梁青青+付誠

摘 要：應(yīng)急文件是應(yīng)急準(zhǔn)備和應(yīng)急響應(yīng)工作開展的依據(jù)，是應(yīng)急準(zhǔn)備和應(yīng)急響應(yīng)管理評估的基礎(chǔ)，是應(yīng)急管理體系不斷優(yōu)化和提升的載體和基石。目前核電廠應(yīng)急文件管理在完整性、規(guī)范化等方面存在改善和優(yōu)化的空間，相關(guān)責(zé)任人的參與程度、員工的應(yīng)急理念與意識等有待進(jìn)一步提高。本文作者根據(jù)國家相關(guān)導(dǎo)則對應(yīng)急文件管理的要求，結(jié)合文件管理的基本要素，分析核電廠應(yīng)急文件管理體系中存在的問題，提出應(yīng)急文件管理改進(jìn)的建議，以期進(jìn)一步提高核電廠應(yīng)急文件管理的完整性、有效性和可用性。通過應(yīng)急文件管理的提升，進(jìn)一步夯實(shí)應(yīng)急管理持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)提升的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：應(yīng)急文件；管理；改進(jìn)

應(yīng)急文件管理是應(yīng)急管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)和重點(diǎn)之一。應(yīng)急文件是在應(yīng)急工作中形成、收到和保管的記錄，是應(yīng)急工作開展和應(yīng)急工作評估、改進(jìn)的依據(jù)。如何在應(yīng)急工作開展中收集、保管齊全、完整、準(zhǔn)確的作為證據(jù)價值和信息價值的記錄，以滿足國家主管、監(jiān)管部門及外部評估單位對核電廠應(yīng)急工作監(jiān)管和評估的要求，如何實(shí)現(xiàn)應(yīng)急文件現(xiàn)場紙質(zhì)配置的完整性、可用性和有效性，保障在突發(fā)應(yīng)急狀態(tài)下，能夠快速有效地查找到紙質(zhì)文件，為應(yīng)急指揮決策和應(yīng)急任務(wù)的實(shí)施節(jié)約時間成本，提供準(zhǔn)確、有效的文件支持，是應(yīng)急文件管理的目標(biāo)和意義所在。

1.應(yīng)急文件管理的基本要素

應(yīng)急文件管理的基本要素即實(shí)現(xiàn)文件的“管什么”、“如何管”、“由誰管”和管理的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。“管什么”即文件管理范圍需求的確定，是源頭的控制管理，是應(yīng)急文件管理的根本?！叭绾喂堋奔词墙⑽募芾淼囊?guī)范，實(shí)現(xiàn)對應(yīng)急文件收集、鑒定、整理等全過程的控制?！坝烧l管”即是確認(rèn)管理的責(zé)任主體，是應(yīng)急文件管理的執(zhí)行者。

1.1文件管理范圍需求確定

文件指機(jī)構(gòu)或個人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)事物活動過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)和信息的記錄。文件是有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。通過對機(jī)構(gòu)的規(guī)章環(huán)境、業(yè)務(wù)需求和責(zé)任要求以及文件不被捕獲帶來的風(fēng)險進(jìn)行分析，確定文件管理的范圍需求，以方便業(yè)務(wù)的順利開展，確保機(jī)構(gòu)和個人對其法律事務(wù)和行政管理事務(wù)的行為負(fù)責(zé)，確保機(jī)構(gòu)和個人對業(yè)務(wù)和相關(guān)的內(nèi)、外部利益群體負(fù)責(zé)，并理解上述群體的需求和期望。因此，文件管理范圍需求的確定是文件管理的基礎(chǔ)，文件管理的完整性主要取決于文件管理范圍需求確定。

1.2文件管理的規(guī)范化

應(yīng)急涉及核電廠生產(chǎn)運(yùn)營的各個專業(yè)，包括運(yùn)行、維修、技術(shù)支持、設(shè)備管理、消防保衛(wèi)、公眾信息等。因此，應(yīng)急文件的管理也是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多專業(yè)的綜合性工作，具有一定的特殊性。如何實(shí)現(xiàn)對應(yīng)急文件的收集、鑒定、整理、檢查和監(jiān)督檢查等全過程進(jìn)行控制，建立多部門統(tǒng)一的應(yīng)急文件管理的規(guī)范，是應(yīng)急文件可用性、有效性的重要保障，使得文件的利用更加高效合理。

