王曉琳

【摘要】 筆者以文件生命周期理論為理論依據(jù)，分析了文檔一體化管理的必要性，提出了在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下革新文書和檔案分開管理的傳統(tǒng)工作模式，實現(xiàn)文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化的管理理念，并依托中國原子能科學(xué)研究院（以下簡稱“原子能院”）進(jìn)行了一系列的實踐和探索。

【關(guān)鍵詞】 信息技術(shù)；文檔一體化；實踐

一、研究背景

近年來，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，給各行各業(yè)帶來了前所未有的沖擊，這對文書和檔案管理工作人員而言，既是難得的機(jī)遇也是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何跟上信息時代的步伐，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，將辦公自動化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)有效的結(jié)合起來，改革傳統(tǒng)的文書和檔案分開管理的工作模式，實現(xiàn)文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，從根本上提高辦公效率是我們必須要探索的重要問題。

二、概念界定

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性，元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案數(shù)據(jù)暢通、完整性。

三、文檔一體化管理的必要性

（一）文件與檔案的關(guān)聯(lián)

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文件是人們社會實踐活動的工具和伴生物，其本質(zhì)屬性是工具性，而檔案是一種保存?zhèn)洳榈脑嫉臍v史記錄，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。文件轉(zhuǎn)化為檔案之后，其信息內(nèi)容沒有發(fā)生變化，改變的只是文件的價值和作用。

（二）文檔一體化管理的理論依據(jù)

文檔一體化管理的理論依據(jù)是文件生命周期理論，該理論指出：從現(xiàn)行文件到檔案是一個連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程，而且，前一階段的文件質(zhì)量將直接決定后一階段的檔案質(zhì)量。從系統(tǒng)管理的觀點看，有必要將文件管理和檔案管理看作是一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法來控制整個相互連續(xù)、銜接的工作程序。

（三）文檔一體化管理是我國檔案工作的發(fā)展趨勢

文件工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文件工作的延伸和發(fā)展，兩者只有有效的結(jié)合才能實現(xiàn)文件運轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。而傳統(tǒng)的管理模式下文件工作和檔案管理工作分開進(jìn)行，存在檔案信息在收集過程中難以保證完整性和準(zhǔn)確性，從文件運轉(zhuǎn)到歸檔過程，文書人員和檔案管理人員重復(fù)工作等缺點。

文檔一體化管理將公文處理和檔案管理有效結(jié)合起來，借助信息技術(shù)的支持將辦公自動化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)結(jié)合起來，充分利用文書過程中形成的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)文件“即辦即歸”，使文件工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、辦理以及文件的整理、歸檔、利用和統(tǒng)計形成一個完整的過程，從而實現(xiàn)文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化的管理理念。既保證了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性，又避免了在歸檔交接過程中檔案部門的大量重復(fù)勞動，從真正意義上提高辦公效率，實現(xiàn)資源共享。

文檔一體化管理使得文件工作和檔案工作都更加的方便快捷，其具有的優(yōu)勢正日益顯現(xiàn)，已經(jīng)成為文件工作和檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

四、文檔一體化管理的實踐

筆者依托原子能院進(jìn)行文檔一體化的實踐和探索，原子能院是一個有著六十多年歷史的事業(yè)單位，是我國第一個核科學(xué)技術(shù)研究機(jī)構(gòu)，組織機(jī)構(gòu)完善。文件工作由院辦公室負(fù)責(zé)管理，檔案工作由檔案館管理，檔案館在行政上掛靠院辦公室。

（一）文檔一體化管理面臨的問題分析

1.現(xiàn)行管理體制的制約

文件工作與檔案工作分開管理，文件工作由院辦公室管理，檔案由檔案館管理，文件工作和檔案工作以文件的歸檔作為交接點。盡管檔案部門承擔(dān)著指導(dǎo)文件工作的職責(zé)，但實際工作中，兩個部門分開設(shè)立，各司其職，檔案部門為了避免“越權(quán)”，并沒有真正履行對文件工作的同步業(yè)務(wù)指導(dǎo)及標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督職責(zé)。一份文件在其生命周期中要經(jīng)過多次登記和整理，文件管理者和檔案管理者不僅重復(fù)勞動，檔案質(zhì)量也受到影響。

