陳竹

[摘要]隨著我國科技的快速發(fā)展，人們的生活水平得到不斷提升，同時促進了社會的信息化發(fā)展。與以往傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息化背景下高校檔案管理存在著一定的難度，其中包含著較多的科技含量的工作。從實際來看，在信息化時代背景下的高校檔案管理工作還存在著一些問題，如何提升高校檔案管理工作就成為一項重要的任務。因此，針對信息化背景下的高效檔案管理的現(xiàn)狀與措施進行分析具有重要意義，以此為實現(xiàn)高校檔案管理信息化的發(fā)展奠定良好的基礎。

[關鍵詞]信息化；高校檔案；現(xiàn)狀分析；管理措施

0引言

當前我國高等教育已經進入信息化時代，“數(shù)字化校園”建設中的檔案信息化建設是重要的組成部分，其主要通過信息技術工具來實現(xiàn)檔案資源的獲取、處理、傳輸以及應用，以此提供有效價值的信息資源，使資源達到良好的共享效果。信息化背景下的高效檔案管理核心內容為檔案信息資源建設，以計算機設備為基礎，擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，提升高校信息化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。為教學、科研與管理等方面提供有利的資源信息，以此推動高校的良好發(fā)展。

1高校檔案信息化管理的必要性與緊迫性

1.1高校檔案業(yè)務工作發(fā)展的需要

高等學校傳播文化、傳承文明是其發(fā)展的重要內容，因此，高校的文化積淀與文化理念是學校發(fā)展的主要支撐。高校檔案部門對增加學校文化底蘊方面發(fā)揮著重要作用。隨著高校體制改革的不斷深入，對外活動逐漸增加，檔案管理的資料也有所增多；同時，信息化時代背景下，大大提升了辦公自動化的應用，檔案載體也發(fā)生了變化，檔案資料容量不斷增加，不穩(wěn)定因素也增加了。

1.2檔案工作人員提高自身素質的需要

當前高校與社會對檔案信息提出更高的要求，這就給檔案管理人員的整體素質提出了新的要求。同時，辦公自動化的廣泛應用使現(xiàn)代化檔案管理工作存在更大的難度。由以往紙質的檔案文件轉為電子文件的載體，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足信息化背景下的檔案管理需求，給檔案人員的工作內容結構與知識結構帶來一定的影響。

1.3檔案信息資源開發(fā)利用的需要

在當前信息化時代的背景下，人們越來越重視檔案信息資源，社會也越來越依賴一些加工過的信息資源，以及更全面、系統(tǒng)的檔案信息服務。信息化檔案資源的管理也有著很大改變，這對檔案管理工作來說，是一次質的飛躍。電子檔案已完全代替了紙質檔案，其對人類文化的發(fā)展起著促進作用。電子檔案具有體積小、儲存密度高、使用壽命長等較多優(yōu)點，對人們生活生存有著很大改變，影響著社會的發(fā)展。同時，這也說明檔案工作將面臨“脫胎換骨”，給傳統(tǒng)檔案工作帶來很大沖擊。

2高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1管理人員思想觀念滯后

檔案管理工作是高校各項管理工作中的重要部分，其是實現(xiàn)現(xiàn)代化的校園信息資源的基礎。隨著當前科學技術的快速發(fā)展，高校當前管理工作的工作內容與形式也有所改變。同時給相關管理人員的工作提出新的要求，在高校檔案管理工作中，有的管理人員不夠重視信息化的檔案管理工作，沒有認識到工作對學校發(fā)展的重要作用，單純地認為檔案管理工作只是一個附帶性質的工作，認為管理工作質量的好壞與學校的發(fā)展沒有很大關聯(lián)。因此，在實際工作中缺乏責任心，只注重檔案的基礎性管理工作，忽視檔案社會服務功能等方面的工作建設。另外，高校檔案管理工作中還存在著專業(yè)素質較低的人員，直接影響著檔案管理工作的整體水平。

