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        新形勢下如何做好公共資源交易檔案管理

        2017-07-12 13:59:03宋偉
        科學(xué)中國人 2017年20期
        關(guān)鍵詞:公共資源整理交易

        宋偉

        山東日照市公共資源交易中心

        新形勢下如何做好公共資源交易檔案管理

        宋偉

        山東日照市公共資源交易中心

        檔案是對所發(fā)生過的行為進(jìn)行的真實的記錄,也是國家重要的信息資源。隨著時代的發(fā)展,公共資源交易檔案的管理與改革進(jìn)程不斷加快,如何做好我國公共資源交易檔案的管理是我國檔案工作的重要內(nèi)容,本文將論述如何在新形勢下做好公共資源交易檔案管理工作,進(jìn)而為我國檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        公共資源交易;檔案管理;招投標(biāo)

        近年來,由于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展,公共資源交易項目越來越多,隨之帶來的招投標(biāo)項目的檔案管理也越來越重,從硬件設(shè)施,到軟件上的管理,對檔案質(zhì)量的要求不斷提高。盡管取得了一些成績,但是目前我們公共資源交易檔案的管理仍舊存在著一些共性問題。

        一、新形勢下做好公共資源交易檔案管理的必要性

        1.為交易提供可靠依據(jù)。公共資源交易檔案是讓調(diào)閱利用者認(rèn)識和把握項目交易發(fā)展規(guī)律的鑰匙,檔案管理工作是維護(hù)歷史真實面貌的重要事業(yè)。它把不同交易項目的完整過程真實地記錄下來,使瞬間變成永恒,成為有關(guān)各方進(jìn)行反復(fù)查考、利用和研究交易歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確找尋交易是否依法依規(guī)完成的可靠依據(jù)。

        2.使交易更加方便便捷。近年來國家對基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入在不斷加大,地方政府對一些涉及民生等方面的投入也在加大,比如,道路建設(shè)、水利建設(shè)、土地整理、礦產(chǎn)交易等等,這些都納入了公共資源交易,這些交易涉及面廣,涉及資金數(shù)額大,涉及權(quán)益重。在管理上,就變的比較困難。但是,做好公共資源交易檔案的管理工作,就會做到事半功倍,特別是一些大數(shù)據(jù)的運用,直接加速交易的時間和空間。

        二、公共資源交易檔案管理存在的問題

        1.部門的管理難度大。首先,資源交易部門管理難度大,如今公共資源交易部門類型多樣、內(nèi)部復(fù)雜,并且扮演著管理者和內(nèi)部監(jiān)管的雙重角色,管理者有時會身在經(jīng)營管理中,很難真正發(fā)現(xiàn)公共資源交易檔案存在的問題,使對公共資源交易檔案進(jìn)行監(jiān)督,使其失去本身應(yīng)有的作用,使公共資源難以實現(xiàn)共享,使檔案的制作存在腐敗行為。其次,檔案的制作有著系列的流程,而監(jiān)管的失效一定程度上為某些單位進(jìn)行不規(guī)范行為提供了平臺,一些檔案可能出現(xiàn)虛假情況,使公共資源的服務(wù)功能很難有效發(fā)揮。

        2.管理機(jī)制不完善。管理機(jī)制不完善主要體現(xiàn)在體制上的管辦不分。我國相關(guān)規(guī)定說明政府采購、工程招標(biāo)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)必須分開建立。但是由于我國目前體制還不是很完善,大多數(shù)的行政監(jiān)管部門與其監(jiān)督與其監(jiān)管的交易市場之前普遍存在著行政隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)關(guān)系。這種裁判員和運動員為一體的模式,沒有與之相對應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制,必能實現(xiàn)有效的制約,也不能體現(xiàn)制度的公平、公開、公正的原則。由于我國的公共資源都由政府統(tǒng)一管理,所以,各個行業(yè)的行政部門在遇到問題時往往都是從自己的利益出發(fā),制定的政策制度也都是對本部門有益的,沒有考慮別的部門的情況,這就給腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生創(chuàng)造了非常大的機(jī)會。還有一些行業(yè)的主管部門領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為公共資源市場化配置后,自己手中的權(quán)力小了,本部門的利益相對也少了很多,給自己造成了很大的經(jīng)濟(jì)損失了權(quán)利損失,工作責(zé)任也變得輕了,對于公共資源的審核把關(guān)以及它的后續(xù)監(jiān)管工作就不是很到位了。

