摘 要：現(xiàn)代管理的一個重要特征就是信息化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理事業(yè)的必然發(fā)展趨勢。所以，檔案管理工作必須與新時期的發(fā)展需求相適應(yīng)，并及時對策略進(jìn)行調(diào)整。本文基于科技檔案信息化管理的必然性，針對目前科技檔案信息化管理中凸顯出的問題，提出幾點(diǎn)加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)的措施與建議，以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平的明顯提高。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0051-01

引言

檔案是當(dāng)前人類非常重要的歷史文化遺產(chǎn)，對檔案進(jìn)行信息化管理能夠提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。目前，社會信息化加速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理意識也有了明顯提高，與此同時，對檔案管理也提出了更加嚴(yán)格的要求。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，能夠使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化。檔案信息化建設(shè)工作作為新時期檔案管理部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門的高度重視，積極采取有效措施加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，以穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

一、實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然要求

人類社會專門通過檔案對其實(shí)踐活動狀況進(jìn)行記錄，該項(xiàng)工作在傳承歷史文明過程中發(fā)揮著不可替代的重要作用。就企業(yè)而言，其管理體制并不是從一開始就有的，也不是固定不變的。早期我國檔案管理工作大都處于一種相對分散的狀態(tài)，由分散至分管，再由分管至集中，最先成立了科技檔案室與文書檔案室，之后兩者進(jìn)行合并建成檔案館與綜合檔案室等。截止21世紀(jì)初期檔案管理體制實(shí)現(xiàn)了三次飛躍，并逐漸成立了相對集中與統(tǒng)一的檔案管理體制。在不斷變革的檔案管理體制當(dāng)中，檔案管理與技術(shù)革命及環(huán)境狀況等之間仍然保持著密切聯(lián)系。企業(yè)的檔案管理也緊跟時代的步伐，特別是21世紀(jì)以來，電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用是人們更加迫切的尋求方便、快捷、高效的檔案管理方式，因此，提高了檔案管理信息化建設(shè)的要求。信息時代的加速發(fā)展又一次沖擊了檔案管理水平，使各大領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)勢在必行。

二、當(dāng)前科技檔案信息化管理存在的問題

1.缺乏信息化建設(shè)意識

科技檔案信息化建設(shè)是各企業(yè)單位進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，然而部分企業(yè)單位不夠重視新時期檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性與必要性，突出體現(xiàn)為：①并沒有針對檔案信息化建設(shè)開展相應(yīng)的研究會議，也沒有將其列入企業(yè)單位行政的議事日程；②也沒有形成相對統(tǒng)一的具有權(quán)威性的制度文件③檔案信息化l建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)與專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)缺乏；④在信息化人才引進(jìn)方面并沒有較好的落實(shí)人員編制狀況等。其中核心問題表現(xiàn)在相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案信息化管理，將該項(xiàng)工作處于可做可不做的非重要地位。另外，還與檔案管理工作人員安于現(xiàn)狀、思想守舊等狀況有關(guān)，他們對檔案管理缺乏深刻的認(rèn)識，管理意識相對薄弱，對科技檔案管理信息化的發(fā)展速度產(chǎn)生直接影響。

2.設(shè)備、技術(shù)與資金缺乏保障

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)不能僅僅停留在書面上，必須具備充足的設(shè)備、技術(shù)與資金等方面的投入。其中硬件設(shè)備與專業(yè)軟件在檔案信息化建設(shè)過程中占據(jù)基礎(chǔ)地位，缺少現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，就不用提及檔案管理的信息化建設(shè)。硬件設(shè)備主要指的是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀等，專業(yè)軟件主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)庫及與其相關(guān)的程序等。但是上述設(shè)備與技術(shù)都必須要由足夠的資金支持。目前，盡管一些企業(yè)單位已經(jīng)逐步完成了局域網(wǎng)建設(shè)，但是檔案管理信息化并沒有完全普及，也就是并沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)做好檔案管理工作。通常情況下，多數(shù)企業(yè)單位存在著資金不足等問題，直接導(dǎo)致硬件設(shè)備及相關(guān)的軟件欠缺，進(jìn)而對其開展檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接影響。

3.檔案信息化利用程度較低

檔案信息化建設(shè)的目的在于實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化，進(jìn)而使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化與社會化。用數(shù)字化檔案來替代紙質(zhì)檔案是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，但是開展這項(xiàng)工作并不是很容易，主要是由于①企業(yè)單位缺乏設(shè)備；②沒有專門的檔案管理人員。對于一些企業(yè)單位而言，盡管經(jīng)濟(jì)條件得到明顯改善，且該項(xiàng)工作也引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并通過多種途徑進(jìn)行融資以購買軟件設(shè)備，但是往往由于開發(fā)不到位等問題導(dǎo)致檔案信息化利用程度不高。

三、科技檔案信息化建設(shè)的兩點(diǎn)思路

1.增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，并對管理制度進(jìn)行落實(shí)

將檔案管理工作置于企業(yè)單位發(fā)展與管理的重要地位，通過檔案管理相關(guān)的法規(guī)制度等引起相關(guān)人員對檔案管理工作的高度重視。作為企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)針對檔案管理信息化建設(shè)必須要有明確的認(rèn)識，具備長遠(yuǎn)的目光，且發(fā)展思路要清晰，還要積極采取有效措施對工作人員的檔案管理意識進(jìn)行強(qiáng)化。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)起到模范帶頭作用，帶領(lǐng)工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法規(guī)制度，還要針對實(shí)踐工作積極總結(jié)與交流，以切實(shí)提高工作人員對檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，并對管理理念進(jìn)行創(chuàng)新。另外，認(rèn)真落實(shí)檔案管理制度也非常重要。就設(shè)備配備而言，要結(jié)合工作實(shí)際，在對現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行充分利用的基礎(chǔ)之上，也要引進(jìn)合適的先進(jìn)的設(shè)備。要想實(shí)現(xiàn)檔案自動化檢索與網(wǎng)絡(luò)化傳遞，就必須擁有計(jì)算機(jī)、移動硬盤、掃描儀等多種硬件設(shè)備，以切實(shí)體現(xiàn)出企業(yè)單位對檔案管理工作的高度重視與大力支持。

2.運(yùn)用現(xiàn)有技術(shù)手段，積極主動工作

檔案管理工作不能僅僅依賴等、要與靠，要使檔案管理工作人員的主觀能動性得到充分發(fā)揮。在技術(shù)、能力與服務(wù)水平上有所突破，爭取依靠實(shí)力來贏得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。所以，檔案管理工作人員必須積極主動從事各項(xiàng)工作，在檔案管理歸類、查詢等傳統(tǒng)工作完成之后，還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真考察相關(guān)設(shè)備，并對其進(jìn)行熟練運(yùn)用，還要結(jié)合本企業(yè)單位的實(shí)際狀況，爭取使提供的服務(wù)達(dá)到快速、準(zhǔn)確與高效，用高質(zhì)量的工作贏得相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵。

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作者簡介：李文瓊（1963年11月-）女，土家族，大專，檔案館員，從事檔案管理方面工作。