摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的電子化程度已經(jīng)有所提高。但是，由于受傳統(tǒng)管理理念、管理方法、管理手段等的影響，在電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確，更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的優(yōu)越性入手，分析了電子檔案的整理、開發(fā)與利用，指出了規(guī)范電子檔案管理的若干措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；電子檔案；管理

隨著信息時(shí)代的到來，電子信息技術(shù)在迅速的發(fā)展，現(xiàn)如今，企事業(yè)單位的檔案管理逐漸從文書管理模式轉(zhuǎn)變成電子信息管理模式，檔案管理也開始適應(yīng)現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。多數(shù)企事業(yè)單位已經(jīng)開始把資料和檔案結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，不僅提升了檔案管理工作的效率，減少了工作量，并且使檔案查詢也變的便捷。但是電子檔案管理在實(shí)際應(yīng)用上還有一定問題亟待解決。

一、電子檔案的優(yōu)越性

（一）提升檔案管理工作效率

信息時(shí)代背景下，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)企事業(yè)單位檔案進(jìn)行有效管理，使企事業(yè)單位檔案具有信息化和電子化等特點(diǎn)，明顯減輕了相關(guān)管理工作的工作量，使檔案管理變的更加便捷，從而使企事業(yè)單位檔案管理工作更加系統(tǒng)化。以往企事業(yè)單位都是使用文書模式對(duì)其進(jìn)行檔案管理工作，工作人員經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案的檢索和歸檔問題而犯愁，因?yàn)樗械臋n案規(guī)整、檢索都由人工來完成，檔案立卷，編檔都是通過人工書寫的方式來完成，工作效率長(zhǎng)時(shí)間得不到提升，檔案出現(xiàn)的錯(cuò)誤也不容易被發(fā)現(xiàn)，而電子檔案的運(yùn)用就省去了人工處理檔案的麻煩，工作人員只要使用幾個(gè)關(guān)鍵字或者是詞，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷。

（二）有利于檔案信息的查缺補(bǔ)漏

電子檔案使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行錄入存檔，這樣就可以避免因?yàn)闄n案不齊全，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆裝的問題，并且可以隨時(shí)對(duì)不完整的檔案進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)檔案的查缺補(bǔ)漏非常方便。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅減輕了檔案管理人員的工作量，也有效的提升企事業(yè)單位檔案管理工作效率，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槿耸植粔?，而出現(xiàn)的檔案積壓的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）使企事業(yè)單位檔案的保密性提升

以往企事業(yè)單位檔案受到檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的影響，檔案管理人員只能提供整卷的檔案，通常情況下，檔案借閱人都只會(huì)使用到檔案中間的一部分，所以，檔案借閱者就會(huì)看到企事業(yè)單位整卷的信息，這種情況就導(dǎo)致了企事業(yè)單位檔案信息，可能會(huì)發(fā)生泄漏現(xiàn)象。電子檔案就可以解決這一問題，通過檔案檢索，就可以從檔案中提取借閱者所需要的部分，并將這部分信息制作成文件，再提供給借閱者，還可以有效的避免企事業(yè)單位檔案信息發(fā)生泄漏。傳統(tǒng)的檔案管理都是由人工進(jìn)行歸納、建檔的，一般情況下，檔案管理人員都會(huì)具有自身主觀性，按照自己的主觀意志對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣就使檔案管理沒有統(tǒng)一的管理體系，不僅不方便檔案借閱人使用，還直接導(dǎo)致了企事業(yè)單位的檔案質(zhì)量較低。電子檔案的應(yīng)用就解決了以上這些問題，提升企事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，并且在補(bǔ)充完善檔案信息上，節(jié)約大量時(shí)間，從而提升檔案管理質(zhì)量。

