謝甜甜

摘 要：在當(dāng)前時(shí)代下最主要的競(jìng)爭(zhēng)就是人力資源競(jìng)爭(zhēng)，人力資源主要指的是在人們生活和生產(chǎn)作用下的勞動(dòng)力，體現(xiàn)為腦力勞動(dòng)和體力勞動(dòng)兩個(gè)方面，在企業(yè)的人力資源管理中人事檔案起著至關(guān)重要的作用，但是，目前在企業(yè)人力資源的管理中人是檔案工作還存在著一些問題，只有將這些問題不斷的完善才能確保企業(yè)人力資源管理水平的提升。本文首先分析了企業(yè)人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源和管理的意義，同時(shí)闡述了企業(yè)人事檔案管理工作中的問題，最后總結(jié)了在人力資源管理背景下對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作的新要求。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 人力資源管理 人事檔案管理 存在問題 新要求 管理水平

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）09（b）-115-02

人力資源的開發(fā)和利用能夠有效的提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，人力資源工作也成為當(dāng)前企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是企業(yè)人力資源管理的重要目標(biāo)。企業(yè)的人事檔案開發(fā)和利用對(duì)企業(yè)人力資源開發(fā)和利用有著深遠(yuǎn)的影響，現(xiàn)階段，伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的提升，國家經(jīng)濟(jì)體制的變化，在新形勢(shì)下企業(yè)人力資源對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求，企業(yè)必須要結(jié)合自身的發(fā)展不斷的優(yōu)化內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)，才能確保企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下穩(wěn)定的發(fā)展。

1 企業(yè)人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源和管理的意義

企業(yè)的人力資源管理是挖掘企業(yè)員工潛力的重要途徑，能夠使企業(yè)朝著信貸花、科學(xué)化的方向發(fā)展[1]。人力資源管理應(yīng)該以人為本，其管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)均是“人”。通過深化和改革人力資源管理工作，能夠?qū)⒚總€(gè)員工的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，近而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。人事檔案是企業(yè)內(nèi)部對(duì)人員的一種記錄形式，也是員工的基本信息資料，企業(yè)的人力資源管理和企業(yè)人事檔案管理之間有著密切的關(guān)系，人事檔案管理也是企業(yè)人力資源管理的信息載體，是企業(yè)的用人依據(jù)，總而言之，企業(yè)的人事檔案管理和企業(yè)人力資源管理之間是相互促進(jìn)、協(xié)同發(fā)展的關(guān)系。

2 企業(yè)人事檔案管理工作中的問題

2.1 管理方式中的不足

目前，我國經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的城市中一些企業(yè)已經(jīng)實(shí)施了人事檔案管理工作建設(shè)，但是地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平差異，一些等級(jí)不高的企業(yè)在人事檔案管理方面依舊采用的是傳統(tǒng)的管理方式，均是利用人工對(duì)人事檔案管理進(jìn)行記錄和管理，沒有結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代進(jìn)行改革。采用傳統(tǒng)的人工管理方式不僅增加了企業(yè)的管理費(fèi)用，還嚴(yán)重降低了企業(yè)的人事檔案管理質(zhì)量，例如：在實(shí)際的人事檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、受損的情況，非常不利于企業(yè)人事檔案管理的開發(fā)和利用。最重要的是人事檔案管理采用人工管理方式使得檔案工作人員的工作量加劇，工作任務(wù)重，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)人事檔案管理的利用率。

人事檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復(fù)雜性高、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)該建立專門的人事檔案管理部門，安排專業(yè)的人員管理。但是，就實(shí)際的情況而言，目前我國的部分企業(yè)依然沒有重視人事檔案管理工作，其管理人員大多都是由企業(yè)的行政人員兼職人事檔案管理，造成人事檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)能力普遍較差的局面，近而影響著企業(yè)的對(duì)人事檔案的管理。