1.3人員參與程序

如前文所述，應(yīng)急文件的管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多專業(yè)的綜合性工作。文件管理范圍需求確認(rèn)在一定程序上取決于參與者對于本專業(yè)技術(shù)工作以及應(yīng)急工作的理解程度，同時，文件管理規(guī)范的制定與文件管理規(guī)范的執(zhí)行之間存在一定差值。因此，文件管理規(guī)范的實(shí)際運(yùn)行績效還取決于參與者的應(yīng)急意識和對應(yīng)急文件管理的理解和參與程序。

2.應(yīng)急文件管理的短板

2.1應(yīng)急文件管理的完整性、規(guī)范化存在不足

根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)導(dǎo)則的要求及核電廠應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)的需求，應(yīng)急文件管理應(yīng)包括應(yīng)急領(lǐng)域程序編制管理、應(yīng)急準(zhǔn)備記錄管理、應(yīng)急文件現(xiàn)場配置管理、應(yīng)急響應(yīng)記錄管理。核電廠應(yīng)急文件管理在應(yīng)急準(zhǔn)備記錄管理、應(yīng)急文件現(xiàn)場配置管理、應(yīng)急響應(yīng)記錄管理的完整性和規(guī)范化方面相對薄弱，主要為：

2.1.1應(yīng)急準(zhǔn)備記錄管理

對于應(yīng)急準(zhǔn)備階段的記錄管理，分別在核電廠人員、物資和文件相關(guān)的應(yīng)急準(zhǔn)備程序中有相關(guān)的描述。但是程序中及應(yīng)急準(zhǔn)備記錄管理實(shí)踐中對于存檔記錄的范圍、存檔記錄的關(guān)鍵要素、記錄存檔的規(guī)范要求未進(jìn)行有效梳理，以致應(yīng)急準(zhǔn)備記錄存檔不全，存檔記錄中關(guān)鍵要素不全。例如，某核電廠在其機(jī)組啟動前的WANO評估中，無參演人員簽到表的事實(shí)作為應(yīng)急演練的一個薄弱環(huán)節(jié)被指出。

2.1.2應(yīng)急文件現(xiàn)場配置管理

應(yīng)急文件現(xiàn)場配置管理中無現(xiàn)場配置文件完整性保障的有效手段，以致對于各應(yīng)急待命/啟動就位點(diǎn)配置的應(yīng)急文件是否滿足各應(yīng)急專業(yè)組應(yīng)急響應(yīng)需求無評估與改進(jìn)的方法和措施，無法保障應(yīng)急文件紙質(zhì)配置的完整性。

對于現(xiàn)場配置的紙質(zhì)文件，無配置的規(guī)范，無法保障應(yīng)急情況下紙質(zhì)應(yīng)急文件的快速查找，確保應(yīng)急情況下紙質(zhì)應(yīng)急文件的可用性。

2.1.3應(yīng)急響應(yīng)記錄管理

對于應(yīng)急響應(yīng)記錄的收集無明確的職責(zé)劃分，對于記錄存檔的歸類無明確規(guī)范。例如，某核電廠因?qū)τ趹?yīng)急狀態(tài)下各類記錄收集責(zé)任不明確，同時，對于記錄存檔無明確的規(guī)范要求，造成記錄收集不全，未完整有效地保存綜合應(yīng)急演習(xí)的全過程，無法通過應(yīng)急演習(xí)記錄進(jìn)行演習(xí)過程的追溯，錯失了對應(yīng)急決策、應(yīng)急人員應(yīng)急響應(yīng)能力的有效評估措施。綜合應(yīng)急演習(xí)是應(yīng)急響應(yīng)全過程的壓縮模擬，結(jié)合綜合應(yīng)急演習(xí)記錄存檔的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以看出，核電廠對應(yīng)急響應(yīng)記錄的管理規(guī)范存在不足。

2.2對應(yīng)急程序文件缺乏宣貫

應(yīng)急程序文件中涉及的相關(guān)主體和員工對應(yīng)急文件管理涉及的范圍、規(guī)范及意義缺乏了解，應(yīng)急文件管理的相關(guān)規(guī)范自然難以有效落實(shí)，員工的應(yīng)急意識和理念在一定程度上也得不到提升。例如，某核電廠在機(jī)組啟動前的核安全檢查中，檢查人員針對應(yīng)急設(shè)施設(shè)備物資管理活動相關(guān)記錄的規(guī)范性提出了整改要求。

3.應(yīng)急文件管理改進(jìn)建議

3.1合理梳理應(yīng)急文件管理范圍，加強(qiáng)應(yīng)急文件管理體系的完整性、規(guī)范化；

《核動力廠營運(yùn)單位的應(yīng)急準(zhǔn)備和應(yīng)急響應(yīng)》（HAD002/01-2010）中對應(yīng)急文件記錄的要求如下：

