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        關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化保存的若干思考

        2017-06-27 00:48:38劉沛亮
        中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2017年11期
        關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案意義效果

        【摘 要】社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)健康增長(zhǎng),對(duì)當(dāng)前企業(yè)、單位的會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生了重要影響。同時(shí),隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步,為檔案處理、保存工作,提供了良好的前提條件。會(huì)計(jì)工作進(jìn)行當(dāng)中,將會(huì)涉及到較多的方面,產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息,這些都是檔案資料的重要內(nèi)容。本文主要是從會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的必要性和重要意義入手,針對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的實(shí)施情況進(jìn)行全面細(xì)致的分析和介紹。

        【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案;數(shù)字化保存;方式;效果;意義

        一、前言

        針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面有效的數(shù)據(jù)化保存,將能夠促進(jìn)檔案的條理化管理和應(yīng)用,促進(jìn)其朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存,充分應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用,將一些物質(zhì)載體方面的檔案轉(zhuǎn)化為電子信息,從實(shí)體轉(zhuǎn)向了虛擬。在實(shí)際開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的過(guò)程中,可以積極按照掃描、圖形處理以及統(tǒng)一數(shù)字化文字格式、分門(mén)別類(lèi)保存工作方式,積極提升工作效率,將電子文件和目錄進(jìn)行有效整合,充分發(fā)揮數(shù)字化保存工作的優(yōu)勢(shì)。

        二、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的必要性和重要意義

        1.會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的重要背景和必要性

        各個(gè)企業(yè)、單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中,財(cái)會(huì)部門(mén)都需要積極開(kāi)展相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算工作,相應(yīng)的將會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案,主要是指會(huì)計(jì)核算活動(dòng)過(guò)程中自然形成的,按照一定規(guī)律,進(jìn)行集中性、科學(xué)化的保存的專(zhuān)業(yè)文件材料,其中主要是包含了年終決算、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)憑證等方面內(nèi)容,具有備查的重要目的。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案,能針對(duì)企業(yè)、單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行全面了解,記錄下經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各項(xiàng)情況,同時(shí)還能夠?yàn)楹罄m(xù)積極開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng),提供相應(yīng)的決策支持。隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、快速反應(yīng)技術(shù)等方面的不斷發(fā)展,當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)不僅僅表現(xiàn)為紙質(zhì)的形式,更多的還以數(shù)字影像化文件的形式大量存在。

        2.會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的重要意義

        針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存工作,能夠表現(xiàn)出積極的意義和作用,主要是體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,通過(guò)針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存,能夠有效保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。在當(dāng)前社會(huì)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部,信息處理工作具有著明顯的自動(dòng)性和集中性,信息載體方面在不斷發(fā)生改變,且信息共享程度在不斷上升,這樣需要積極采用良好的方式和手段,針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效控制,積極開(kāi)展數(shù)字化的保存工作,將能夠起到良好的效果。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作,能夠減少?gòu)?fù)制和篡改情況的出現(xiàn),這對(duì)于保障信息系統(tǒng)的安全性具有積極意義。第二,積極開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的保存工作,能夠不斷提升審計(jì)工作的效率。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案,能夠針對(duì)企業(yè)和單位運(yùn)行過(guò)程中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況進(jìn)行審計(jì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的經(jīng)濟(jì)錯(cuò)誤,從而予以有效解決,降低工作失誤。采用數(shù)字化保存的方式,能夠有效促進(jìn)審計(jì)工作的順利進(jìn)行,積極提升了審計(jì)工作的執(zhí)行效率。第三,針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查詢(xún)和保管問(wèn)題進(jìn)行有效解決。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中,容易出現(xiàn)發(fā)霉、變質(zhì)以及缺漏和遺失的問(wèn)題,針對(duì)這一情況,積極采用數(shù)字化保存的方式能夠起到良好的改善效果。電子影響管理工作技術(shù)的不斷發(fā)展,促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案積極開(kāi)展現(xiàn)代化的管理工作,針對(duì)文件、資料進(jìn)行數(shù)字化的保存,不需要針對(duì)原文件進(jìn)行反復(fù)性的查閱和復(fù)印,這樣能夠有效保護(hù)文件資料。

        三、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的實(shí)施情況

        當(dāng)前針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的保存工作,能夠積極使用掃描儀、攝像機(jī)等方面的設(shè)備,有效降低了工作難度,提升了工作效率。在現(xiàn)代的信息技術(shù)條件下,積極開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的保存工作,需要針對(duì)其中涉及到的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行全面有效的控制和管理,積極提升該項(xiàng)工作的實(shí)施效果。

        1.采用實(shí)時(shí)數(shù)字化的處理系統(tǒng)