        三、做好公共資源交易檔案管理的對策

        1.明確立檔的責(zé)任人。檔案工作不容忽視,特別是一旦檔案出現(xiàn)問題,將對經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生不可估計的損失。所以,對責(zé)任人的確定非常重要。首先得確定一個主管檔案的領(lǐng)導(dǎo),然后還要確定一名專門負(fù)責(zé)檔案工作的檔案員,也就是專職檔案員,做日常檔案的維護(hù)與管理,對檔案進(jìn)行研究和分析,給經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供給依據(jù)。所以,公共資源交易檔案工作,看著簡單,但是意義卻不簡單。并不是任何人都可以干得了的,干得好的。檔案室,要建設(shè)專門的檔案室,防水、防潮、防火、防蟲等設(shè)施一定要俱全。特別是溫度上的控制,也要跟上要求。有些紙質(zhì)的檔案,隨著溫度的升高,會變壞。這些工作都得需要專門的檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。所以,對檔案的管理,還要有明確的制度,借閱制度、管理制度等。通過制度來規(guī)范管理,通過制度來約束責(zé)任人、檔案員,來管理檔案的日常工作。

        2.加強(qiáng)對檔案材料的管理。首先,規(guī)范收集檔案整理材料。按照公共資源交易檔案管理的要求,要確定哪些材料是必須歸檔的,而且歸檔的時間是多長。是永久還是長期還是30年還是10年等等。采取定期和不定期相結(jié)合的方式,及時將檔案資料收集、整理,并按標(biāo)準(zhǔn)要求對收集的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核,確保材料真實、準(zhǔn)確、完整。其次,標(biāo)準(zhǔn)整理檔案材料。對所有公共資源交易檔案編號,并在計算機(jī)上建立檔案名冊和目錄,依次將公共資源交易檔案材料歸類、入檔、裝訂,最后形成完整的案卷,并清楚標(biāo)示順序號,以便于查找查閱。同時還要做好對檔案的再利用工作,及時服務(wù)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

        3.完善公共資源交易檔案管理機(jī)制。首先完善檔案管理機(jī)制。中心指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,并制定出臺相關(guān)檔案管法。其次,狠抓流程和細(xì)節(jié)管理,切實提升檔案管理水平。一是注重加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。組織檔案整理人員和檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)最新出臺的檔案管理辦法,讓大家牢記制度要求,落實執(zhí)行。二是切實提高檔案規(guī)范性和完整性。對提交的業(yè)務(wù)檔案逐份核對;對擬歸檔檔案進(jìn)行抽查,發(fā)現(xiàn)問題,及時要求檔案整理人員進(jìn)行改正;同時總結(jié)梳理檔案整理中可能存在的漏洞,提高檔案資料的規(guī)范性和完整性。三是利用信息化技術(shù),確保檔案管理及時到位。對檔案整理過程進(jìn)行全流程跟蹤,對檔案涉及的相關(guān)人員,包括項目負(fù)責(zé)人、檔案整理人員、檔案管理人員等的檔案管理進(jìn)度進(jìn)行跟蹤問效。

        加強(qiáng)對公共資源交易檔案的監(jiān)督,可以規(guī)范公共資源交易檔案過程的行為,完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展。公共資源交易本來就與廣大民眾的利益相關(guān),而公共資源交易檔案是對公共資源行為進(jìn)行的記錄,因此公共資源檔案進(jìn)行監(jiān)督一定程度上也可以促使交易活動的公開公正。

        [1]丘秀文.公共資源檔案管理研究[J].北京大學(xué),2014年36期.

        [2]戴子龍.公共資源交易檔案管理與監(jiān)管體系建設(shè)的聯(lián)系及存在的問題[J].經(jīng)營管理者,2016年第2期.

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