營運(yùn)單位應(yīng)把應(yīng)急準(zhǔn)備工作和應(yīng)急期間的情況詳細(xì)地進(jìn)行記錄并存檔，其主要內(nèi)容包括：

（1）培訓(xùn)和演習(xí)的內(nèi)容，參加的人員和取得的效果等；

（2）應(yīng)急設(shè)施的檢查和維修，應(yīng)急設(shè)備及其配件的清點(diǎn)、測試、標(biāo)定和維修等情況；

（3）事故始發(fā)過程和演變過程；

（4）應(yīng)急期間的評價活動、采取的補(bǔ)救措施、防護(hù)措施和恢復(fù)措施以及應(yīng)急行動的程序和所需的時間等。

3.1.1加強(qiáng)應(yīng)急準(zhǔn)備記錄管理的建設(shè)和規(guī)范

根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)導(dǎo)則的規(guī)定及核電廠應(yīng)急準(zhǔn)備管理程序的要求，應(yīng)急準(zhǔn)備階段記錄主要包括人員準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備、文件準(zhǔn)備、人員能力維持以及對承包商的管理的相關(guān)記錄。核電廠應(yīng)按照應(yīng)急準(zhǔn)備程序體系，對應(yīng)急準(zhǔn)備記錄進(jìn)行系統(tǒng)的梳理。根據(jù)梳理，建立核應(yīng)急準(zhǔn)備監(jiān)督管理程序，明確各項(xiàng)應(yīng)急準(zhǔn)備記錄要素、應(yīng)急準(zhǔn)備記錄歸檔時間要求、記錄存檔分類要求等統(tǒng)一的應(yīng)急準(zhǔn)備記錄管理規(guī)范，讓應(yīng)急準(zhǔn)備記錄的產(chǎn)生、收集、保管部門能清晰明了地了解應(yīng)急準(zhǔn)備記錄的管理要求，以確保應(yīng)急準(zhǔn)備記錄存檔的完整性和規(guī)范化，便于記錄的快速、有效查找。

3.1.2加強(qiáng)應(yīng)急文件現(xiàn)場配置的完整性和規(guī)范化；

進(jìn)行應(yīng)急文件現(xiàn)場配置的主要目的是為了滿足電廠發(fā)生全場失電或是網(wǎng)絡(luò)安全等狀況，造成電子文件不可用的情況下，保障應(yīng)急響應(yīng)行動的及時、準(zhǔn)確、有效開展。應(yīng)急文件現(xiàn)場配置地點(diǎn)為各應(yīng)急待命/啟動就位點(diǎn)。配置的應(yīng)急文件需支持各應(yīng)急專業(yè)組應(yīng)急響應(yīng)行動的準(zhǔn)確開展，涉及應(yīng)急響應(yīng)各個領(lǐng)域，包括運(yùn)行、維修、技術(shù)支持、設(shè)備支持、公眾信息等。因此，應(yīng)急文件現(xiàn)場配置的完整性需應(yīng)急響應(yīng)各專業(yè)結(jié)合各自工作開展需求及應(yīng)急準(zhǔn)備工作實(shí)踐、應(yīng)急響應(yīng)、演練經(jīng)驗(yàn)提出并不斷完善。據(jù)此，可建立應(yīng)急文件現(xiàn)場配置完整性的定期和不定期審查和反饋制度，通過應(yīng)急準(zhǔn)備歸口管理部門組織的定期審查和應(yīng)急響應(yīng)各專業(yè)根據(jù)工作實(shí)踐進(jìn)行的不定期審查和反饋，不斷完善應(yīng)急文件現(xiàn)場配置。

同時，為保障現(xiàn)場配置文件的可用性，以便應(yīng)急狀態(tài)下能快速查找到所需應(yīng)急文件，應(yīng)建立應(yīng)急文件現(xiàn)場配置規(guī)范，明確現(xiàn)場配置文件有效版本的及時獲取途徑，配置和維護(hù)應(yīng)急文件現(xiàn)場配置清單，根據(jù)應(yīng)急文件分類黏貼應(yīng)急文件標(biāo)識，分類、分介質(zhì)儲存應(yīng)急文件。同時，通過定期的檢查和監(jiān)督檢查，確?，F(xiàn)場配置文件的可用性和有效性。

