呂雙雙

【摘要】檔案管理信息化主要是指使檔案管理信息化建設以適應社會現(xiàn)代化的需求為目的，在不改變檔案原始的內(nèi)容前提下，對檔案本身及其形式進行一定的信息轉(zhuǎn)換。本文對事業(yè)單位的檔案管理的信息化建設進行分析，以期為信息化的管理提供便捷、高效的管理工作。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

隨著我國市場經(jīng)濟和社會主義現(xiàn)代化的快速發(fā)展，檔案管理的信息化建設成為當下每一位檔案工作者的首要目標。然而，從目前檔案管理的整體形勢看，信息化之路并非一帆風順的，各個事業(yè)單位在提高檔案管理的工作效率與水平時，各種管理難題也隨之出現(xiàn)。

一、我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

這幾年來，我國社會主義市場經(jīng)濟得到前所未有的發(fā)展，政府機構(gòu)開始大力發(fā)展事業(yè)單位的檔案管理工作，資金投入量逐年增加，各個事業(yè)單位因而也有能力發(fā)展自己的檔案管理工作，安排專業(yè)水平高的人才，設置檔案館和檔案室，這也使得我國的檔案管理工作更加科學化、規(guī)范化，政府的電子化辦公更是得益于信息化水平的飛躍所帶來的電子政務與文檔。然而，當前我國事業(yè)單位在檔案管理的信息化中出現(xiàn)了信息不多，特色不鮮明，效率不高等諸多問題。因此我們應認識到在檔案管理工作方面上的差距，制定合理方案，采取有效措施，讓檔案管理的信息化建設走上正軌。

二、當前事業(yè)單位檔案管理信息化管理中存在的問題

目前我國檔案管理工作取得了長足的進步，但是在這個運用的過程中也出現(xiàn)了諸多的管理問題。

（一）信息化管理缺乏意識。雖然事業(yè)單位引進了先進的管理模式，但由于傳統(tǒng)檔案管理方法根深蒂固，意識上并沒有真正提高，也未能真正理解檔案信息化管理的重要性；由于部分事業(yè)單位的領(lǐng)導欠缺意識，缺乏指導，導致了事業(yè)單位引進信息化管理模式，但并沒有真正應用與推廣，進一步限制了事業(yè)單位檔案的開發(fā)與利用，這也從整體上延緩了我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設進程。

（二）信息化的管理缺乏安全性。信息便是檔案管理與電子計算機的相互結(jié)合，同時信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展方向是更加深層次的發(fā)展。然而電子計算機本身就帶有高風險的性質(zhì)，網(wǎng)絡黑客與網(wǎng)絡病毒的泛濫，更會讓事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫遭到威脅；再加上部分事業(yè)單位的管理部門缺乏安全性意識，不重視，無作為等，都會加重信息化管理的難度，并給犯罪分子提供可乘之機。

（三）檔案管理人員的自身能力問題。我們所說的事業(yè)單位檔案信息化管理主要是接受現(xiàn)代的信息管理模式，摒棄傳統(tǒng)的落后管理模式。就目前而言，我國絕大多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導者水平有限，意識思維僅僅停留在老的思想層次上，不想為了接受新的現(xiàn)代化管理模式而學習，往往出現(xiàn)了管理人員的綜合素質(zhì)不能滿足信息化建設的需要。信息化的檔案管理系統(tǒng)有著兩方面的要求：一是要求檔案管理人員必須具備充足的專業(yè)知識水平，以便更好的適應信息化形勢下的新模式；二是要求管理人員必須對檔案管理的信息化技術(shù)有著充分的認知。這兩方面正是事業(yè)單位檔案管理人員所不具備的，結(jié)果也是事業(yè)單位信息化建設發(fā)展速度緩慢的重要因素之一。

三、如何提高事業(yè)單位檔案信息化管理

（一）增強事業(yè)單位檔案管理信息化的管理意識。信息技術(shù)的發(fā)展帶來了檔案管理的變革。就目前而言，檔案管理的信息化已經(jīng)證明了自己的先進性，因此加強事業(yè)單位的信息化意識，才能提高檔案的信息化管理水平。一是要求各個事業(yè)單位的領(lǐng)導者增強對檔案信息管理優(yōu)越性的了解，便于對信息化建設提供資金和政策扶持；二是要求各單位應把握好檔案歸檔事宜，便于對事業(yè)單位檔案有高效率的管理，同時也為各單位的策略提供支撐；三是樹立信息化意識，加大對信息化建設的推廣，以便于提高事業(yè)單位管理部門的水平。因此，通過運用“開放式”管理方法讓事業(yè)單位將重心轉(zhuǎn)移到發(fā)展優(yōu)質(zhì)服務上是不可或缺的一面。

（二）著重提高事業(yè)單位檔案管理的安全性。事業(yè)單位檔案的信息化建設有著無與倫比的優(yōu)勢：效率高、耗時短、準確率高。然而在這些優(yōu)勢下也不能忽略一個問題，那邊是信息的安全意識不高，缺乏對信息化建設的安全意識會造成數(shù)據(jù)的泄露，事業(yè)單位只有通過認真研究檔案信息化建設的相關(guān)政策，根據(jù)文件的重要程度進行相應的加密處理；此外，檔案管理人員應提高意識，做到專人專管。

（三）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。加強事業(yè)單位檔案管理信息化的管理，最重要的是提高檔案管理人員的專業(yè)水平和加強對檔案信息化建設重要性的認識，只有檔案管理人員重視，才是事業(yè)單位檔案信息化建設的根本所在。這就要求各個事業(yè)單位組織培訓，提高管理人員的計算機水平。

四、總結(jié)

我國的事業(yè)單位紛繁多樣，類型不一，通過應用信息化管理系統(tǒng)，不但可以提升檔案的管理水平，還可以降低管理檔案的總成本。事業(yè)單位檔案的信息化建設是一個大工程，它不可能一蹴而就，所以，它會出現(xiàn)各種問題，但只要不斷提高事業(yè)單位檔案的信息化意識，提高安全性和管理者的綜合素質(zhì)，就能很好的讓我國事業(yè)單位檔案的信息化建設有一個很大的提升。

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