（四）提升檔案管理的工作質(zhì)量

檔案管理工作的根本目的就是方便閱讀和利用，想要提供可靠的檔案信息，就要具有高質(zhì)量、高水平的檔案卷宗作為基礎(chǔ)。由于傳統(tǒng)檔案管理都是由人工來進(jìn)行書寫，隨意性很大，不能做到檔案立卷的統(tǒng)一，這就導(dǎo)致檔案管理水平得不到提升，也給閱讀和使用人員造成困擾。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行記錄，不僅可以提升書寫速度，還減少了相關(guān)人員的工作量，檔案人員就可以有大部分時(shí)間進(jìn)行檔案的補(bǔ)充和二次編寫，既提升了工作效率，又充分發(fā)揮了電子檔案的時(shí)效性。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

（一）電子檔案的整理

在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本企事業(yè)單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管企事業(yè)單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理；即對(duì)接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。

（二）電子檔案的開發(fā)與利用

電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理企事業(yè)單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各企事業(yè)單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案企事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。

電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如：設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度。確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案企事業(yè)單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的措施

（一）企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視電子檔案管理，建立完善的檔案管理體系

電子檔案管理想要在企事業(yè)單位中應(yīng)用范圍更大，企事業(yè)單位管理者就要清楚知道電子檔案所具有的優(yōu)勢(shì)，然后給予一定程度上的重視，構(gòu)建起統(tǒng)一、完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。像我們火電施工企事業(yè)單位，一臺(tái)機(jī)組資料的形成周期長(zhǎng)、產(chǎn)生的企事業(yè)單位也多、數(shù)量比較大，更需要提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，真正把電子檔案落實(shí)到企事業(yè)單位管理中去，并把檔案管理作為企事業(yè)單位管理中的重要內(nèi)容去完成。提升電子檔案管理的速度，使之具有數(shù)字化、電子化、統(tǒng)一、完善等特點(diǎn)，對(duì)管理中涉及到的項(xiàng)目和技術(shù)，進(jìn)行嚴(yán)格的管理，真正把檔案管理普及到企事業(yè)單位的每個(gè)角 。

（二）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

加大企事業(yè)單位在電子檔案管理上的投入力度，使用現(xiàn)階段比較先進(jìn)的電子產(chǎn)品和數(shù)碼設(shè)備，然后輔助企事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用電子化載體做到整合企事業(yè)單位內(nèi)部資源，其中包含辦公自動(dòng)化和企事業(yè)單位資源計(jì)劃，從而給企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)造良好的條件，從根本上解決電子檔案不穩(wěn)定、存儲(chǔ)困難、復(fù)雜等一系列問題。除此之外，還需要建立、科學(xué)、完善、共享的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)立防護(hù)墻，確保企事業(yè)單位電子檔案不會(huì)被惡意竊取和修改。

（三）從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量

為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

1.檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

2.設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

4.為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

（四）加強(qiáng)電子檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在企業(yè)進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，一定要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性和優(yōu)點(diǎn)，對(duì)能夠接觸到電子檔案的相關(guān)人員進(jìn)行審查，保證不會(huì)發(fā)生因內(nèi)部員工泄密，而導(dǎo)致企業(yè)檔案泄漏的現(xiàn)象發(fā)生 讓信息化和管理相結(jié)合，從而完善電子檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理工作有效開展。

四、結(jié)語

總而言之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理，一定要根據(jù)電子檔案本身所具備的特點(diǎn)，不單單是對(duì)硬件進(jìn)行建設(shè)，還要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)軟件建設(shè)，構(gòu)建完善、統(tǒng)一的電子檔案管理制度，提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)電子文件制作的水平，使電子檔案管理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的溝通和完善。只有通過不斷的完善，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，給企事業(yè)單位管理帶來新鮮血液，才能夠保證給企事業(yè)單位提供有力的信息資源。充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，推動(dòng)電子檔案在企事業(yè)單位中的實(shí)際應(yīng)用，從而提升企事業(yè)單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

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作者簡(jiǎn)介：李紅，女，廣西南寧人，在職研究生，廣西地質(zhì)礦產(chǎn)測(cè)試研究中心，從事檔案管理、保密及文書工作。