。對(duì)人員檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。

凡需從人員檔案中取證或辦理公證的，有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋人員檔案主管部門印章，方為有效。

（四）人員檔案的提供利用

查閱人員檔案人員在查閱人員檔案前，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，查閱人事檔案后應(yīng)及時(shí)注銷登記。查閱人員檔案時(shí)，人員檔案管理人員必須在場(chǎng)，查閱人員應(yīng)在檔案室或檔案管理人員指定地方進(jìn)行查閱，嚴(yán)禁吸煙，防止檔案材料破損，查閱人員檔案的情況須有詳細(xì)記載。

查閱人員檔案人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容查。查閱人員查閱檔案時(shí)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、添加檔案材料，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。

人員檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí)，須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室最高管理者批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借出的檔案須指定專人保管，不得轉(zhuǎn)借，更不得把檔案交無(wú)關(guān)人員或本人翻閱。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在實(shí)驗(yàn)室人事管理中，人員檔案管理是其重點(diǎn)和關(guān)鍵內(nèi)容。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)制定科學(xué)、適宜的人員檔案管理制度，才能有效地對(duì)開展人員的管理，從而提高人事管理的水平和能力。

[1]CNASCL01《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》.