2.2 管理機(jī)制中的不足

基于企業(yè)的不同類型，其對(duì)人事檔案管理的需求也有所不同，要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展特點(diǎn)，制定合理的管理機(jī)制。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查顯示，目前我國很多城市的中小型企業(yè)人事檔案管理部門的辦公環(huán)境落后，嚴(yán)重缺少網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，加上企業(yè)建設(shè)資金問題，很難實(shí)施信息化建設(shè)，近而影響著企業(yè)人事檔案的開發(fā)和利用，若是長期如此還會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。由于人事檔案管理基本都是采取紙質(zhì)儲(chǔ)存方式，很容易受到環(huán)境的侵蝕，時(shí)間較長就會(huì)出現(xiàn)變黃、霉變等損傷，造成資料的浪費(fèi)，同時(shí)也會(huì)為后期的利用帶來很大的不便。

2.3 管理制度中的不足

管理制度缺失在企業(yè)的人事檔案管理工作中是一項(xiàng)較為嚴(yán)重的問題，雖說國家近幾年出臺(tái)過相關(guān)的政策制度，但是得到有效實(shí)施和推行的幾乎沒有，很多的企業(yè)基本就沒重視人事檔案管理部門，加上缺乏對(duì)人事檔案管理部門的正確認(rèn)知，就更不可能制定有效的管理規(guī)范制度，因此，造成企業(yè)的人事檔案管理管理中保管和存放沒有可依據(jù)的制度，管理工作無法得到有效落實(shí)，影響著企業(yè)人力資源的整體管理水平。

2.4 管理技術(shù)中的不足

隨著我國政府和企業(yè)逐漸對(duì)人力資源管理的重視，由于專業(yè)化信息人員的缺乏、熟練技術(shù)的缺乏，影響著企業(yè)人事檔案軟件的開發(fā)。例如：企業(yè)在人力資源管理中、由于沒有采取合適的技術(shù)和方式，導(dǎo)致人力資源人事檔案的作用發(fā)揮不出來，近而影響企業(yè)人事檔案在應(yīng)用的過程中遇到很多阻礙，再加上企業(yè)人力資源管理技術(shù)比較復(fù)雜，需要專業(yè)的技術(shù)人員才能發(fā)揮其該有的作用。

2.5 人員管理中的不足

人事檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復(fù)雜性高，專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)該建設(shè)專門的人事管理部門，安排專業(yè)的人員管理。但是，就實(shí)際的情況而言，目前我國的部分企業(yè)還是沒有重視人事檔案的管理工作，管理工作人員的素質(zhì)普遍軟低，而且不具備專業(yè)的技能，導(dǎo)致人事檔案無法發(fā)揮其該有的作用。

3 人力資源管理背景下對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作的新要求

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展背景下，企業(yè)人力資源管理也迎來了發(fā)展的新趨勢(shì)，需要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展不斷的創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)，促使企業(yè)的人力資源管理能夠緊跟時(shí)代的步伐，在人力資源管理背景下，企業(yè)人事檔案管理的要求主要包括管理方式、工作人員、管理制度、查詢方式等方面的要求，具體如下。

3.1 人事檔案管理方式上的要求

應(yīng)該結(jié)合企業(yè)實(shí)際的運(yùn)行情況，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，建立完善的檔案管理制度，以此明確領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任和人事檔案管理工作人員的崗位職責(zé)；同時(shí)在日常的管理工作中，人事檔案管理工作人員還應(yīng)該清楚檔案的調(diào)閱記錄、歸檔記錄、保管期限等信息，要定期對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行清理，針對(duì)一些超過期限的檔案要及時(shí)銷毀。

企業(yè)涉及的部門、人員數(shù)量也會(huì)相對(duì)增多，想要對(duì)企業(yè)所有部門的人事檔案實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范、系統(tǒng)的管理，就需要建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)人事檔案信息化管理主要是企業(yè)內(nèi)部職工的基本信息、部門信息、調(diào)職檔案信息等。在管理方式上應(yīng)該采取電腦存檔和紙質(zhì)保管雙重保存形式，建立人事檔案查詢系統(tǒng)（檔案網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)），以此提升企業(yè)人事檔案的利用率，近而促進(jìn)企業(yè)人力資源管理水平的提升；同時(shí)還要建立企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案的信息化發(fā)展，最大程度的提升企業(yè)人事檔案管理水平，確保檔案的使用率，以此提升企業(yè)的整體管理水平，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 人事檔案工作人員的要求