3.1.3加強(qiáng)應(yīng)急響應(yīng)記錄管理的規(guī)范化

應(yīng)急響應(yīng)記錄管理的核心就是能反映應(yīng)急響應(yīng)的全過程，形成的記錄齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為后續(xù)的事件/事故評估、調(diào)查，以及應(yīng)急響應(yīng)改進(jìn)提升提供強(qiáng)有力的文件支持。

根據(jù)核電廠現(xiàn)有應(yīng)急響應(yīng)信息單的作用，可將應(yīng)急響應(yīng)信息單分為應(yīng)急通知、報告類、應(yīng)急決策類、信息聯(lián)絡(luò)類和各應(yīng)急專業(yè)組響應(yīng)行動記錄類四類。根據(jù)四類應(yīng)急響應(yīng)信息單的形成和流轉(zhuǎn)情況，對于應(yīng)急通知、報告類、應(yīng)急決策類應(yīng)急響應(yīng)信息單可建立由編制責(zé)任單位為收集主體、生效發(fā)布單位為輔助收集的應(yīng)急信息單收集職責(zé)制；對于信息聯(lián)絡(luò)類應(yīng)急響應(yīng)信息單，建立發(fā)起責(zé)任單位為收集主體，回復(fù)單位為輔助收集的責(zé)任制；對于各應(yīng)急專業(yè)組響應(yīng)行動記錄類應(yīng)急響應(yīng)信息單，由編制責(zé)任單位負(fù)責(zé)收集。各類記錄分類收集后，由記錄收集責(zé)任單位在規(guī)定期限內(nèi)反饋應(yīng)急管理歸口部門，經(jīng)應(yīng)急管理歸口部門審查、匯總后統(tǒng)一存檔。

落實(shí)應(yīng)急響應(yīng)記錄收集責(zé)任，建立責(zé)任單位共享的應(yīng)急響應(yīng)記錄整理、歸檔規(guī)范，是應(yīng)急響應(yīng)記錄完整性、準(zhǔn)確性和可用性的強(qiáng)有力保障。

3.2.提高相關(guān)責(zé)任人員的參與程序，提高全員應(yīng)急意識

3.2.1應(yīng)急自評估活動常態(tài)化

加強(qiáng)應(yīng)急準(zhǔn)備責(zé)任處室應(yīng)急準(zhǔn)備工作自評估和應(yīng)急歸口管理處室應(yīng)急準(zhǔn)備監(jiān)督管理自評估。通過常態(tài)化自評估活動的開展和相關(guān)評議會議或自評估活動的參與，使相關(guān)責(zé)任人員深入了解應(yīng)急文件的規(guī)定和要求，理解其所承擔(dān)的應(yīng)急職責(zé)，逐步提高專兼職應(yīng)急人員的應(yīng)急知識水平、管理技能和應(yīng)急意識。

3.2.2加強(qiáng)應(yīng)急宣傳，提高全員應(yīng)急意識

可采取舉辦知識競賽，制作應(yīng)急宣傳手冊、應(yīng)急防護(hù)行動手冊等方式加強(qiáng)應(yīng)急知識的宣傳，將應(yīng)急基礎(chǔ)知識圖解化、流程化，方便員工查詢和使用，采用趣味化、具象化的方式加強(qiáng)員工的應(yīng)急意識。

4.結(jié)論

應(yīng)急文件管理的起點(diǎn)是文件管理范圍需求的確定，應(yīng)急文件管理的改進(jìn)將不斷促進(jìn)應(yīng)急體系的改進(jìn)和提升。而應(yīng)急體系的不斷改進(jìn)、不斷提升，人員應(yīng)急意識和應(yīng)急知識技能的提升，亦將不斷促進(jìn)文件管理范圍需求的不斷完善和優(yōu)化。因此，應(yīng)急文件管理和應(yīng)急體系管理是相互促進(jìn)，相輔相成的。只有通過不斷的文件管理需求的完善和優(yōu)化、管理規(guī)范的建立和改進(jìn)，加強(qiáng)相關(guān)人員的參與，促進(jìn)各項(xiàng)規(guī)范的落實(shí)，才能使應(yīng)急文件管理落到實(shí)處，不斷改進(jìn)，同時，促進(jìn)應(yīng)急體系的持續(xù)改進(jìn)和持續(xù)提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]安小米、焦紅艷 譯，文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489

[2]HAD002/01-2010，核動力廠營運(yùn)單位的應(yīng)急準(zhǔn)備和應(yīng)急響應(yīng)

作者簡介：

梁青青（1988.09.03），女，漢族，籍貫：湖南省耒陽市，學(xué)歷學(xué)位：本科，學(xué)士，職稱：助理工程師，單位：福建福清核電有限公司，研究方向：應(yīng)急管理