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        關于會計檔案的數(shù)字化保存的若干思考

        2017-06-27 00:48:38劉沛亮
        中國經(jīng)貿(mào) 2017年11期
        關鍵詞:會計檔案意義效果

        【摘 要】社會經(jīng)濟的持續(xù)健康增長,對當前企業(yè)、單位的會計工作產(chǎn)生了重要影響。同時,隨著現(xiàn)代科學信息技術的不斷更新和進步,為檔案處理、保存工作,提供了良好的前提條件。會計工作進行當中,將會涉及到較多的方面,產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息,這些都是檔案資料的重要內(nèi)容。本文主要是從會計檔案數(shù)字化保存的必要性和重要意義入手,針對會計檔案數(shù)字化保存工作的實施情況進行全面細致的分析和介紹。

        【關鍵詞】會計檔案;數(shù)字化保存;方式;效果;意義

        一、前言

        針對會計檔案進行全面有效的數(shù)據(jù)化保存,將能夠促進檔案的條理化管理和應用,促進其朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。會計檔案數(shù)字化保存,充分應用了網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢和作用,將一些物質載體方面的檔案轉化為電子信息,從實體轉向了虛擬。在實際開展會計檔案數(shù)字化保存工作的過程中,可以積極按照掃描、圖形處理以及統(tǒng)一數(shù)字化文字格式、分門別類保存工作方式,積極提升工作效率,將電子文件和目錄進行有效整合,充分發(fā)揮數(shù)字化保存工作的優(yōu)勢。

        二、會計檔案數(shù)字化保存的必要性和重要意義

        1.會計檔案數(shù)字化保存的重要背景和必要性

        各個企業(yè)、單位在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中,財會部門都需要積極開展相應的會計核算工作,相應的將會產(chǎn)生會計檔案。會計檔案,主要是指會計核算活動過程中自然形成的,按照一定規(guī)律,進行集中性、科學化的保存的專業(yè)文件材料,其中主要是包含了年終決算、會計賬簿、會計報表以及會計憑證等方面內(nèi)容,具有備查的重要目的。通過會計檔案,能針對企業(yè)、單位的經(jīng)濟業(yè)務的情況進行全面了解,記錄下經(jīng)濟活動的各項情況,同時還能夠為后續(xù)積極開展經(jīng)濟活動,提供相應的決策支持。隨著網(wǎng)絡通訊技術、快速反應技術等方面的不斷發(fā)展,當前會計檔案已經(jīng)不僅僅表現(xiàn)為紙質的形式,更多的還以數(shù)字影像化文件的形式大量存在。

        2.會計檔案數(shù)字化保存的重要意義

        針對會計檔案進行數(shù)字化保存工作,能夠表現(xiàn)出積極的意義和作用,主要是體現(xiàn)在以下幾個方面:第一,通過針對會計檔案進行數(shù)字化保存,能夠有效保證會計信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。在當前社會中的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部,信息處理工作具有著明顯的自動性和集中性,信息載體方面在不斷發(fā)生改變,且信息共享程度在不斷上升,這樣需要積極采用良好的方式和手段,針對會計檔案進行有效控制,積極開展數(shù)字化的保存工作,將能夠起到良好的效果。會計檔案數(shù)字化保存工作,能夠減少復制和篡改情況的出現(xiàn),這對于保障信息系統(tǒng)的安全性具有積極意義。第二,積極開展會計檔案數(shù)字化的保存工作,能夠不斷提升審計工作的效率。通過會計檔案,能夠針對企業(yè)和單位運行過程中的各項經(jīng)濟業(yè)務活動情況進行審計,及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟往來中的經(jīng)濟錯誤,從而予以有效解決,降低工作失誤。采用數(shù)字化保存的方式,能夠有效促進審計工作的順利進行,積極提升了審計工作的執(zhí)行效率。第三,針對會計檔案的查詢和保管問題進行有效解決。傳統(tǒng)的紙質檔案在保存的過程中,容易出現(xiàn)發(fā)霉、變質以及缺漏和遺失的問題,針對這一情況,積極采用數(shù)字化保存的方式能夠起到良好的改善效果。電子影響管理工作技術的不斷發(fā)展,促進會計檔案積極開展現(xiàn)代化的管理工作,針對文件、資料進行數(shù)字化的保存,不需要針對原文件進行反復性的查閱和復印,這樣能夠有效保護文件資料。

        三、會計檔案數(shù)字化保存工作的實施情況

        當前針對會計檔案進行數(shù)字化的保存工作,能夠積極使用掃描儀、攝像機等方面的設備,有效降低了工作難度,提升了工作效率。在現(xiàn)代的信息技術條件下,積極開展會計檔案數(shù)字化的保存工作,需要針對其中涉及到的各項內(nèi)容進行全面有效的控制和管理,積極提升該項工作的實施效果。

        1.采用實時數(shù)字化的處理系統(tǒng)