2.經(jīng)濟(jì)條件的限制

推行文檔一體化管理需要大量的資金投入采購設(shè)備和開發(fā)系統(tǒng)平臺，而在以科研為主的事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)通常不夠重視，導(dǎo)致文檔一體化的推行進(jìn)程受到限制。

3.復(fù)合型人才缺乏

文檔管理人員大多只對自身的業(yè)務(wù)領(lǐng)域比較熟悉，且大部分工作人員無文書檔案的專業(yè)知識背景，而推行文檔一體化管理需要既掌握信息技術(shù)又兼具文書檔案知識的復(fù)合型人才，因此，文檔管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。

（二）文檔一體化管理采取的對策

1.組織協(xié)調(diào)，實現(xiàn)文檔協(xié)調(diào)管理

文檔一體化管理的內(nèi)容主要包括：文件、檔案生成的一體化和文件、檔案管理與利用的一體化。因此，將對檔案的管理提到文件形成的前端，檔案部門提前介入，加強(qiáng)電子文件歸檔的前端控制。把對文檔的管理滲透到文件運轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)。

2.完善制度，重視標(biāo)準(zhǔn)化

文件管理與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)一體化。文件運行采用嚴(yán)格、規(guī)范的管理才能有效的保證檔案的質(zhì)量，因此，完善制度、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立統(tǒng)一的文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范，即對文件和檔案采用統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，在文檔一體化管理中具有重要的意義。

3.增加投入，加快文檔一體化管理系統(tǒng)開發(fā)

文檔一體化管理的技術(shù)保障是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，在實踐中借助先進(jìn)的技術(shù)開發(fā)專業(yè)的系統(tǒng)平臺是文檔一體化管理的技術(shù)保障，加大投資，加快辦公自動化建設(shè)進(jìn)程，選擇功能齊全、易操作、安全可靠、性能穩(wěn)定的管理系統(tǒng)是關(guān)鍵。

4.重視人才，加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

重視復(fù)合型人才培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)。加大對文檔工作人員培訓(xùn)力度，注重提高文檔工作人員隊伍的整體素質(zhì)，加強(qiáng)文檔工作人員信息素養(yǎng)的提高，培養(yǎng)新型的復(fù)合型人才，是文檔一體化管理的人員保障。

（三）文檔一體化管理系統(tǒng)設(shè)計方案

1.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

主要分為文件管理和檔案管理兩個模塊，其中文件管理包括：收文處理，發(fā)文處理，檔案管理劃分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、工作數(shù)據(jù)庫、管理數(shù)據(jù)庫三個工作模塊。

（1）發(fā)文處理流程的設(shè)計

發(fā)文處理指以本單位名義制發(fā)公文的過程。包括：擬稿人擬稿、擬稿單位（部門）領(lǐng)導(dǎo)審核、協(xié)辦單位（部門）會簽、院辦公室核稿、院辦公室文秘人員編號、院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、院辦公室繕印、擬稿人校對、院辦公室復(fù)核、用印、分發(fā)并存檔等程序。發(fā)文流程的規(guī)范化是發(fā)文處理設(shè)計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此通過流程化的設(shè)計，權(quán)限的分配，將發(fā)文流程固定并規(guī)范化是發(fā)文處理流程設(shè)計的關(guān)鍵點。

文檔一體化管理系統(tǒng)中，通過對文件式樣、文頭、公文要素等格式進(jìn)行固定化、模板化，對不符合規(guī)則的操作進(jìn)行限制，最大程度減少格式類和行文規(guī)則類的錯誤。通過擬稿環(huán)節(jié)將發(fā)文審批單上的各要素均設(shè)置為必填項，否則無法進(jìn)入下一節(jié)點；審批環(huán)節(jié)各級領(lǐng)導(dǎo)必須同時簽署意見名字和日期；發(fā)文流程各節(jié)點不可跨越，依次順序進(jìn)行等設(shè)計將發(fā)文流程規(guī)范化，保證了發(fā)文歸檔的完整性、準(zhǔn)確性。同時，方便跟進(jìn)文件簽發(fā)的進(jìn)展情況，同時保存發(fā)文處理的痕跡，為今后的工作留下可供參考的寶貴資源。只有發(fā)文流程規(guī)范化了，發(fā)文質(zhì)量得到保證，檔案的質(zhì)量才能得到保障。