2.2檔案管理工作效率較低，缺乏相關基礎性設施

高校檔案管理工作從整體來看相對較復雜，當前高校中大多數(shù)檔案為紙質檔案，這給檔案的分類與校訂帶來一定難度，通常需要由大量人員共同完成，不僅耗費了人力資源，還無法達到良好的工作效率。另外，高校對檔案管理工作的不夠重視，使信息化的高校檔案管理的基礎設施缺失，這將直接影響高校檔案管理工作的發(fā)展，造成高校檔案管理工作陷入停滯的狀態(tài)。另外，有的高校雖然花費較多資金購置大量計算機，但在實際工作中卻還是依靠人工，無法將計算機設備真正應用于檔案管理工作中，使大量信息設備成為擺設。

2.3資源共享存在弊端。高校合并帶來新問題

當前高校的檔案管理分工比較細，人事檔案管理及學術檔案管理屬于兩個不同的部門，導致管理工作中時常出現(xiàn)信息資源的重復收集現(xiàn)象，使資源無法實現(xiàn)共享。另外，隨著高效體制改革不斷深入，有的高校是由其他的學校合并而成的，其給高校檔案信息管理工作帶來很大挑戰(zhàn)，檔案信息管理工作需要處理一些新的問題，比如，檔案流失、檔案交接難等。

3提升高校檔案管理水平的有效措施

3.1優(yōu)化高校檔案管理模式

高校檔案管理主要模式有兩種，分別為納入管理模式、非納入管理模式。其中納入模式是指高校本校檔案管理每個部門的檔案資料，主要進行檔案業(yè)務的管理；非納入管理模式的表現(xiàn)形式較多，不同的檔案管理模式有著不同的形式。比如，人事部門主要負責人事檔案的管理，教務處等部門負責學生檔案。非納入模式也可以分為按歸口部門分散管理模式，也可以說是集中的管理模式。非納入管理模式的設施功能的發(fā)揮具有重要作用，其有助于實現(xiàn)檔案信息資源的共享，且不會造成人力資源的大量投入；納入管理模式對于資料收集過程中存在的問題，能夠較為便捷地使用大類檔案查找的方式進行補充。

3.2高校檔案信息的數(shù)字化

要想更好地實現(xiàn)高校檔案管理信息化，首先應推動數(shù)字化的檔案信息建設。管理人員應轉變傳統(tǒng)的觀念，采用先進的科學技術，以此為促進高校發(fā)展奠定基礎。高校檔案的數(shù)字化建設涉及較多的內容，包括人力、物力、財力等，因此，高校在數(shù)字化檔案信息建設中，應做好調研工作，在充分調研的基礎上制定數(shù)字化方案，嚴格把握檔案資料數(shù)字化處理的具體程度，并控制好處理的成本，使資源得到最大化的利用，以減少浪費的現(xiàn)象。

3.3提升檔案管理隊伍素質

管理人員的整體素質關系到檔案管理質量的好壞，因此，提升高校檔案信息管理隊伍的專業(yè)素質十分重要?？梢酝ㄟ^對管理人員的培訓來提升其專業(yè)素質，加強管理人員的責任意識，使管理人員認識到工作的重要意義，讓管理人員掌握先進的管理方法，以此，為提升高校信息化的檔案管理工作奠定良好的基礎。

4結語

總而言之，在當前信息化時代背景下，高校檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，通過運用網絡資源來實現(xiàn)信息資源的共享，對促進高校檔案管理的水平發(fā)揮著重要作用。然而當前高校檔案管理還存在一些問題，如管理人員思想觀念滯后；檔案管理工作效率較低，缺乏相關基礎性設施；資源共享存在弊端，高校合并帶來新問題等，因此，需要針對問題采取有效的措施，通過優(yōu)化高校檔案管理模式，促進高校檔案信息的數(shù)字化；提升檔案管理隊伍素質，以此使高校檔案管理更好地適應社會的發(fā)展需求。