企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際的情況，建立完善的工作人員績效考核制度，以此作為工資發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)，如此一來就可以實(shí)現(xiàn)薪資透明性，確保每個(gè)工作人員都能夠根據(jù)自己的工作時(shí)間獲得相應(yīng)的薪資，績效考核還可以激發(fā)員工工作的積極性，促使員工堅(jiān)守崗位，盡忠職守。企業(yè)人事檔案管理工作人員需要確保檔案信息的完整性，為企業(yè)的綜合管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。因此，企業(yè)管理層要重視人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)有效的提升人事檔案管理人員的責(zé)任心、綜合素質(zhì)，使得人事檔案管理工作人員明白自身的崗位職責(zé)，意識(shí)到人事檔案管理管理的重要性。

3.3 檔案查詢方式的要求

企業(yè)的人事檔案管理是記錄企業(yè)工作人員基本信息的原始資料，能夠提供企業(yè)職工的基本信息，作為季度、年度優(yōu)秀員工的考核標(biāo)準(zhǔn)[2]。企業(yè)人事檔案管理工作還可以方便企業(yè)的管理，若是需要查找企業(yè)職工只需要在計(jì)算機(jī)上就可以查詢到檔案的具體位置。企業(yè)人事檔案管理工作人員要定時(shí)、定期的對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和整理，確保人事檔案管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。伴隨著信息化的發(fā)展步伐，企業(yè)還要引進(jìn)科技人才，及時(shí)的進(jìn)行檔案的收集和錄入，落實(shí)檔案的收集、整理工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享服務(wù)。建立有效的人事檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和備份，避免數(shù)據(jù)流失。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的保密系數(shù)，企業(yè)人事檔案檔案管理所使用的計(jì)算機(jī)一定要做好保密工作，盡量避免人事檔案信息的泄漏，企業(yè)人事檔案部門的計(jì)算機(jī)的維護(hù)、維修工作一定要交給專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行，不隨意使用外聘人員。另外企業(yè)的計(jì)算機(jī)還要設(shè)置好口令密碼等，以防不法分子進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，造成企業(yè)人事檔案資料流失，對(duì)企業(yè)聲譽(yù)造成不好的影響。

3.4 價(jià)值評(píng)估方面的要求

企業(yè)在開展人力資源管理的時(shí)候，要根據(jù)自身的企業(yè)文化，制定合理、科學(xué)的人事檔案管理政策，同時(shí)在進(jìn)行人力資源人事檔案管理的過程中，還應(yīng)該建立不同層次的價(jià)值評(píng)估模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，一般都是采取定期價(jià)值評(píng)估的形式，現(xiàn)階段應(yīng)該加大對(duì)企業(yè)人力資源的價(jià)值評(píng)價(jià)力度，將單一的考核模式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣膬r(jià)值評(píng)估模式，同時(shí)還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展模式，制定全方位的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，在人力資源的管理價(jià)值評(píng)估過程中，不單單是要對(duì)個(gè)人素質(zhì)進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)還要注重企業(yè)的價(jià)值評(píng)估。

企業(yè)還應(yīng)該建立薪酬回報(bào)機(jī)制，企業(yè)一定要完善內(nèi)部員工的薪酬體系，通過薪酬激勵(lì)方式來提升員工工作的積極性，將人力資源價(jià)值評(píng)估作為薪酬激勵(lì)的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化個(gè)人力量和團(tuán)隊(duì)力量，重視企業(yè)的內(nèi)部合作，還要將職業(yè)作為評(píng)價(jià)人力資源管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，完善管理人員的綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的人事檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性比較強(qiáng)的工作，會(huì)涉及很多的信息領(lǐng)域。企業(yè)人事檔案管理需要堅(jiān)持“以人為本”的管理原則[3]，人事檔案的管理要重視員工基本信息資料的保密，不能因?yàn)槿魏卧蛐孤镀髽I(yè)職工的基本信息資料，落實(shí)企業(yè)的人事檔案管理工作，能夠有效的提升企業(yè)人力資源的管理水平，人事檔案工作人員還應(yīng)該本著遵守相應(yīng)的管理制度和法律法規(guī)，及時(shí)有效的解決風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定、快速的發(fā)展。

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