（2）收文處理流程的設(shè)計

收文處理指對接收到的公文進(jìn)行辦理的過程。包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、存檔等程序。由于原子能院公文“傳閱”環(huán)節(jié)通常同時涉及多個院領(lǐng)導(dǎo)和單位，流轉(zhuǎn)時間較長，傳遞方式機(jī)械，各閱文人員通常不記得填寫意見，是提高收文辦理效率和保障檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是收文處理流程設(shè)計的關(guān)鍵點。

文檔一體化管理系統(tǒng)中，公文上傳的同時選擇是否需要歸檔，公文的傳閱采用并行模式，保證隨收隨傳，即辦即歸。收文處理流程以文書人員為中心，主要分為四個步驟，第一步：文書人員登記公文后選擇是否需要歸檔并提交院辦公室主任簽署擬辦意見；第二步：文書人員根據(jù)擬辦意見將公文同時發(fā)送給與該文相關(guān)的院領(lǐng)導(dǎo)，閱知給所有相關(guān)單位；第三步：文書人員關(guān)注院領(lǐng)導(dǎo)的批示，判斷是否需要調(diào)整閱文范圍或者是否有督辦事項，并將公文同時發(fā)送至所有閱文單位；第四步：閱文單位填寫辦理意見后將公文提交至文書人員，由文書人員存檔并可以再次判斷是否歸檔。

（3）權(quán)限設(shè)置

文檔一體化管理系統(tǒng)中，權(quán)限的設(shè)置和控制是非常重要的。根據(jù)員工的職責(zé)與權(quán)限，確定其接觸電子公文的權(quán)力，確保公文的安全性和可控性。

（4）流程跟蹤功能設(shè)計

記錄員工對系統(tǒng)的任何操作及其結(jié)果，形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。

2.嚴(yán)密的安全機(jī)制保障

安全是系統(tǒng)至關(guān)重要的特點，因此，為了保證應(yīng)用系統(tǒng)的安全，在設(shè)計的時候采用了用戶身份認(rèn)證的方法，使用密碼登陸程序，限制人員登陸系統(tǒng)，并根據(jù)用戶的類型設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限；其次，限定對數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限；第三，當(dāng)數(shù)據(jù)庫發(fā)生損壞時，可以恢復(fù)數(shù)據(jù)庫，根據(jù)日志文件的審核找出原因；第四，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份。第五，文件流轉(zhuǎn)過程中，不同用戶的修改痕跡均可保留。

3.強(qiáng)大的存儲和檢索功能設(shè)計

檔案文檔具有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)特征，且檔案管理需要強(qiáng)大的檢索功能和快速的檢索速度。因此，采用TRIP數(shù)據(jù)庫技術(shù)，既能滿足非結(jié)構(gòu)化特征，又兼具強(qiáng)大的搜索引擎功能，其最突出的特點在于采用倒排索引技術(shù)，通過散列函數(shù)將每個搜索詞生成一個唯一的代碼存儲在索引文件，檢索的速度基本是獨立的數(shù)據(jù)庫的大小。

4.基本開發(fā)進(jìn)程

由于受資金和人力的限制，開發(fā)分步驟進(jìn)行，即文件管理模塊先開發(fā)，同時為檔案模塊保留數(shù)據(jù)接口。

五、結(jié)語

雖然我國對文檔一體化的研究早已展開，文檔一體化管理已經(jīng)成為我國檔案工作的未來發(fā)展趨勢和改革方向，文檔一體化管理的實踐也取得了一定的成果。但是在實踐過程中面臨著諸多問題亟待解決，理論落實到實踐上仍有許多限制，理論與實踐的差距仍然需要我們投入更多的精力去研究和探索。

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