        積極采用實時數(shù)字化的處理系統(tǒng),對于數(shù)字化保存會計檔案,具有積極意義和作用。實時數(shù)字化的系統(tǒng),主要是指在會計電算化系統(tǒng)之中,加入相應的數(shù)字化技工系統(tǒng)。首先,需要針對紙質原始資料和文件進行掃描加工,將其作為數(shù)字化影像文件進行保存,同時還需要保存原始紙質文件。其次,針對于數(shù)字化原始憑證影像文件中的內(nèi)容,需要積極采用文字識別系統(tǒng)開展相應的識別工作,其中能夠識別的將作為記賬憑證,而不能夠識別的需要進行人工錄入,從而進行保存。再者,針對于經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的記賬憑證、總賬、明細賬以及會計報表等方面的內(nèi)容,都需要積極開展相應的保存工作,也是通過數(shù)字化影像文件的保存方式進行的。

        2.充分發(fā)揮集中分批處理系統(tǒng)的優(yōu)勢和作用

        針對于一些經(jīng)濟業(yè)務量較小,并且配置方面不夠全面的單位和企業(yè),積極開展會計檔案的數(shù)字化保存工作,可以采用分批處理的方式進行。集中分批處理系統(tǒng),主要是專業(yè)的會計管理人員,在年末或者月末針對這段時期內(nèi)產(chǎn)生的各類會計紙質憑證進行全面掃描,從而保存為數(shù)字化的影像文件。一般情況下,大多數(shù)的單位和企業(yè)都是采用了實時處理的方式,對于集中分批處理系統(tǒng)的應用,需要采用較為專業(yè)的高速掃描儀,才能夠發(fā)揮積極作用。

        四、會計檔案數(shù)字化保存過程中存儲介質方面的保護技術

        針對會計檔案進行數(shù)字化保存,需要積極采用良好的保護機制作為保障,減少檔案處理過程中出現(xiàn)的失誤問題。通常情況下,為了有效減少和控制用戶自行更改數(shù)字化影像文件,針對會計檔案進行數(shù)字化保存的過程中,多是采用了常見硬盤,同時不可逆的存儲載體,也能發(fā)揮良好的作用,比如說一次性的寫入式光盤,這種存儲介質,能夠幫助用戶針對信息內(nèi)容進行追加,但是對于已經(jīng)寫入的信息是不能夠予以消除的。同時在軟件的作用下,還能設置數(shù)字化影像文件為“只讀”狀態(tài),這樣用戶同樣不能夠進行修改,保障了會計檔案保存過程中的安全性和可靠性。針對于會計檔案進行數(shù)字化保存,還需要做好備份處理工作,減少信息文件的丟失情況出現(xiàn)。一般保持一式三套的狀態(tài),就能夠起到良好的效果,第一套用作利用和查閱,第二套被封存起來進行保管,這是備用的文件,而第三套則被當作是異地保存的重要文件,這樣能減少一些自然災害發(fā)生所產(chǎn)生的不良影響。

        五、數(shù)字化會計檔案的查詢和檢索情況

        針對會計檔案進行數(shù)字化的保存,一方面是為了有效保護其安全性;另一方面是為了更加積極有效的利用會計檔案。針對會計檔案進行查詢和檢索,就是一項重要工作內(nèi)容。會計檔案在數(shù)字化保存的過程中,想要積極提升查詢和檢索的效率,需要將文本和查詢、檢索進行良好結合,積極形成相應的互聯(lián)形式。當前情況下,能夠促進三者之間形成良好互聯(lián)效果的方式主要是包含了這幾個方面:第一,在電算化系統(tǒng)之中,增加影像文件的保存位置,促進數(shù)字化影像文件能夠積極保存在系統(tǒng)之中,這樣經(jīng)濟會計業(yè)務數(shù)據(jù)庫將能夠和影像文件形成良好的互聯(lián)效果。第二,對于集中分批式的處理系統(tǒng),可以積極建立起相應的文件管理數(shù)據(jù)庫,這主要是采用了文字系統(tǒng)識別的方式,或者以人工方式錄入一些關鍵字,其中將會包含較多方面的條目,為開展檢索和查詢工作,提供良好的前提條件。

        六、結束語

        針對會計檔案進行數(shù)字化保存,是當前社會發(fā)展的必然趨勢,有效順應了信息技術和通訊技術的發(fā)展潮流,能夠有效提升檔案信息保存的安全性,同時對于單位和企業(yè)積極開展相應的經(jīng)濟決策和審計管理工作,創(chuàng)設良好的前提基礎。會計檔案數(shù)字化保存工作的實施過程中,需要采用實時數(shù)字化的處理系統(tǒng),同時還要充分發(fā)揮集中分批處理系統(tǒng)的優(yōu)勢和作用。并且對于會計檔案進行數(shù)字化保存工作的過程中,還需要積極采用切實合理的存儲介質方面保護技術,為數(shù)字化保存工作的順利進行,提供良好的前提條件,保證其安全性和可靠性。

        參考文獻:

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        作者簡介:

        劉沛亮(1974—),男,單位:河南福狀元餐飲服務有限公司。

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