        積極采用實(shí)時(shí)數(shù)字化的處理系統(tǒng),對(duì)于數(shù)字化保存會(huì)計(jì)檔案,具有積極意義和作用。實(shí)時(shí)數(shù)字化的系統(tǒng),主要是指在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)之中,加入相應(yīng)的數(shù)字化技工系統(tǒng)。首先,需要針對(duì)紙質(zhì)原始資料和文件進(jìn)行掃描加工,將其作為數(shù)字化影像文件進(jìn)行保存,同時(shí)還需要保存原始紙質(zhì)文件。其次,針對(duì)于數(shù)字化原始憑證影像文件中的內(nèi)容,需要積極采用文字識(shí)別系統(tǒng)開(kāi)展相應(yīng)的識(shí)別工作,其中能夠識(shí)別的將作為記賬憑證,而不能夠識(shí)別的需要進(jìn)行人工錄入,從而進(jìn)行保存。再者,針對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的記賬憑證、總賬、明細(xì)賬以及會(huì)計(jì)報(bào)表等方面的內(nèi)容,都需要積極開(kāi)展相應(yīng)的保存工作,也是通過(guò)數(shù)字化影像文件的保存方式進(jìn)行的。

        2.充分發(fā)揮集中分批處理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和作用

        針對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較小,并且配置方面不夠全面的單位和企業(yè),積極開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化保存工作,可以采用分批處理的方式進(jìn)行。集中分批處理系統(tǒng),主要是專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)管理人員,在年末或者月末針對(duì)這段時(shí)期內(nèi)產(chǎn)生的各類(lèi)會(huì)計(jì)紙質(zhì)憑證進(jìn)行全面掃描,從而保存為數(shù)字化的影像文件。一般情況下,大多數(shù)的單位和企業(yè)都是采用了實(shí)時(shí)處理的方式,對(duì)于集中分批處理系統(tǒng)的應(yīng)用,需要采用較為專(zhuān)業(yè)的高速掃描儀,才能夠發(fā)揮積極作用。

        四、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存過(guò)程中存儲(chǔ)介質(zhì)方面的保護(hù)技術(shù)

        針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存,需要積極采用良好的保護(hù)機(jī)制作為保障,減少檔案處理過(guò)程中出現(xiàn)的失誤問(wèn)題。通常情況下,為了有效減少和控制用戶自行更改數(shù)字化影像文件,針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存的過(guò)程中,多是采用了常見(jiàn)硬盤(pán),同時(shí)不可逆的存儲(chǔ)載體,也能發(fā)揮良好的作用,比如說(shuō)一次性的寫(xiě)入式光盤(pán),這種存儲(chǔ)介質(zhì),能夠幫助用戶針對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行追加,但是對(duì)于已經(jīng)寫(xiě)入的信息是不能夠予以消除的。同時(shí)在軟件的作用下,還能設(shè)置數(shù)字化影像文件為“只讀”狀態(tài),這樣用戶同樣不能夠進(jìn)行修改,保障了會(huì)計(jì)檔案保存過(guò)程中的安全性和可靠性。針對(duì)于會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存,還需要做好備份處理工作,減少信息文件的丟失情況出現(xiàn)。一般保持一式三套的狀態(tài),就能夠起到良好的效果,第一套用作利用和查閱,第二套被封存起來(lái)進(jìn)行保管,這是備用的文件,而第三套則被當(dāng)作是異地保存的重要文件,這樣能減少一些自然災(zāi)害發(fā)生所產(chǎn)生的不良影響。

        五、數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的查詢(xún)和檢索情況

        針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的保存,一方面是為了有效保護(hù)其安全性;另一方面是為了更加積極有效的利用會(huì)計(jì)檔案。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查詢(xún)和檢索,就是一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案在數(shù)字化保存的過(guò)程中,想要積極提升查詢(xún)和檢索的效率,需要將文本和查詢(xún)、檢索進(jìn)行良好結(jié)合,積極形成相應(yīng)的互聯(lián)形式。當(dāng)前情況下,能夠促進(jìn)三者之間形成良好互聯(lián)效果的方式主要是包含了這幾個(gè)方面:第一,在電算化系統(tǒng)之中,增加影像文件的保存位置,促進(jìn)數(shù)字化影像文件能夠積極保存在系統(tǒng)之中,這樣經(jīng)濟(jì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)將能夠和影像文件形成良好的互聯(lián)效果。第二,對(duì)于集中分批式的處理系統(tǒng),可以積極建立起相應(yīng)的文件管理數(shù)據(jù)庫(kù),這主要是采用了文字系統(tǒng)識(shí)別的方式,或者以人工方式錄入一些關(guān)鍵字,其中將會(huì)包含較多方面的條目,為開(kāi)展檢索和查詢(xún)工作,提供良好的前提條件。

        六、結(jié)束語(yǔ)

        針對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存,是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),有效順應(yīng)了信息技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展潮流,能夠有效提升檔案信息保存的安全性,同時(shí)對(duì)于單位和企業(yè)積極開(kāi)展相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)決策和審計(jì)管理工作,創(chuàng)設(shè)良好的前提基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存工作的實(shí)施過(guò)程中,需要采用實(shí)時(shí)數(shù)字化的處理系統(tǒng),同時(shí)還要充分發(fā)揮集中分批處理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和作用。并且對(duì)于會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存工作的過(guò)程中,還需要積極采用切實(shí)合理的存儲(chǔ)介質(zhì)方面保護(hù)技術(shù),為數(shù)字化保存工作的順利進(jìn)行,提供良好的前提條件,保證其安全性和可靠性。

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        作者簡(jiǎn)介:

        劉沛亮(1974—),男,單位:河南福狀元餐飲服務(wù)有限公司。

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