付艷杰

【摘要】事業(yè)單位是經(jīng)濟快速發(fā)展與社會和諧發(fā)展的支撐體系，其檔案則是提供公共服務(wù)的主要載體，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作對平穩(wěn)而迅速地發(fā)展社會事業(yè)有利，有助于滿足人民不斷增長的物質(zhì)文化需要。本文將新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性作為切入點，探討提出若干具體的優(yōu)化策略，旨在促進檔案管理工作水平的提升。

【關(guān)鍵詞】新時期；事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化策略

檔案管理是組成事業(yè)單位日常管理的重要部分，是一項擁有政治性、管理性以及服務(wù)性的工作。隨著中國進入深化社會主義市場化改革的新時期，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作方法難以繼續(xù)適應(yīng)時代要求，需要不斷更新和優(yōu)化。

一、新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位在新時期的檔案管理工作實際上就是人力資源管理，所以檔案管理工作和單位的每一名職工都息息相關(guān)。但事業(yè)單位檔案管理水平能在一定程度上反映職工的專業(yè)技能與素質(zhì)水平。就拿人事檔案來說，事業(yè)單位職工的升調(diào)往往把個人檔案作為主要依據(jù)，所以人事檔案是十分重要的資料。尤其是在當(dāng)今的信息時代，檔案資料對個人有更重要的意義，單位領(lǐng)導(dǎo)可通過查看某名職工的檔案決定其具體的任用。職工檔案資料記錄并反映著個人在不同階段的成長歷程、獲獎情況，且在事業(yè)單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業(yè)單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據(jù)，因為檔案不僅是決策參考材料，還是對單位及個人成長的見證，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的工作狀態(tài)及成果、建設(shè)及發(fā)展有重要影響。總之，事業(yè)單位在新的歷史時期優(yōu)化檔案管理工作是至關(guān)重要的。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）處理好電子化與紙質(zhì)檔案管理的關(guān)系。紙質(zhì)檔案管理在事業(yè)單位當(dāng)下的檔案管理工作中依舊占據(jù)主要地位，但新時期的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為事業(yè)單位改革檔案管理工作的必然選擇，且數(shù)字化手段在提高事業(yè)單位檔案管理工作效率及工作水平等方面有重要意義。在當(dāng)下尚未完全普及電子化檔案管理的情況下，各個事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理環(huán)節(jié)采取電子化檔案與紙質(zhì)檔案管理并存的方式，特別是在借助計算機落實檔案管理工作時必須要有主動的態(tài)度，有效促進事業(yè)單位推動檔案數(shù)字化管理進程。在實踐中，事業(yè)單位檔案人員可通過傳統(tǒng)工作方式收集檔案材料，并把其錄入計算機，實現(xiàn)對檔案材料的快速分類，生成對應(yīng)的電子資料，從而發(fā)揮信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的作用。

（二）按照單位實際情況拓展檔案服務(wù)內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案管理模式隨著新時期信息技術(shù)的不斷更新而不斷發(fā)生變化，為信息化檔案管理的實現(xiàn)開辟了更加廣闊的空間。事業(yè)單位可發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)方便、快速的優(yōu)勢，隨時搜索、獲取社會最新資訊，并基于此建立高效的、科學(xué)的檔案信息管理機制，使事業(yè)單位在運營、建設(shè)、決策及發(fā)展等方面獲得全方位服務(wù)。事業(yè)單位也可結(jié)合信息化營銷手段，結(jié)合單位實際與工作特色，協(xié)助相關(guān)部門及人員設(shè)計、組建獨立的門戶網(wǎng)站，在介紹欄列入檔案管理工作的特點與成果，大力宣傳事業(yè)單位檔案管理，擴大工作影響力，增強公眾對事業(yè)單位檔案管理工作的重視度。

（三）保證電子檔案數(shù)據(jù)以及信息的安全性。較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，電子設(shè)備盡管有便捷的優(yōu)勢，但一旦它發(fā)生故障，就會使檔案數(shù)據(jù)、檔案信息遭受毀滅性損害，所以信息安全對于新時期的事業(yè)單位檔案管理工作尤為關(guān)鍵。一方面，事業(yè)單位應(yīng)著力增強檔案人員的安全意識，加強電腦技術(shù)培訓(xùn)，促使他們學(xué)習(xí)怎樣綜合分析并處理檔案數(shù)據(jù)、怎樣維護檔案信息、遇到電子設(shè)備故障時應(yīng)怎樣應(yīng)對等知識，保證檔案數(shù)據(jù)、檔案信息的安全性。另一方面，事業(yè)單位要重視電子檔案儲存設(shè)備的更新?lián)Q代，經(jīng)常及時把老舊設(shè)備更換掉，使用最新的軟件系統(tǒng)，確保電子設(shè)備運營能滿足日常的檔案管理工作需要。所以事業(yè)單位要增強管理意識，增加對檔案管理中各個工作環(huán)節(jié)的投入，致力于改善既有檔案信息、檔案數(shù)據(jù)儲存環(huán)境的的局限性，提高數(shù)據(jù)信息處理水平，從而保證檔案數(shù)據(jù)、檔案信息及時而有效地被利用，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（四）推動事業(yè)單位檔案管理工作深化發(fā)展。目前，各類型事業(yè)單位均需依托規(guī)范的、定期的組織學(xué)習(xí)及思想宣傳方式增強單位內(nèi)部對優(yōu)化檔案管理工作重要性的認(rèn)識。站在這一角度，事業(yè)單位要想在經(jīng)營管理環(huán)節(jié)全面落實檔案管理工作，凸顯其重要地位，就需構(gòu)建優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)團隊，發(fā)揮出隊伍的引導(dǎo)作用和榜樣職能，以便通過定期、不定期的方式嚴(yán)格監(jiān)督、檢查事業(yè)單位開展檔案管理工作的實際情況。且各類型事業(yè)單位還要以此為基礎(chǔ)構(gòu)建檔案管理工作的達標(biāo)考核機制，憑借事業(yè)單位落實檔案管理工作的程度衡量工作水平，采取薪資或級別升降的方式動態(tài)化管理整個檔案管理工作的達標(biāo)考核。事業(yè)單位還要以自身發(fā)展勁頭為依托，建立完善的檔案管理工作質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)此落實事業(yè)單位在檔案管理工作中遇到的問題及應(yīng)對措施，規(guī)范檔案管理，促使檔案管理工作實現(xiàn)深化發(fā)展。

三、結(jié)語

隨著新時期經(jīng)濟與社會事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理面臨更高的要求，需以科學(xué)理論作為指導(dǎo)，采取行之有效的策略解決當(dāng)下存在于檔案管理工作中的問題，憑借先進的設(shè)備和技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，促使檔案管理適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展需要，滿足人們對事業(yè)單位檔案的保管及使用需求，助力事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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